La réunion : un grand moment pour perdre son temps

Prendre la responsabilité d'arrêter le travail de ses collaborateurs pour les réunir et passer 2 ou 3 heures avec eux semble normal. Dix personnes réunies pour trois heures coûtent environ 3000 €. La productivité et l'efficacité de la réunion se doivent d'être au rendez-vous pour ce prix !

Mener une réunion est plaisant si c’est pour se faire plaisir ! Il faut cependant d’avantage de doigté si on souhaite que celle-ci soit efficace. Et pour ce faire, il y a lieu de passer par des étapes obligatoires. Une étape importante est la préparation de la réunion. Chaque participant sera mieux préparé à la réunion s’il est informé des sujets dont on va discuter et les informations y attenantes.

Combien n’ai-je pas parfois participé à des réunions où la majorité du temps est consacré à l’information pure et simple sur des sujets qui ne me concernaient presqu’en rien. Il me fallait pas 10 minutes pour commencer à bailler d’ennui. A l’heure de l’informatique, il existe une multitude de moyens pour informer les gens. Faire cette démarche en réunion coûte excessivement cher en comparaison à un mail ou un envoi interne. Une bonne préparation fait gagner non seulement beaucoup de temps, mais elle met également en valeur les intervenants. Ce qui n’est pas négligeable.

En général une réunion s’inscrit autour du chef, du responsable, du dirigeant. C’est lui qui mène le jeu et les débats. Dans la relation de pouvoir et de l’autorité, c’est généralement un frein pour permettre à tous de s’exprimer sans tabou, honnêtement. Le responsable est également souvent en bout de table ou au milieu et crée une sorte de baronnie autour de lui. Un bon moyen pour annihiler ces effets pervers est de nommer un animateur de réunion. Cela permet au dirigeant d’être d’avantage à l’écoute et spectateur de ce qui se passe et de tirer le meilleur de ce qui se dit.

Essayez ! Faites parvenir vos témoignages !

Le mieux, c’est que le groupe nomme lui-même son animateur et si possible via un vote sans candidat où chacun va exprimer devant tout le monde les raisons de son choix. On peut agir de même pour le secrétaire.
Enfin, puisque l’équipe n’est pas là pour être « informée », elle se réunit pour décider. Soit il y a déjà une proposition pour régler un problème et on en discute, soit on parle d’une problématique pour trouver une solution.

Pour atteindre ces objectifs, il faut faire tourner la parole et que chacun puisse écouter les autres sur le sujet. Passer son temps à convaincre les autres est totalement stérile. Chaque membre possède une expérience, un acquis, une compétence, une manière de voir les choses. Amener l’équipe à prendre une décision en tenant compte des objections de chacun est souvent plus efficace que de choisir une proposition unilatérale soumise au vote démocratique à la majorité simple… Si c’est le cas, une minorité ne se sentira pas entendue et quand il s’agira de la mise en œuvre de la décision, il est fort à parier qu’elle ne mettra pas toute l’énergie nécessaire à sa mise en place !

Dernière chose, quand une décision est prise, célébrez-la (applaudissements, tapez sur la table, etc.) !