VOYAGES D'AFFAIRES: COMMENT FAIRE LES BONS CHOIX

S'il est trop tôt pour crier victoire, une sortie de crise semble se profiler à l'horizon. Les dirigeants de PME paraissent d'ailleurs de plus en plus optimistes, puisque leur moral a grimpé de huit points en avril selon le dernier baromètre Ipsos/LCL/La Tribune. Et qui dit reprise, dit aussi recherche de nouveaux marchés, exportation et organisation de séminaires. Les entreprises vont donc envisager de nouveaux déplacements pour leurs collaborateurs dans les mois à venir.

Ainsi, après une année 2009 marquée par une réduction des voyages dans plus de 60 % des entreprises, la moitié des responsables achats et voyageurs s'attendent à ce que le nombre de voyages d'affaires se maintienne en 2010, selon une étude menée en janvier par l'Association of Corporate Travel Executives (Acte) et KDS, un éditeur de solution de gestion des déplacements. Parallèlement, 27 % d'entre eux tablent sur une augmentation des voyages.

Certaines questions vont donc se poser: quel budget allouer aux déplacements? A partir de quelle distance un salarié peut-il voyager en première classe? Quels prestataires choisir?

Faut-il privilégier le train ou l'avion? etc. Il est intéressant de noter que la crise économique a eu un effet positif sur l'organisation interne des entreprises. 87 % d'entre elles possèdent désormais une politique voyages écrite, toujours selon l'étude Acte/KDS.

Mais si des règles ont été établies, répondent-elles réellement aux attentes des salariés? En effet, ils sont de plus en plus nombreux à demander des comptes à leur société concernant sa responsabilité sociétale (RSE), c'est-à-dire sa politique de développement durable. Près d'un voyageur d'affaires sur deux (46 %) affirme ainsi être sensible à un engagement en faveur de la préservation de l'environnement.

Pour voyager plus écologiquement, les salariés aimeraient également recevoir plus d'informations concernant les émissions de carbone produites par un déplacement, avant d'effectuer une réservation. Ils sont ainsi 59 % à attendre des consignes plus claires sur la politique voyage de leur entreprise en matière de développement durable. N'oubliez donc pas de prendre en compte ce critère dans la mise en place de votre stratégie de voyage d'affaires.

1. TRAIN ET AVION
DES PME D EPRTISEE PLUS COURTISÉES

Leurs nouvelles offres ciblent les voyageurs d'affaires des PME. Pour effectuer le bon choix, vous devrez faire un arbitrage entre le prix du trajet et sa durée totale.

Pour certaines destinations, le choix est évident. Pour partir en Chine, en Inde ou aux Etats-Unis, l'avion est incontournable. Mais qu'en est-il pour les destinations franco-françaises, comme un aller-retour Paris-Nice ou encore Avignon-Lille? Ici, le train est une option à ne pas négliger. De même pour certaines destinations européennes comme Paris-Londres ou Paris-Bruxelles où l'Eurostar et le Thalys ont des cartes à jouer. D'autant que les compagnies aériennes et les transporteurs ferroviaires redoublent d'attention pour séduire les entreprises de toutes tailles. Une guerre qui, au final, bénéficie aux PME.

Air France a ainsi inauguré en décembre 2009 sa toute nouvelle classe «Premium Voyageur». Le principe? Plus d'espace en cabine que la classe économique et, au sol, des services similaires à ceux de la classe affaires, comme des comptoirs d'enregistrement prioritaires et, surtout, un accès aux salons de la business class. Seul bémol: cette offre ne concerne que certains vols long-courriers (New York, Tokyo, Hong Kong, Singapour...).

Les compagnies ferroviaires ne sont pas en reste. Eurostar a lancé, le 5 mai dernier, sa classe «Standard Premier». A la frontière entre la classe affaires et la classe économique, elle vise les entreprises de taille intermédiaire, souhaitant rationaliser leur budget voyage d'affaires. De son côté, la SNCF a lancé fin 2008 un site internet dédié aux PME/PMI pour leur réservation de billets de train (www.portailentreprises.sncf.com). Sans parler des offres «pro» disponibles aussi bien en première qu'en seconde classe.

Le prix ou la durée du trajet? Pour choisir entre le train et l'avion, deux critères sont à prendre en compte: le prix et la durée du trajet. Le train reste, en effet, bien moins cher que l'avion. Par exemple, le prix d'un aller-retour Paris-Marseille en classe affaires entre le 13 et 15 juin s'élève à 1 944 euros HT sur Air France et seulement 255 euros HT en TGVRecherches effectuées le 29 avril 2010 sur Govoyages.com et Voyages-sncf.com.. En revanche, la durée du trajet passe du simple au double. En avion, comptez environ 1 h 30 pour débarquer à Marignane, à une dizaine de kilomètres de la cité phocéenne. En train, le trajet durera 3 h 15, mais vous arriverez en ville. Ces critères doivent être pris en compte pour choisir le moyen de transport qui va satisfaire vos salariés et respecter votre budget.

A SAVOIR
Quel transport est le moins polluant

La réponse semble évidente: le train pollue moins que l'aérien. Et pourtant, si l'on tient compte du coût environnemental des infrastructures (c'est-à-dire la construction de ponts, de tunnels, ou la pose des rails), le taux de remplissage (le train roule à vide ou est-il complet?) et l'origine du carburant (centrale électrique ou nucléaire), la différence entre les deux moyens de transport n'est pas aussi importante que ce que l'on pourrait imaginer. C'est ce que soulignent deux chercheurs américains, Mikhail Chester et Arpad Horvath, de l'université de Californie (www.sustainable-transportation.com). Reste qu'en France, le train est toujours le grand vainqueur, avec 22,3 g de CO2 dégagé par kilomètre et par passager, contre 100 g de CO2 pour l'avion. La raison? Une grande partie de l'électricité utilisée pour le rail est issue du nucléaire, donc peu émetteur de gaz carbonique.

2 HOTELLERIE
FFRE RICHE ET VARIÉE QUI REPONDA TOUS VOS BESOINS

Groupes hôteliers, établissements indépendants ou encore appartements hôtels: tous disposent d'avantages pouvant séduire les voyageurs d'affaires. Laissez-vous guider par vos besoins.

Vos commerciaux sillonnent la France entière? Vos techniciens effectuent régulièrement des déplacements dans la même ville? Votre directeur commercial rend visite à un client important? Autant de cas de figure qui ont une incidence sur le choix de l'hôtel. Car ces critères permettront de choisir la catégorie de l'établissement (deux étoiles ou plus haut de gamme), ainsi que le type d'hôtel (chaîne ou indépendant).

En France, le parc hôtelier est trusté par deux principaux acteurs: le groupe Accor (Novotel, Ibis, Mercure, Etap...) et le groupe Louvre Hôtels (Kyriad, Campanile, Bleu Marine...). La chaîne Best Western est aussi bien implantée dans l'Hexagone. Les groupes hôteliers présentent de nombreux avantages pour une PME: chambres standardisées, tarifs homogènes (pour un deux étoiles, comptez environ 50 euros HT la nuit). En outre, ces chaînes proposent des cartes de fidélité et formules d'abonnement. Des atouts indéniables pour une entreprise dont les collaborateurs se déplacent régulièrement dans toute la France.

Face à ces mastodontes, les hôtels indépendants affichent leur différence en jouant la carte du charme. Surtout, ces établissements sont parfaits pour des séjours répétés dans la même ville. Il vous sera, en effet, plus facile de négocier des tarifs préférentiels.

Du luxe pour vos séminaires. Certains voyages nécessitent toutefois de miser sur le haut de gamme. C'est le cas pour un séminaire rassemblant les membres du comité de direction, ou bien lorsqu'il s'agit de rencontrer des clients importants. Rien ne vaut alors un palace parisien ou un hôtel quatre étoiles en province.

Des établissements hors de portée d'une PME? Pas forcément si vous partez en basse saison. Par exemple, Le Vallon de Valrugues, un hôtel quatre étoiles situé en plein coeur de Saint-Rémy-de-Provence (Bouches-du-Rhône), propose une offre séminaire «semi-résidentiel». Cette dernière comprend l'hébergement en chambre individuelle, le petit-déjeuner et le déjeuner au restaurant gastronomique, ainsi que la location d'une salle, à partir de 140 euros HT par personne (entre novembre et mars) . De même, une journée d'étude à l'Auberge de Cassagne, un hôtel de luxe basé en Avignon (Vaucluse), vous sera facturée à partir de 46 euros HT par personne, salle de réunion et déjeuner compris. Des prix raisonnables pour rencontrer des clients de marque.

Chambre de luxe pour vos séminaires au Vallon de Valrugues (à droite) ou pause détente à l'Auberge de Cassagne (en bas).

FOCUS
Avez-vous pensé aux résidences hôtelières?

Pour les séjours d'une semaine ou plus, la résidence hôtelière est une option intéressante. Le prix de la prestation correspond à celui pratiqué par les établissements trois étoiles. Ainsi, la nuit dans un appartement hôtel Citea à Paris, proche de la Tour Eiffel, s'élève à 70 euros HT. Les tarifs diminuent en fonction du nombre de nuitées réservées. L'avantage de la formule: permettre aux voyageurs d'affaires de se sentir presque comme chez eux. Et aux entreprises d'économiser sur les frais de repas.

3 LOCATION DE VOITURE
LOS ASCTURE POUR RÉDUIRE VOS FACTURES

Les offres des prestataires sont très proches. La marge de manoeuvre pour négocier les meilleurs prix est limitée, même si vous disposez de certains leviers.

C'est un passage obligé. Après avoir pris le train ou l'avion, vous devrez louer un véhicule pour vous déplacer. La location courte durée (LCD) alourdit souvent votre budget voyages d'affaires. D'autant que les grands du secteur proposent, à peu de choses près, les mêmes prestations. Pas facile, donc, de faire jouer la concurrence. Seuls trois leviers vous permettent de réduire votre facture. Tout d'abord, les cartes de fidélité. Baptisées carte Horizon (Hertz), Sixt Corporate (Sixt), Club Business (Avis), ou carte Privilège Business (Europcar), elles permettent d'obtenir des réductions sur les prix publics (jusqu'à 40 % selon le prestataire), mais aussi des services supplémentaires (kilomètres illimités, assurance personnes transportées, etc.). Vendues entre 30 et 50 euros TTC à l'année, ces cartes sont idéales pour un usage limité de la LCD.

Vous pouvez aussi mettre en place des contrats-cadres. Il s'agit de négocier des réductions sur un volume de voitures louées à l'année. Si certains prestataires exigent un budget LCD minimal, d'autres raisonnent en nombre de locations par an. Une méthode avantageuse, mais qui vous lie à un prestataire unique. Regardez le maillage des agences sur l'ensemble du territoire pour être sûre que vos salariés pourront accéder facilement à leur véhicule, quelle que soit leur destination. Ces contrats permettent d'obtenir une remise comprise entre 5 et 50 % du prix public. Vous pouvez aussi négocier les tarifs des services associés (franchise en cas d'accident, assurance dépannage, etc.).

Utilisez le Web! Dernière astuce: pas ser par des courtiers. Il existe de nombreux sites spécialisés dans la location de véhicules à prix cassé (Autoescape.com, Elocationdevoitures.fr, Ooloc.com... ) . Leur secret? Ils négocient de gros volumes auprès des prestataires et vous font bénéficier d'une partie des remises obtenues. Ainsi, pour un commercial qui doit démarcher des clients en région parisienne, la location d'une citadine 4 places, du 21 au 23 maiRecherches effectuées le 30 avril 2010., lui sera facturée 117 euros HT chez Avis (sans carte de fidélité) contre 94 euros HT sur Locationdevoiture.fr. Une économie de l'ordre de 20 %. Une solution très intéressante, surtout pour des déplacements occasionnels.

@ OTOLIA/PHOTLOOK

ZOOM
Les loueurs misent sur l'électrique

La vague verte concerne aussi les leaders de la location courte durée. De fait, les grands noms du secteur vont proposer des véhicules propres dans les mois ou années à venir. Avis a ainsi conclu un accord de partenariat avec Renault-Nissan pour proposer des voitures électriques dès 2011. De même, Europcar a précommandé en mars dernier 500 véhicules «verts». Quant à Hertz, il a signé un accord en février avec Nissan. Le loueur souhaite, en effet, proposer des voitures à propulsion électrique en Europe et aux Etats-Unis d'ici deux ans.