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Un logiciel pour MIEUX GERER votre business
Les logiciels «dernière génération» de comptabilité ne se contentent plus d'automatiser la saisie des écritures et d'éditer vos états financiers. Ils vous fournissent aussi des outils analytiques pour que vous puissiez lire entre les lignes de vos comptes.
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Les dernières versions des logiciels de comptabilité livrent des tableaux de bord qui synthétisent votre activité et deviennent ainsi de véritables aides à la décision.
Dès qu'elles dépassent une vingtaine de salariés, les PME ne se posent plus la question de l'informatisation de leur comptabilité. Cela va de soi, comme le prouve l'enquête réalisée par l'institut Ipsos pour le compte du groupe Sage en janvier dernier: sur un échantillon représentatif de 86000 sociétés de 20 à 99 salariés, 93% sont équipées d'un logiciel de comptabilité. «Cela prouve que c'est bien la colonne vertébrale du système d'informations de l'entreprise, sur laquelle viennent se greffer les autres outils de gestion», commente Aline Warcollier, chef de marchés chez Ciel, l'un des éditeurs majeurs sur ce secteur. «Même les sociétés qui externalisent intégralement leur comptabilité se dotent d'un logiciel simplifié pour dialoguer avec leur expert-comptable et rapatrier les données dans leur système d'informations», renchérit Jean-François Penuela, responsable marketing chez Cegid, autre acteur de poids.
CECILE REGNARD, chef de produit chez EBP
Loin d'être juste une contrainte légal, la comptabilité est aussi un formidable outil de gestion.
Le marché concerne essentiellement le renouvellement, dynamisé par les mises à jour légales et technologiques, ou la refonte du système d'informations, à la suite du développement de l'entreprise ou du changement de son mode de gestion. Autant d'occasions pour passer à la loupe les fonctionnalités des solutions phares du marché et leur adaptation à vos besoins. Si l'offre peut paraître pléthorique aux yeux des néophytes, seuls quatre éditeurs se partagent le gros du marché sur ce segment. Dont deux qui appartiennent au même groupe (Sage ayant racheté Ciel en 1992). Qu'ils soient signés Ciel, Cegid, Sage ou EBP, tous ces logiciels remplissent leur tâche essentielle: la gestion de la comptabilité avec ses nombreuses écritures. En revanche, vous trouverez davantage de différences dans les outils annexes d'analyse des données. Car l'objectif n'est plus seulement d'obtenir une lecture précise de vos livres de comptes (édition de soldes intermédiaires de gestion) ou de satisfaire aux obligations légales (déclarations de TVA, bilan...), mais aussi de vous doter d'outils de contrôle analytique et de suivi budgétaire capables d'affiner votre pilotage financier. «Les PME ont pris conscience que la comptabilité n'était plus seulement une contrainte légale mais un formidable outil de gestion», souligne Cécile Régnard, chef de produit comptabilité et facturation chez EBP. Avec la démocratisation des outils d'aide à la décision, les logiciels de comptabilité intègrent en effet de plus en plus d'outils de simulation et de prévision. Toutefois, avant de faire votre choix parmi les offres de gestion comptable et d'envisager leur élargissement à d'autres utilisateurs, il serait judicieux de tester la solution sur une licence monoposte.
JEAN-FRANCOIS PENUELA, responsable marketing chez Cegid
Les entreprises qui choisissent d'externaliser leur comptabilité se dotent souvent d'un logiciel simplifié pour rapatrier les données dans leur système d'informations.
1 COMPTABILITE GENERALE
Tenez vos comptes au quotidien
Pour automatiser votre comptabilité, de la saisie à l'édition des bilans et comptes de résultat, les éditeurs vous proposent des solutions évolutives qui s'enrichissent par paliers.
Plus besoin de connaître son plan comptable sur le bout des doigts ou d'être un as de l'informatique pour manipuler un i logiciel comptable. Une batterie d'assistants existe, qui vous épaule dans chacune de vos démarches: création de dossier, saisie, clôture et procédures automatiques associées. Ergonomie et intuitivité sont des qualités revendiquées par les principaux éditeurs de la place. Si, à l'origine, les logiciels de comptabilité se contentaient d'aider le personnel à tenir les balances comptables, ils ont acquis une foule de compétences supplémentaires. Telles que le rapprochement automatique entre les écritures et les extraits de compte bancaire, des fonctionnalités de relances clients ou encore de lettrage en euros et devises avec équilibrage automatique.
Trois paliers. Trois niveaux de prestations sont proposées actuellement sur le marché. Les logiciels de base d'abord: des versions dépouillées qui ne permettent que la saisie des écritures (pour alimenter le journal des achats, celui des ventes ou de la caisse) et leur transfert vers le cabinet de l'expert-comptable. Sur ce segment, Ciel commercialise Saisie Comptable à partir de 99 euros HT et EBP propose Compta Flash au même prix. Un cran au-dessus, la solution d'entrée de gamme de Sage (à partir de 295 euros HT), baptisée Start Compta, autorise une synchronisation des données entre l'utilisateur et son expert-comptable (a condition que celui-ci utilise un logiciel Sage), mais aussi la télédéclaration de la TVA. Elle comporte également un outil e-solvabilité de détection des risques d'impayés. La version premium de la Business Suite de Cegid assure, pour sa part, toutes les fonctions de comptabilité générale en plus d'un module gestion des tiers (gestion des règlements, relance clients...), pour un budget qui démarre à 199 euros HT. La gestion de la TVA et l'édition de la liasse fiscale sont également incluses dans cette gamme de logiciels. L'historique des écritures est le plus souvent illimité, bien que les solutions Sage 30 Comptabilité et 100 Comptabilité ne les gèrent respectivement que sur trois et cinq ans. Enfin, à un troisième niveau, vous pouvez prétendre à des modules de gestion des immobilisations (calcul des amortissements, plus ou moins-values de cession...), comme c'est le cas pour la solution Comptabilité Pro Vil d'EBP (à partir de 299 euros HT). La gamme Evolution de Ciel (à partir de 295 euros HT) permet l'import automatisé des extraits de comptes bancaires et dispose, en outre, d'un lien vers Edivat, le portail pour la déclaration de la TVA en ligne. Plus chères mais plus sophistiquées, les solutions Comptabilité 30 (à partir de 495 euros HT) et 100 (à partir de 1 500 euros HT) intègrent, enfin, des fonctionnalités de gestion des immobilisations, des moyens de paiement et de communication bancaire.
L'ASP, POUR LOUER AU LIEU D'ACHETER
Vous souhaitez vous délester du déploiement et de la maintenance de vos logiciels tout en bénéficiant des mises à jour légales et des dernières versions? Pensez à l'ASP (Application Service Provider), autrement dit la location en ligne de vos logiciels. Vous réglez un abonnement mensuel par utilisateur, qui intègre les services indispensables, tels que la maintenance, la gestion des sauvegardes, la mise à jour des logiciels et la protection anti-virus. Parmi les principaux éditeurs de logiciels comptables, seuls Cegid et EBP se sont positionnés sur l'ASP. En effet, EBP commercialise, pour 9 euros HT par mois pour un forfait de 1 000 écritures par an, l'offre d'Itool Systems, un éditeur ASP qu'elle a racheté en juin 2006. Cegid a, quant à lui, développé son offre ASP à partir de ses solutions historiques, ce qui permet à l'utilisateur de retrouver le même environnement et les mêmes fonctionnalités.
Comptez 7 euros HT par mois pour une version de base, le double pour un niveau de services plus important.
2 AIDE A LA DECISION
OPTIMISEZ VOTRE CONTROLE DE GESTION
Gérer sa trésorerie au plus juste, analyser ses ventes par segment, imputer ses coûts par poste... Le module analytique de votre logiciel de comptabilité vous permettra d'industrialiser ces analyses.
La marge obtenue sur cette affaire est-elle suffisante? A quelle échéance vais-je rentabiliser telle machine? Ai-je intérêt à développer une nouvelle activité? Pour répondre à ces questions stratégiques, vous pourriez farfouiller dans votre comptabilité et retourner vos fichiers clients dans tous les sens. Mais l'idéal reste que la réponse s'impose d'un clic, grâce à un traitement spécifique des données chiffrées saisies, parfois à de multiples reprises, dans les systèmes d'informations de l'entreprise, en particulier dans leurs parties comptables et financières.
A l'inverse des fournisseurs de progiciels de gestion intégrée, les éditeurs de logiciels de gestion destinés aux PME ne se penchent que depuis peu sur ce besoin des dirigeants. Mais aujourd'hui, ils livrent tous, dans les versions les plus abouties de leurs logiciels comptables, une batterie de statistiques et de tableaux de bord qui vous font remonter une synthèse «parlante» de votre activité Dans sa gamme Compta Evolution, Ciel intègre une gestion des écritures analytiques avec trois niveaux de répartition et la possibilité de créer des tableaux de bord personnalisés Idem pour la gamme Comptabilité Pro V11 d'EBP, qui permet une ventilation analytique de vos charges et de vos produits sur trois axes «Afin d'éviter à l'utilisateur d'oublier de renseigner la partie analytique, le logiciel ouvre automatiquement la grille de ventilation enfin de saisie», précise Cécile Régnard, chef de produit Comptabilité et Facturation chez EBP.
Des logiciels plus efficaces qu'un tableur Excel.
Plus on monte en gamme et plus les logiciels sont capables de converser avec les bases de données et les autres briques du système d'informations de l'entreprise. La version Millenium de Cegid Business Line permet ainsi d'élaborer des tableaux de bord sur Excel à partir de vos données comptables ou d'envoyer un devis automatiquement par mail. La solution Sage 100, quant à elle, comporte jusqu'à dix plans analytiques, avec assistant pour la création automatique des sections et permet des ventilations selon un nombre illimité d'imputations. Ciel a même intégré à sa gamme Evolution un moteur de recherche baptisé Trouvtoo, qui va piocher dans tous les fichiers bureautiques et l'intranet pour remonter les informations recherchées «Par exemple, il suffit de taper le nom d'un client pour obtenir tous les documents comptables et non comptables le concernant, y compris les mails échangés», illustre Aline Warcollier, chef de marchés Ciel.
Concrètement, ces tableaux de bord fonctionnent comme de vrais outils d'aide à la décision Ils ont l'avantage d'être simples à utiliser puisqu'ils vous «sortent», tous les mois ou tous les trimestres, les données que vous souhaitez surveiller marge, cumul d'affaires par client, ventilation par commercial ou rentabilité d'un poste de travail. «Ces indicateurs sont mis en forme dans un langage de tous les jours, et non à travers celui du spécialiste comptable ou financier, grâce à une interface plus intuitive que les applications fonctionnelles dans lesquelles ils vont puiser», souligne Gregory Desmot, directeur marketing produits et services chez Sage. Ce qui les rend parfaitement déchiffrables par le chef d'entreprise, qui ne parle pas forcément la langue des experts-comptables.
