Sachez bien intégrer votre stagiaire

L'époque des «stages photocopieuses» est révolue. Il ne s'agit pas non plus de faire plaisir à un proche ou à un collaborateur en accueillant son fils ou sa fille. D'ailleurs, les chefs d'entreprise sont parfois échaudés par des stagiaires peu motivés ou inadaptés au travail demandé, au secteur d'activité et à la philosophie de la société. Ces échecs peuvent être en partie imputables aux entreprises qui n'accordent pas assez de temps et d'encadrement à ces novices, pour qui la connaissance du monde de l'entreprise se résume, dans le meilleur des cas, à quelques heures de cours... Pour une relation gagnant-gagnant, il est donc important de préparer l'arrivée de la jeune recrue et de bien l'intégrer à votre équipe.

@ RAOUL FESQUET/FOTOLIA

1 DETERMINEZ VOS BESOINS RESPECTIFS

Avant d'ouvrir vos portes à un stagiaire, vous devez réfléchir en amont aux missions que vous comptez lui confier. En clair, l'accueil d'un étudiant nécessite la mise en place d'une véritable procédure de recrutement.

A vous de vous poser les bonnes questions:

• Quels sont mes besoins ?
• Quels sont les objectifs de ce stage ?
• Quel profil peut y correspondre?
• Quelle est la durée de la mission à accomplir ?
• Quelles tâches vais-je confier au stagiaire ?
• Quels outils, méthodes et leviers de motivation mettre en place pour obtenir le meilleur de cet étudiant ?

Ceci est d'autant plus important lorsqu'il s'agit d'un stage de plusieurs mois. S'il n'est pas nécessaire de déployer toute la batterie de tests inhérente à l'embauche d'un salarié, un ou plusieurs entretiens (selon la difficulté de la mission) seront nécessaires pour bien cerner le profil, les capacités et les motivations du futur stagiaire.

Mais attention, si ce dernier doit prendre une place à part entière dans votre entreprise, avec une vraie mission à mener, il est essentiel que cette expérience garde sa visée pédagogique et s'inscrive dans son cursus et son projet étudiant. A l'inverse, il n'est pas non plus question de lui confier des objectifs trop faciles ou de tomber dans le stage monotâche. C'est aussi votre responsabilité de faire en sorte que cette expérience soit intéressante et enrichissante pour le jeune.

2 IMPLIQUEZ VOS COLLABORATEURS

Le stagiaire doit devenir, pendant ces quelques semaines, un acteur à part entière de l'entreprise et doit avoir un véritable rôle à jouer. Pour que son intégration se passe au mieux, prenez le temps d'impliquer les collaborateurs qui accueilleront le professionnel en herbe. Dans la définition des besoins notamment. Et dans le processus de recrutement pour le manager en charge du service. Le stagiaire ne doit en aucun cas être imposé aux collaborateurs qui ont souvent tendance à le considérer comme une charge. Au contraire, il doit apparaître comme un appui, une aide pour accomplir des objectifs clairement définis. Vous devrez par ailleurs choisir parmi les membres de votre équipe (à moins que vous ne le suiviez vous-même) un tuteur ou maître de stage qui devra l'encadrer tout au long de sa mission. Le tuteur, qui est parfois en contact avec l'école, doit être volontaire et capable de transmettre ses connaissances. Il faut qu'il fasse preuve d'écoute et de patience tout en étant en mesure d'évaluer la progression du jeune et de le recadrer en cas de souci.

3 PREVOYEZ UN PROCESSUS D'INTEGRATION

En poussant les portes de la société, le stagiaire ne va pas se mettre immédiatement au travail. Il aura une phase d'adaptation. A vous de le rassurer dès le premier jour et de lui mettre le pied à l'étrier en lui présentant l'entreprise et ses différents services, l'organisation de l'unité qui l'accueille, les produits, les clients, les outils et méthodes de travail, ainsi que les us et coutumes de la société. Peut-être pouvez-vous également lui offrir un programme de formation si cela est prévu pour tous les nouveaux entrants. Par ailleurs, vous devez, dès son arrivée, repréciser au stagiaire ses missions et lui fournir une feuille de route. Il doit avoir une idée précise de ce que l'on attend de lui. Votre rôle est de l'emmener d'un point A à un point B avec différents paliers de progression et d'évaluation.

Laissez-lui le temps de s'adapter, d'observer et d'assimiler son environnement. Commencez par lui confier des tâches simples, puis, au fur et à mesure de son avancement, n'hésitez pas à faire évoluer sa mission selon son degré d'autonomie et ses capacités d'adaptation et d'acquisition des méthodes.

4 SUIVEZ ET MOTIVEZ VOTRE STAGIAIRE

Ne laissez jamais votre nouvelle recrue dans la nature ou en observation passive. Mettez en place des débriefings réguliers, au moins une fois par semaine, qui vous permettront notamment de prendre le pouls: est-il satisfait de ses missions? Assimile-t-il les informations et les outils fournis? A-t-il des idées pour améliorer tel ou tel process, produit ou document? Et pour que l'intégration soit vraiment efficace, n'hésitez pas à l'impliquer dans la vie de votre entreprise en l'invitant aux réunions, par exemple. Pensez à l'encourager et à le féliciter dans sa progression. Ce qui peut s'illustrer par une prime en fin de stage, s'il a atteint les objectifs fixés en début de mission. En effet, si le stagiaire ne perçoit pas de salaire mais une gratification obligatoire dès lors que le stage dure plus de trois mois, rien ne vous empêche de le récompenser.

Enfin, notez toutes les informations le concernant, parmi lesquelles son comportement, pour établir en fin de stage un bilan précis et objectif. Et n'oubliez pas que le jeune stagiaire sera peut-être un jour l'un de vos collaborateurs: à vous de lui faire apprécier votre société et votre métier!

Emmanuel Desercy, consultant formateur en management pour le cabinet de conseil Talman

Emmanuel Desercy est consultant formateur en management, communication et conduite du changement pour le cabinet de conseil Talman. Il intervient auprès d'entreprises souhaitant optimiser la compétence relationnelle de leurs collaborateurs. www.talman.fr