S'ENVOLER A PETITS PRIX

Publié par Charly MASLIAH le 1 nov. 2009

Anticiper la réservation, choisir des billets à contrainte ou encore privilégier le low cost... De multiples leviers permettent de réduire le coût des réservations dans l'aérien, souvent le premier poste des budgets voyages dans les entreprises.

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S'il y a bien une source de dépenses qui suscite le plus l'attention des entreprises, c'est sans aucun doute l'aérien. La preuve en chiffres: «Les billets d'avion représentent en moyenne 70% d'un budget voyages», rappelle Christophe Pingard, vice-président Europe d'Egencia, une agence de voyages d'affaires dédiée aux PME. Aussi, pour réaliser des économies sur ce poste, plusieurs alternatives s'imposent. «Tout d'abord, l'entreprise doit mettre en place une politique voyages complète et drastique», affirme Eric Audoin, directeur commercial d'American Express Voyages d'Affaires.

A ce titre, une agence spécialisée peut apporter une aide précieuse pour réduire les dépenses sur ce poste en obtenant des tarifs négociés avec certaines compagnies mais aussi en délivrant ses conseils. «Elle doit travailler main dans la main avec son client afin de garantir le respect de la politique voyages», rappelle Ivan Braticevic, directeur de projet chez Sherpa Purchasing, un cabinet spécialisé dans l'optimisation des achats généraux.

Parmi les bonnes pratiques recommandées, l'anticipation fait souvent partie des «incontournables». «En réservant au moins 14 jours avant le départ, l'entreprise peut économiser sur son budget environ 2% par journée anticipée», estime Christophe Renard, vice-président Corporate Marketing et Business Intelligence chez Carlson Wagonlit Travel. Une démarche à la portée de toutes les entreprises, selon Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa spécialisé dans les achats hors production: « Exit le mythe du voyageur d'affaires qui part toujours à la dernière minute. Aujourd'hui, 80% des déplacements peuvent être anticipés un mois à l'avance», assure-t-il.

Opter pour des billets à contrainte

Autre stratégie judicieuse a adopter: choisir des billets à contrainte, non modifiables et non remboursables plutôt que des billets flexibles, qui sont bien plus onéreux. «Une entreprise qui réalise dix déplacements chaque année à Londres a tout intérêt à opter pour des billets à contraintes, quitte à en perdre deux ou trois en cas d'imprévu, plutôt que d'acheter des billets flexibles», indique Marc Leidelinger, président de Fréquent Flyer Travel Paris.

Toujours dans une démarche pragmatique, voire «opportuniste», les agences spécialisées préconisent le recours au low cost. Plus encore, elles conseillent de privilégier les compagnies directement concurrentes d'Air France. «La compagnie nationale dessert un maximum de destinations en vol direct et jouit donc d'un avantage comparatif par rapport à British Airways ou encore Lufthansa qui imposent une escale à Londres ou Francfort. Mais en acceptant de telles escales, les entreprises peuvent réaliser 30% d'économies sur un même trajet», détaille Christophe Drezet (Epsa).

Pour réduire encore le prix des billets d'avion, certaines agences, à l'instar d'Egencia ou encore 3 Mundi, ont équipé leur portail de réservation d'un système d'émission retardée des billets. «Il faut optimiser le temps imparti entre la réservation et l'émission, pour proposer jusqu'au dernier moment des offres tarifaires plus intéressantes que celle retenue par le voyageur» explique Christophe Pingard (Egencia).

@ fotolia/Eray Haciosmanoglu

A l'unisson, les professionnels du secteur soulignent aussi une dernière règle, et non des moindres, à suivre en matière d'optimisation du budget aérien: respecter les accords négociés par l'entreprise. «Même si le voyageur peut trouver ponctuellement des offres intéressantes, il doit toujours opter pour celles émanant des fournisseurs privilégiés parl'entreprise» , insiste Christophe Renard (Carlson Wagonlit Travel). Fait à signaler: contrairement à l'instauration d'une politique imposant les déplacements en seconde classe pour le rail, la majorité de ces mesures n'ont pas vraiment d'incidence sur le confort des salariés et peuvent donc facilement être adoptées par ces derniers. A condition, bien sûr, de les former aux bonnes pratiques et de briser certaines idées reçues qui prévalent encore aujourd'hui en matière d'optimisation des déplacements professionnels.

INTERVIEW
Les entreprises cherchent beaucoup plus qu'une agence de voyages d'affaires
CHRISTOPHE RENAR, vice-président Corporate Marketing et Business Intelligence chez Carlson Wagonlit Travel

Qu'est-ce que les entreprises viennent chercher auprès d'une agence de voyages d'affaires?
Aujourd'hui, les entreprises cherchent beaucoup plus qu'une agence de voyages d'affaires. Elles souhaitent un gestionnaire de programme de voyages, voire un partenaire qui les aide à optimiser leurs coûts à travers la définition et l'application de la politique de voyages, la technologie, les négociations avec les fournisseurs et le reporting. Cette optimisation des coûts doit être réalisée sans compromettre la sécurité des voyageurs, le service et le développement durable. En fait, ce qu'attendent les entreprises aujourd'hui, c'est une forte expertise et une valeur ajoutée mesurable.

Concrètement, comment peut-on optimiser ses coûts de voyages?
Il y a plusieurs moyens. Il est d'abord impératif de définir une politique de voyages qui oblige ses collaborateurs à passer uniquement par des fournisseurs privilégiés pour le transport comme pour l'hôtellerie. Il faut également que les voyageurs effectuent leurs réservations via les canaux privilégiés, c'est-à-dire leur agence et leur système de réservation en ligne intégré à l'intranet de l'entreprise. Réserver son avion au moins deux semaines à l'avance et choisir des tarifs à contrainte - même si les voyageurs peuvent être amenés à modifier leurs déplacements - génèrent des économies importantes. Au niveau des fournisseurs, il y a un levier-clé: limiter le nombre de partenaires privilégiés pour favoriser le volume et les remises.

L'agence peut-elle également jouer un rôle d'observateur et de contrôle des dépenses?
Absolument. Lorsqu'une entreprise a mis en place une politique voyages, l'agence peut assurer son respect, à la fois pour les réservations en ligne et celles traitées par des agents. L'outil de réservation peut être configuré pour indiquer les options conformes ou non conformes à la politique de voyages. De plus, certaines entreprises demandent à ce que l'outil n'affiche à l'écran que des options conformes. Lorsque le voyageur souhaite effectuer une réservation en dehors de la politique voyages, l'outil peut, le cas échéant, lui rappeler qu'une autorisation préalable est nécessaire et/ou qu'un rapport de non-conformité sera établi. Les entreprises doivent également définir clairement le niveau d'implication attendu de la part des agences. Cela peut consister à informer le voyageur que sa demande est non conforme, à envoyer une demande d'autorisation pour les exceptions ou à refuser la réservation et remplir un rapport de non conformité. L'objectif est de responsabiliser le voyageur pour qu'il prenne les bonnes décisions pour l'entreprise comme pour lui-même.