Réduisez de 30 % vos coûts d'impression

Plus de 1 000 par mois. C'est le nombre de pages imprimées mensuellement par une PME, selon une étude Brother (fabricant de solutions d'impression), réalisée en octobre 2010. «Généralement, les entreprises s'interrogent sur les postes flotte automobile ou téléphonie, mais rarement sur les coûts d'impression», constate Isabelle Obiols, consultante-experte indépendante en systèmes d'impression. Or le poste n'est pas à négliger. En effet, «les PME perdent jusqu'à 3% de leur chiffre d'affaires chaque année rien qu'à cause d'une mauvaise gestion des documents », assure Nicolas Aubert, directeur de la division PME/PMI chez le fabricant HP. «En réfléchissant sur la gestion des consommables, les supports et les services inhérents, une PME peut prévoir une réduction des frais totaux d'impression de 30 %», estime la consultante Isabelle Obiols. Réagir, oui, mais comment?

1 DEFINISSEZ les COUTS A REDUIRE

Quand on parle de coûts d'impression, c'est la notion de coût des consommables (encre, toner, papier) qui vient en premier à l'esprit. Pourtant, il faut y ajouter le prix d'achat ou de location du matériel (imprimantes, fax et photocopieurs) et les contrats de maintenance à l'année (lire l'encadré page 68). Alors, pour gérer ces dépenses, posez-vous les bonnes questions. «La plupart des PME ont un parc hétérogène avec divers consommables et des imprimantes de différentes générations», analyse Pascal Handy, responsable marketing et marchés business chez Epson. Ce qui entraîne de multiples contrats de maintenance et des besoins d'utilisation mal répertoriés.

@ FOTOLIA / JAMALLUDIN DIN

2 REALISEZ UN AUDIT DE VOTRE PARC

Commencez donc par réaliser un audit de votre parc existant. «Il s'agit de s'assurer que l'entreprise dispose de la bonne machine au bon endroit», résume Nicolas Aubert (HP). Combien d'imprimantes possédez-vous? Quel genre d'impression réalisent vos collaborateurs (impression ponctuelle de documents ou au contraire impression régulière de dossiers volumineux)? Leurs besoins sont-ils homogènes ou spécifiques (impression en qualité photo, utilisation de la couleur...)? Combien de pages sont imprimées en moyenne chaque mois? Combien de collaborateurs peuvent se partager une même machine? Où cette dernière est-elle située? L'audit peut être fait en interne mais le plus souvent l'entreprise ne dispose pas des compétences ou du temps nécessaire pour un diagnostic efficace. Elle peut alors se tourner vers un intervenant extérieur: soit un cabinet de conseil, soit un fabricant du marché. Mais ce dernier risque peut-être de manquer d'impartialité. « Quant au coût à débourser pour cet audit, il faut l'envisager comme un investissement: l'objectif étant de réaliser des économies, l'entreprise sera gagnante », assure Isabelle Obiols. En effet, cet inventaire pointera du doigt les dysfonctionnements et vous servira de support pour optimiser votre parc d'impression.

3 HARMONISEZ VOTRE PARC D'IMPRESSION

Commencez par réduire le nombre de machines: comptez une imprimante pour cinq à dix collaborateurs. N'hésitez pas non plus à renouveler votre parc. Les matériels récents sont logiquement moins gourmands en consommables et en énergie que leurs aînés. Choisissez ceux estampillés Energy Star, une norme qui promet que l'imprimante consommera un niveau fixe d'énergie par semaine (il s'agit de l'indicateur TEC, présent sur la fiche technique de l'appareil).«Le coût électrique fait partie des coûts cachés du budget impression, souligne Pierre-Antoine Monfort, chef de produits business chez Epson. Il prend d'autant plus d'importance que l'entreprise possède plusieurs imprimantes. Aujourd'hui, 99 % des machines restent en veille après la fin de la journée de travail. » Au total, ce sont près de 50 euros qui partent en fumée par an et par poste (selon les chiffres de l'éditeur de logiciels Avob). Aussi, tout matériel informatique labellisé Energy Star ne dépensera pas plus de 167 kWh par an, soit une économie sur l'année d'environ 20 euros par appareil. Une économie toujours bonne à prendre!

4 CHANGEZ VOS HABITUDES

Réduire ses coûts d'impression, c'est également une question de bonnes habitudes. Les comportements utilisateurs gagnent parfois à être modifiés: se lever et marcher un peu pour chercher un papier sur une imprimante partagée, entrer un code pour utiliser l'impression couleur... Avec l'impression en recto verso, vous pouvez diviser par deux le budget papier! Par ailleurs, des logiciels tels que PrintFriendly, GreenPrint ou Print What You Like vous permettent de trier le contenu réellement «utile» du document, notamment pour l'impression d'une page web qui contient souvent des publicités et des éléments de l'interface du site. « Tous les soirs, plusieurs dizaines de feuilles de papier sont imprimées puis jetées à la poubelle car oubliées par les collaborateurs», souligne la consultante Isabelle Obiols.

Pour ne pas heurter la sensibilité de vos collaborateurs, accompagnez-les et prenez en compte leurs habitudes. De même, si certaines impressions doivent rester confidentielles, elles peuvent justifier l'attribution d'appareils individuels pour un nombre restreint d'utilisateurs. Appuyez-vous sur le prestataire qui vous a vendu le matériel ou sur celui qui s'occupe de la maintenance pour expliquer à vos équipes les gestes adéquats. Un service payant ou gratuit, selon les prestataires, mais qui permettra également de prolonger la durée de vie de vos imprimantes. De la même manière, tournez-vous vers cet intervenant pour demander un suivi régulier (tous les mois ou tous les trimestres) de vos coûts d'impression. Un moyen qui vous permettra ainsi de mesurer le retour sur investissement!