Recrutement: comment trouver la perle rare?

La principale force d'une entreprise? Ses équipes. Dénicher la perle rare est un enjeu stratégique pour toutes les PME. Il est essentiel de ne pas se tromper dans le choix de ses futurs collaborateurs, car un recrutement raté coûte cher. Au-delà du prix de l'annonce, qui dépend de son canal de diffusion, vous devez ajouter le temps consacré par la personne en charge du recrutement (écriture de l'annonce, sélection des CV, entretiens, supervision des tests de compétence, etc.), et le multiplier par le taux horaire de son salaire. « Un montant qui peut s'envoler quand] c'est le chef d'entreprise qui s'occupe du recrutement», souligne Alain Gavand, p-dg du cabinet conseil en ressources humaines Alain Gavand Consultants. Mais le coût caché le plus élevé pour une entreprise reste le temps d'adaptation du nouveau salarié. Une période cruciale. Car la recrue sera formée par son manager ou par ses collègues, ce qui fera chuter leur productivité. Si le coût est acceptable en cas de recrutement réussi, la note peut rapidement devenir salée dans le scénario inverse. Pour éviter ces écueils, chaque étape décrite dans ce dossier est importante: de la rédaction de l'annonce à l'entretien d'embauche. Mais le recrutement n'est pas une science exacte, il peut arriver que, malgré toutes les précautions prises, vous commettiez une erreur de casting. L'important sera alors d'identifier à quel endroit vous vous êtes trompé pour éviter de commettre la même erreur une prochaine fois.

@ OLIVIER LE MOAL

Etapes 1. Soignez votre offre d'emploi

L'annonce est le premier contact avec votre entreprise. Par ailleurs, si vous ne listez pas précisément vos besoins, elle ratera sa cible. Votre offre d'emploi doit donc être bien réfléchie mais doit également respecter certaines règles.

C'est la première étape de votre processus de recrutement. La rédaction de l'annonce d'emploi ne doit donc pas être prise à la légère. C'est, en effet, elle qui donnera envie aux talents de travailler, ou non, dans votre entreprise. C'est également grâce à elle que vous ne serez pas submergé par des CV totalement décalés par rapport à vos besoins.

Analysez le poste à pourvoir, formalisez les missions et définissez les compétences que vous recherchez. Lors de cette étape, prenez de la hauteur. Essayez d'imaginer le développement de votre entreprise à moyen terme. « I l faut anticiper vos besoins en termes de compétences pour rechercher, dès aujourd'hui la personne adéquate», explique Nathalie Olivier, dirigeante de RH Conseil PME. Ainsi, si vous prévoyez de vous développer au Brésil, embauchez un commercial qui parle portugais. Parallèlement, listez les caractéristiques de votre société. La bonne question à vous poser: «En quoi mon entreprise est différente de ses concurrentes?» Cela peut être une politique RH exemplaire, une aura internationale ou encore une forte croissance. « C'est surprenant, mais les chefs d'entreprise ont souvent du mal à parler de leur société. Pourtant, c'est l'une des clés pour attirer les profils intéressants. Même si le taux de chômage est élevé, la guerre des talents est bien réelle», analyse Alain Gavand, p-dg du cabinet conseil en ressources humaines Alain Gavand Consultants.

Adapter la forme à Internet. Au niveau de l'écriture de l'annonce, et des codes à utiliser, appuyez-vous sur celles de vos concurrents. Surfez sur les sites de l'Apec, de Pôle Emploi et des jobboards pour vous en inspirer. La plupart du temps, les annonces sont rédigées en trois parties. La première décrit votre entreprise, la seconde indique les compétences recherchées et la troisième explique la mission. Vouvoyez le candidat et évitez toute phrase discriminante. Par exemple, vous pouvez indiquer un nombre d'années d'expérience minimum mais pas maximum. Autre point important: l'intitulé. Premier élément lu par un candidat, il doit être précis et correspondre au poste à pourvoir. Indiquez le niveau d'expérience en accolant junior ou senior à l'intitulé. Ce dernier est un élément important si vous comptez diffuser votre offre sur Internet. Sur les jobboards, elles apparaissent les unes à la suite des autres. Un objet percutant et clair peut faire la différence.

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Etape 2. Votre annonce doit être visible

Cooptation, réseau, sites institutionnels. Autant de moyens pour toucher votre cible. L'utilisation des jobboards reste toutefois incontournable pour toucher le plus grand nombre de candidats.

Le meilleur canal de diffusion d'une offre d'emploi? « Celui qui vous permettra de toucher votre cible », ironise Nathalie Olivier, dirigeante de RH Conseil PME. De fait, il existe de nombreuses manières de faire vivre une annonce. Cela va de la cooptation, aux sites web de recrutement (jobboards en anglais) en passant par les réseaux sociaux.

La première étape consiste donc à utiliser tous les moyens gratuits mis à votre disposition. « Le bon réflexe? En parler immédiatement à ses salariés. Or de nombreux chefs d'entreprise n'y pensent pas », s'étonne Jacques Froissant, p-dg d'Altaïde, cabinet de recrutement. Quelle que soit la taille de votre société, n'hésitez pas à faire jouer le réseau de vos collaborateurs. Ils peuvent avoir un ami, un ancien collègue ou une personne de leur famille répondant à vos besoins. Vous pouvez, naturellement, proposer une prime à vos salariés en cas de recrutement réussi, mais ce n'est pas une obligation. N'hésitez pas non plus à contacter votre propre réseau.

Autre outil efficace: votre site web. Si vous êtes présent sur la Toile, créez un espace spécifique sur lequel vous pourrez déposer vos offres d'emploi. Ce lieu dédié au recrutement doit facilement être identifiable par les internautes. « Twitter est aussi un outil à envisager. Mais, il faut que vous soyez suivi et donc actif sur le réseau », souligne Jacques Froissant. Toujours en ce qui concerne les canaux gratuits, n'oubliez pas les sites de l'Apec et de Pôle Emploi. Toutefois, le premier est plus approprié si vous êtes à la recherche d'un cadre ; le second si, au contraire, vous souhaitez recruter un non-cadre.

Les jobboards, le fer de lance. Dernier canal pour diffuser vos offres d'emploi: les sites de recrutement. C'est certainement la méthode la plus courante. Il existe deux grandes catégories de jobboards: les généralistes (comme Cadremploi, Keljob, Monster, voire RegionJob) et les spécialistes (comme AggroJob, BatiJob, CarriereCommerciale, HandicapJob, etc.). L'avantage des généralistes? Ils attirent un grand nombre d'internautes. Ainsi, Monster touche, en moyenne, deux millions de visiteurs uniques tous les mois. En revanche, le tarif pour y passer une annonce est relativement élevé. « Il faut compter entre 500 et 900 euros HT pour diffuser son offre d'emploi sur un site généraliste. Sur les sites spécialisés, le prix est plutôt compris entre 100 et 200 euros HT », explique Jacques Froissant (Altaïde). Enfin, dans un registre proche, vous pouvez également utiliser Viadeo et LinkedIn pour diffuser vos annonces. Le coût est modéré - environ 150 euros HT et peut vous permettre de vous différencier de vos concurrents. A noter que LinkedIn est plutôt conseillé si vous cherchez des profils polyglottes ou spécialisés dans les nouvelles technologies. Quant à Viadeo, le réseau social est particulièrement bien implanté en province et auprès des cadres.

JACQUES FROISSANT, p-d g d'Altaïde

Twitter est également un outil à envisager, si vous êtes suivi et actif sur ce réseau social.

Etape 3. La sélection des CV: une étape-clé

Ce n'est pas un exercice facile. Mais il a son importance. C'est grâce à l'analyse des curriculum vitae que vous déciderez quels candidats vous allez rencontrer en tête-à-tête.

C'est une tâche ingrate mais nécessaire. Vous devrez donc consacrer du temps à la lecture et au tri des CV reçus. « Seule la personne en prise directe avec le recrutement sait exactement le profil qu'elle recherche », affirme Alain Gavand, p-dg du cabinet conseil en ressources humaines Alain Gavand Consultants.

Pour vous faciliter la tâche, créez une boîte e-mail spécifique pour la réception des candidatures. Le temps à consacrer à l'analyse des CV dépend du volume reçu. Si vous recevez peu de candidatures, soyez minutieux. A contrario, contentez-vous de vérifier, dans un premier temps, quelques informations-clés (langues, nombre d'années d'expérience, etc.) si votre messagerie déborde d'e-mails. «Si vous recevez un nombre anormalement élevé de candidatures, c'est que votre annonce est mal rédigée et n'est pas assez précise», met en garde Christian Malécot, consultant en recrutement chez Demos, organisme de formation professionelle. Pour l'expert, sur l'ensemble des CV reçus, seulement 20 %, en moyenne, correspondent réellement à vos critères. Naturellement, lors de votre sélection, bannissez tous les critères discriminants, comme l'âge ou le sexe de la personne (lire l'encadré, ci-contre). Focalisez-vous sur les compétences réelles du candidat. Par exemple, a-t-il déjà travaillé dans votre secteur d'activité? A-t-il une expérience dans un pays étranger?

Des informations tronquées. Et puis, il ne faut pas vous leurrer. La plupart des CV ne sont pas totalement exacts. «30 % des informations sur un CV sont fausses ou arrangées», estime Christian Malécot. Lors de votre lecture, cherchez la «petite bête», les incohérences de parcours ou de dates. N'hésitez pas à appeler le candidat pour éclaircir certains points. Vous pouvez également lui demander d'apporter ses diplômes lors de l'entretien d'embauche.

Autre stratégie pour vérifier des informations: faire une recherche sur Viadeo ou LinkedIn. Désormais, de nombreux candidats ont un profil sur ces réseaux et, selon Christian Malécot, «les gens ont tendance à y être plus honnêtes, car ils savent que leur profil sera regardé par un grand nombre de recruteurs », voire par leurs anciens collègues ou managers. Si vous souhaitez réaliser une recherche plus approfondie, attendez l'entretien d'embauche, car vous devez avoir l'accord du candidat pour contacter un ancien employeur par téléphone.

Etape 4. L'entretien d'embauche question

L'entretien d'embauche est l'étape la plus importante. Il va vous permettre de sonder les compétences du candidat. Attention toutefois à poser les bonnes questions et à rester le plus objectif possible dans vos appréciations.

Moment-clé de votre processus de recrutement, l'entretien d'embauche est une étape primordiale dans le choix du candidat. Encore faut-il «ne pas confondre l'entretien de recrutement avec une discussion de salon! », comme le précise Alain Gavand, p-dg du cabinet conseil en ressources humaines Alain Gavand Consultants et président de l'association de lutte contre les discriminations A compétence égale. C'est un moment d'échange professionnel, vous devez être parfaitement préparé.

La première étape consiste à construire une grille sur laquelle seront notées, d'un côté, les cinq à sept compétences-clés à une prise de fonction réussie et, de l'autre, une échelle de notation allant, par exemple, de un à quatre. «Ce document sera utile lors de vos entretiens pour évaluer le candidat. Il sera également un outil précieux lors du debrief des entretiens menés par différentes personnes, si tel est le cas », explique Alain Gavand. En effet, cette grille devra être utilisée par toutes les personnes qui vont conduire un entretien avec le candidat, aussi bien celle en charge des ressources humaines, que son futur manager. L'intérêt de la démarche? Que tous les évaluateurs, RH, dirigeant et opérationnels puissent comparer leurs analyses et apporter un jugement factuel.

Avant de rencontrer physiquement le candidat, vous pouvez lui poser quelques questions par téléphone. Une façon de «dégrossir» et de juger de la motivation réelle de la personne, ainsi que de son adéquation avec quelques critères-clés. «Il faut prévenir le candidat en amont et l'avertir que l'entretien téléphonique n'est qu'une présélection », souligne Nathalie Olivier, dirigeante de RH Conseil PME. Une étape qui fait gagner du temps à tout le monde!

Etre objectif. Lors de la première rencontre physique, vous devez tout faire pour vous départir ce que les psychologues appellent «l'effet de primauté» -la première impression laissée par un candidat. Pour Alain Gavand, c'est l'une des principales sources d'erreur d'évaluation. Il s'agit de prendre conscience des a priori qui peuvent altérer votre jugement. Cette prise de conscience passe notamment par la sensibilisation et la formation aux techniques de recrutement. Autre point essentiel: ne pas enchaîner les rendez-vous les uns après les autres. C'est une erreur classique. Il est souvent plus simple de prévoir une journée entière pour caler plusieurs entretiens d'affilée. Le hic? Vous devez être mentalement reposé pour rester à l'écoute de chaque candidat. Sinon, vous risquez de passer à côté d'un bon profil, uniquement à cause d'une baisse de régime. « Un entretien d'embauche est aussi important qu'un rendez-vous chez un client ou chez son banquier. Il faut mettre toutes les chances de son côté pour identifier le bon candidat et ne pas se tromper», affirme Alain Gavand.

Tendre l'oreille. N'oubliez pas non plus qu'un entretien de recrutement, c'est avant tout un moment d'écoute. Sur une heure d'entrevue, vous ne devez pas parler plus de 15 à 20 minutes. Dès le début, laissez la parole au candidat et rebondissez sur ses propos. Le but? Eviter que la personne descelle vos attentes et adapte ses réponses en conséquence.

Cet échange est également le moment d'apprécier la compétence et la personnalité de votre interlocuteur, d'essayer de comprendre comment il fonctionne, et d'identifier ses savoir-être. Car, au-delà des compétences techniques, vous devrez vous assurer que la personnalité du candidat sera en adéquation avec le poste et son environnement, notamment, avec son futur manager. « Si votre chef de service est autoritaire et interventionniste, mieux vaut éviter les profils trop attachés à leur indépendance », argumente Nathalie Olivier. L'arbitrage n'est pas évident... Enfin, c'est lors de l'entretien d'embauche que vous serez amené à parler rémunération. Demandez au candidat ses prétentions salariales. Si elles sont trop éloignées de vos possibilités, tâtez le terrain: sera-t-il prêt à revoir à la baisse ses prétentions? Si la négociation finale se fait une fois le candidat sélectionné, savoir s'il est «hors budget» dès l'entretien vous permettera de vous aider à faire votre choix.

ALAIN GAVAND, p-dg du cabinet conseil en ressources humaines Alain Gavand Consultants

Un entretien d'embauche est aussi important qu'un rendez-vous chez un client ou chez son banquier.

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Etape 5. Testez vos candidats pour éviter les mauvaises surprises

Faire confiance, c'est important. S'assurer des compétences réelles des candidats, c'est encore mieux. Les tests de savoir-faire et de savoir-être sont une solution à cette problématique.

C'est la dernière étape du processus d'embauche, mais elle a son importance. Même si l'entretien de recrutement permet de valider certaines connaissances théoriques, un test de compétence reste un moyen efficace pour mettre vos candidats en situation réelle. A tel point que Nathalie Olivier, dirigeante de RH Conseil PME, estime « essentiel de faire passer un test à tous les candidats ». Il faut dire que la plupart des personnes savent se vendre, tant sur le papier qu'en entretien. « Certains sont mêmes des professionnels de la candidature », s'amuse l'experte.

Un test de savoir-faire doit respecter une règle stricte: être adapté au poste à pourvoir. Par exemple, un test d'orthographe pour une assistante de direction, une fausse prospection téléphonique pour un commercial, etc.

Le but n'est pas de valider toutes les compétences du candidat, mais de le mettre en situation. Il est donc inutile de prévoir un test trop complexe, ni trop long (une heure maximum). La meilleure solution consiste à vous appuyer sur la fiche descriptive du poste à pourvoir, et sur le manager du futur col laborateur. C'est la personne la mieux placée pour savoir quelles sont les compétences nécessaires pour réussir la mission. En outre, un test de savoir-faire doit être objectif, et doit comporter des éléments d'évaluation précis.

Estimer la performance. Pour Christian Malécot, consultant en recrutement chez Demos, organisme de formation professionelle, les tests ont également un autre avantage: évaluer la performance réelle des candidats. « Il n'y a pas forcément de corrélation directe entre les diplômes, l'expérience du candidat et son potentiel réel », explique-t-il. L'expert estime qu'il est essentiel de prendre en compte « le cognitif la personnalité et la motivation » des futurs collaborateurs. Or, ces caractéristiques ne peuvent être évaluées efficacement qu'en pratiquant des tests de personnalité. Seule limite? C'est un exercice ardu à mettre en oeuvre par ses propres moyens.

La difficulté n'est pas tant de trouver un test, notamment sur Internet. Ni la somme à débourser, puisqu'elle est souvent comprise entre 20 et 120 euros HT l'unité. La vraie complexité est ailleurs: « Il faut être compétent pour analyser les résultats d'un test de personnalité, car ils ne sont jamais tout blanc ou tout noir », prévient Christian Malécot. La meilleure solution consiste à faire appel à un prestataire ou à suivre une formation sur l'utilisation et l'analyse de ces tests.

Autre point important? L'aspect légal. Il est, en effet, obligatoire de mettre au courant le candidat que vous allez lui faire passer un test de personnalité. Ce dernier a d'ailleurs le droit de refuser.

Dans le cas où il accepte, vous êtes dans l'obligation de lui adresser un compte rendu détaillé de ses résultats. Enfin, vous ne pouvez pas vous baser uniquement sur les résultats d'un test pour recruter ou recaler un candidat. Ces tests constituent uniquement des aides à la décision, afin de pouvoir faire la différence entre plusieurs profils proches et pouvoir départager des candidats aux profils identiques. Rien de plus.

TEMOIGNAGE de OLIVIER DAVID, codirigeant de Miwim: nous testons nos candidats pour comprendre leur façon de travailler
« Nous sommes à la recherche de profils très ETXticuliers », indique Olivier David, codirigeant de Miwim, apporteur d'affaires sur Internet. De fait, l'homme recrute principalement des développeurs web. Un profil technique qui s'avère difficile à dénicher pour la jeune pousse: « Nous n'avons pas les moyens financiers pour attirer les talents qui sortent des écoles d'ingénieurs. Nous sommes donc à la recherche d'autodidactes débrouillards », avoue-t-il.
Ainsi, pour s'assurer des compétences techniques réelles des candidats, les deux dirigeants ont mis en place un test de savoir-faire. « Nous leur donnons une heure pour créer un formulaire de contact web. Une tâche très simple d'apparence, mais qui nous permet de comprendre la façon dont ils organisent leur développement », dévoile Olivier David. Si le savoir-faire est un élément important, la personnalité l'est tout autant: «Sur Internet, tout évolue rapidement. Nous recherchons des personnes qui ont l'esprit start-up, capable de s'adapter aux situations nouvelles », poursuit-il. Pour s'en assurer, le recruteur pose des questions déstabilisantes. ETX exemple, il demande quel a été la réaction du candidat face à son dernier échec. Le but? « Voir si la personne est honnête et si elle a appris de ses erreurs. Ce sont deux qualités très importantes à nos yeux », conclut-il.


MIWIM - Repères
ACTIVITE: Apporteur d'affaires sur Internet
VILLE: Vannes (Morbihan)
FORME JURIDIQUE: SARL
DIRIGEANTS: Olivier David, 32 ans, François Larver, 27 ans.
ANNEE DE CREATION: 2007
EFFECTIF: 11 salariés
CA 2010: 2,4 MEuros
RN 2010: 500 kEuros