Optimiser son emploi du temps

Vendredi, 19 heures. Guy Mordret est encore au travail. Comme souvent, le chef d'entreprise fait des journées à rallonge. Patron d'Anaximandre, une petite PME spécialisée dans la communication scientifique et technique, il se sent parfois débordé par l'ampleur de la tâche à accomplir. Une situation qui n'est pas unique en France, puisque 41% des dirigeants de PME avouent vivre et travailler dans l'urgence (lire notre encadré page 78). Heureusement, depuis trois ans déjà, le dirigeant a pris les choses en main: «Je me suis fixé des limites pour que mon emploi du temps ne soit pas surchargé», explique Guy Mordret, père de trois enfants et dont l'épouse est infirmière. Pour apprendre à mieux exploiter votre capital temps, la première étape consiste à analyser votre comportement de travail pour identifier certains points noirs. «Il n'y a pas de recette miracle, car chacun a sa propre façon de perdre du temps», indique Sophie Couka, gérante de Medial Conseil Formation, une société de formation et de conseil en ressources humaines. «Un chef d'entreprise doit identifier ses défauts. Par exemple, certains patrons accordent trop de temps à leurs collaborateurs, tandis que d'autres rencontrent des problèmes d'organisation», poursuit-elle. Une autocritique qui n'est pas toujours facile à effectuer, notamment à cause du manque d'objectivité. Dans ce cas, faites appel à une personne extérieure, qui vous aidera à faire le point.

GUY MORDRET, dirigeant d'Anaximandre

Je me suis fixé des limites pour que mon emploi du temps ne soit pas surchargé.

Une fois ce bilan réalisé, travaillez ensuite sur un seul de vos défauts. De nombreux dirigeants ont tendance à vouloir tout remettre à plat. Mais cette méthode est contre-productive, voire démoralisante. La meilleure stratégie reste donc d'avancer étape par étape.

@ STEPHEN COBURN/FOTOLIA/LD

La délégation, l'arme du chef d'entreprise. Mais le premier défaut des dirigeants de PME reste le manque de délégation. Pour devenir maître de son temps, la règle d'or est d'apprendre à faire confiance à ses collaborateurs. «Naturellement, en déléguant, un dirigeant aura plus de temps pour lui. Mais la vraie question est ailleurs: pourquoi ne délègue-t-il pas plus? Parce qu'il a peur de perdre le contrôle de sa société», analyse Sophie Couka. De fait, de nombreux chefs d'entreprise ont tendance à vouloir tout faire eux-mêmes. En véritables hommes-orchestres, ils s'attellent à toutes les problématiques que rencontre leur société. «J'avais la mainmise sur tous les dossiers, confie Guy Mordret. Je pensais, à tort, que le travail serait mal fait si je ne m'en occupais pas personnelle ment. Finalement, j'ai lâché du lest et je manage mes équipes différemment. J'ai appris à faire confiance.»

Mais avant de déléguer une partie de vos tâches, vous pouvez commencer par alléger vos plannings de réunions. De fait, ne participez qu'à celles auxquelles vous apportez une réelle plus-value. De même, fixez un temps limite d'enftretien. Par exemple, signalez à votre collaborateur que vous avez au maximum 30 minutes à lui accorder. Par ailleurs, hiérarchisez vos tâches, selon leur degré de priorité. Au début de la semaine, voire du mois, classez vos dossiers à traiter de la façon suivante: «urgent et important» (à faire tout de suite), «urgent et peu important» (à déléguer), «peu urgent et important» (fixer un délai maximum pour travailler dessus) et, enfin, «peu urgent et peu important» (à classer). «Cette méthode, dite d'Eisenhower, permet de repérer clairement quelles sont les priorités immédiates», souligne Antoine Issenlor, consultant pour FCE Formation. Elle permet ainsi d'y consacrer le temps et les moyens adéquats.

Optimisez votre organisation. Certaines pertes de temps sont purement organisationnelles. «Un chef d'entreprise doit tenir compte de son horloge biologique. S'il est plus efficace le matin, il ne doit pas hésiter à commencer sa journée de bon matin, avant l'arrivée de ses collaborateurs. De cette façon, il sera au calme et pourra avancer efficacement sur ses dossiers importants», insiste Murielle Lafontaine, fondatrice de Passport Formation Conseil, une société de conseil en ressources humaines. En outre, un patron de PME doit apprendre à dire «non». Concrètement, cela signifie savoir fermer sa porte et mettre son téléphone sur répondeur pour se dégager, idéalement, une heure de calme au quotidien. «Les dirigeants de petites entreprises ont tendance à être trop disponibles pour leurs collaborateurs. Ils n'arrivent pas à s'isoler et n'ont jamais de répit», affirme l'experte.

MURIELLE LAFONTAINE, fondatrice de Passport Conseil

Un diregeant doit tenir compte de son horloge biologique pour organiser sa journée de travail.

Prenez du recul. Mieux organiser son temps de travail, c'est aussi savoir répondre aux sollicitations au moment souhaité. Il est essentiel de prendre du recul afin de ne jamais régler les problèmes au moment même où ils se présentent. En analysant une situation sans précipitation, il devient possible de regrouper certaines tâches et de gagner du temps. De même, apprenez à traiter correctement vos e-mails. Dès que vous les recevez, classez-les - manuellement ou automatiquement - dans des dossiers bien définis. Des logiciels comme Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird conviennent parfaitement pour cette tâche. Vous devez à tout prix éviter la boîte de réception «fourre-tout». De plus, ne répondez pas immédiatement à vos e-mails. Si le message est important, le client ou le collaborateur vous recontactera ultérieurement par téléphone. Par ailleurs, essayez, si possible, de consulter votre courrier électronique trois fois par jour au maximum (matin, midi et soir). «Sinon, vous risquez d'être moins attentif au dossier sur lequel vous travaillez», prévient Murielle Lafontaine. Toujours sur le plan high-tech, apprendre à maîtriser certains logiciels peut faire gagner du temps. Par exemple, l'utilisation d'un PDA (agenda électronique) permet de synchro niser à distance son emploi du temps. Cet outil offre ainsi plus de souplesse au quotidien.

ANTOINE ISSENLOR, consultant pour FCE Formation

Il faut évaluer le niveau de priorité d'une tâche avant de la traiter.

Enfin, garder un bureau propre et bien rangé permet de mieux travailler. «L'ordre appelle l'ordre. En rangeant son bureau, un dirigeant perd moins de temps à chercher des informations dans ses dossiers», martèle Murielle Lafontaine. Savoir jeter l'inutile, définir une place pour chaque dossier: autant de bonnes vieilles astuces pour travailler plus efficacement. Et, au final, pour disposer d'un peu plus de temps pour ses loisirs et sa vie personnelle.

A SAVOIR
Pensez aux réunions virtuelles

Pour gagner du temps, vous pouvez miser sur les nouvelles technologies. Avec le développement de l'ADSL et de la fibre optique, la mise en place de réunions virtuelles est accessible à tous. Le coût n'est pas très élevé. Il suffit, en effet, d'acheter une webcam et un microcasque pour chacun de vos collaborateurs (environ 60 euros), ainsi qu'un logiciel permettant de créer une salle de réunion sur Internet (environ 700 à 1 000 euros par an et par utilisateur). Vous pouvez aussi vous connecter sur des sites spécialisés comme directmeeting.com, reunionvirtuelle.com ou webex.fr. La facture est alors basée sur le nombre de minutes consommées par salarié. Par exemple, une conférence de 30 minutes avec trois autres collaborateurs consommera deux heures de crédit temps. Côté tarif, comptez environ 150 euros pour 500 minutes. Ces logiciels vous permettront d'organiser vos réunions depuis votre domicile. Vous pourrez aussi fixer facilement des rendez-vous avec vos vendeurs itinérants, par exemple. Plus flexible, vous ne dépendrez plus des distances.

@ REMY VALLEE/FOTOLIA/LD

ETUDE
Plus de 40% des dirigeants de PME vivent dans l'urgence

Débordés! C'est le quotidien d'un grand nombre de dirigeants de PME et de PMI. Selon la douzième édition de l'observatoire des PME d'Oséo, 41% des patrons d'entreprises de petite taille (entre 3 et 49 salariés) ont l'impression de vivre en permanence dans l'urgence. Toutefois, plus la taille de la société augmente, moins ce sentiment est présent. Ainsi, ils ne sont plus que 22% à «vivre dans l'urgence» dans les entreprises qui comptent entre 50 et 249 collaborateurs. Les patrons les plus concernés par cette suractivité sont ceux évoluant dans l'industrie, le bâtiment et le commerce de détail. Une pression qui se ressent directement au niveau de leur emploi du temps. De fait, 51% des patrons d'entreprises modestes (de 3 à 49 salariés) ont un agenda rempli à la semaine, et seulement 20% d'entre eux arrivent à planifier leurs rendez-vous sur un mois complet. Sans surprise, ils effectuent des semaines à rallonge: en moyenne, ils travaillent 56,5 heures par semaine?- 58 heures pour les hommes et 50 heures pour les femmes. Un temps de travail qui a tendance à augmenter: en 1994, les dirigeants de PME déclaraient, en effet, effectuer 54 heures par semaine. Ils sont également deux tiers à affirmer travailler régulièrement le week-end.