Les machines à affranchir, facteurs de gains

La dématérialisation gagne du terrain mais n'a pas encore eu raison du courrier... Tous les jours, des dizaines de lettres continuent de quitter vos bureaux. Les affranchir au bureau de Poste le plus proche? Quelle perte de temps... Vous pouvez gagner de précieuses minutes en en installant un au sein même de votre entreprise. Et ce, grâce à une machine à affranchir. Avec elles, plus besoin de coller un à un les timbres. « Le grand atout de la machine à affranchir réside principalement dans l'optimisation des coûts », affirme Stéphanie Karsenty, directrice marketing chez Pitney Bowes, qui conçoit, fabrique et commercialise des solutions globales de traitement du courrier. Songez qu'une société qui envoie 50 lettres quotidiennes dépense 12 000 euros d'affranchissement par an! « Avec un tel outil, fini le suraffranchissement puisque le poids exact, donc le timbrage exact, est calculé automatiquement au gramme et au centime près », argumente Christophe Duxin, responsable core business chez Neopost, spécialiste des solutions traitement de courrier. Adieu les estimations hasardeuses et les erreurs. Autre intérêt d'une machine: la personnalisation. Chaque modèle est livré avec une flamme gratuite que vous pouvez faire personnaliser (nom de votre entreprise, adresse, site internet, téléphone). Pour 100 euros HT environ, les constructeurs peuvent en concevoir d'autres, fort utiles pour promouvoir une opération publicitaire «promo» ou saisonnière qui permet, par exemple, de souhaiter de joyeuses fêtes à vos destinataires. « L'enveloppe devient alors un véritable support de communication qui vous différencie de vos concurrents et assoit une image de marque », commente Christophe Duxin. A noter que l'utilisation d'une empreinte publicitaire engendre une redevance postale, de l'ordre de 27 euros par flamme et par an. Les flammes sont téléchargeables depuis votre portail client. C'est dans cet espace personnalisé et sécurisé par un login et un mot de passe que vous retrouvez aussi toutes les informations liées à votre compte: assistance en ligne, numéro de téléphone de la hot line et relevé de factures, notamment. La mise à jour des tarifs postaux ou des mentions postales est réalisée également par le constructeur.

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Stéphanie Karsenty, directrice marketing, Pitney Bowes

«Le grand atout de la machine à affranchir réside principalement dans l'optimisation des coûts. »

En location uniquement

Quatre acteurs se partagent le marché: Neopost (qui a fusionné avec Satas en décembre 2011), Pitney Bowes, Frama et Francotyp-Postalia. Agréés par La Poste, ces «concessionnaires» proposent à la location (jamais à l'achat) des solutions homologuées. Le client reçoit deux factures en fin de mois. La première provient du constructeur dans le cadre d'un contrat de location-entretien d'une durée généralement comprise entre trois et quatre ans. La seconde est envoyée par La Poste et correspond aux montants d'affranchissement Toutes les machines sont connectées via une ligne analogique (comme celle nécessaire à un fax) au système de gestion informatisé de La Poste, ce qui facilite la transmission de données et assure les mises à jour, par exemple des tarifs postaux. Chaque machine propose plusieurs tarifs: lettre verte, Ecopli, lettre prioritaire (pour des envois seuls ou en nombre). Le premier critère de choix, c'est la capacité de la machine qui doit être adaptée à la quantité de lettres émise par votre entreprise. Selon vos besoins, vous opterez pour une tpMAc (très petite machine à affranchir), dite petit volume, une pMAc (petite machine à affranchir), dite moyen volume, ou une machine intelligente (MAi), pour les gros volumes. Les tpMAc sont conçues pour traiter moins de 30 plis par jour, les pMAc, entre 30 et 200, et les MAi, entre 200 et 1 000. Les TPE-PME optent souvent pour la première ou la deuxième catégorie. Si les tpMAc s'installent en quelques minutes par vous-même, les autres nécessitent l'intervention du prestataire. Mais, dans tous les cas, l'installation est rapide. A noter, par ailleurs, que La Poste ne confère pas les mêmes avantages de ramassage à chaque typologie de solutions. Ainsi, si vous pouvez déposer les lettres affranchies par une tpMAc dans la boîte aux lettres au coin de la rue, vous devez, quantité supérieure oblige, vous rendre dans une agence postale avec une pMAc ou une MAi ou prévoir un contrat de collecte avec La Poste. Sachant que, bien souvent, un comptoir réservé aux professionnels permet un passage plus rapide.

Aujourd'hui, les machines à affranchir se sont banalisées et offrent peu ou prou des fonctionnalités similaires. Prêtez néanmoins attention aux fonctionnalités proposées en série (par exemple la capacité de pesée de la balance) et celles disponibles en option (comme un bac alimentateur à adapter à une tpMAc en cas de pic d'envois). Reste que la véritable différence a tendance à se faire sur le service. Il vous faut éplucher les offres des constructeurs. L'idée étant de vérifier que l'offre packagée (location et maintenance) correspond à vos besoins. En fonction de la formule choisie (plus ou moins chère), vous pouvez bénéficier d'une remise sur les consommables (cartouches), d'une intervention sous 8 heures en cas de panne ou encore d'une hot line prioritaire. Enfin, si vous décidez de doter vos différents services d'une machine à affranchir, sachez que, généralement, les pMAc et MAi sont équipées d'un outil de suivi de dépenses qui vous permet de savoir en consultant votre compte en ligne qui dépense combien. Grâce à un système de touche mémorisable, chaque service est en effet identifié et ses besoins mensuels calculés. Les constructeurs réalisent aussi pour les gros consommateurs un audit annuel et des préconisations pour optimiser leurs dépenses en affranchissement.

CE QU'IL FAUT RETENIR

- Il existe trois types d'appareils pour affranchir le courrier:
- Les tpMAc (très petites machines à affranchir) pour les petits volumes, c'est-à-dire moins de 30 plis par jour ;
- les pMAc (petites machines à affranchir) dites moyen volume, soit entre 30 et 200 plis quotidiens ;
- les MAi (machines intelligentes) pour les gros volumes, c'est-à-dire l'envoi journalier de 200 à 1 000 courriers. Les TPE-PME optent souvent pour la 1^re ou la 2^e catégorie.
- Ces solutions de gestion de courrier permettent de gagner du temps, d'éviter le suraffranchissement et d'affirmer son image grâce à une flamme personnalisée. La différence entre les prestataires se fait surtout sur la qualité du service et le contenu du contrat de location-entretien.