LES IMPRIMANTES PASSENT AU VERT

@ FOTOLIA/KOTOYAMAGAMI

Le développement durable frappe à toutes les portes. Y compris à celle des constructeurs d'imprimantes. De fait, le «vert» est devenu un cheval de bataille pour la plupart des grands noms du secteur, tels que Lexmark, HP, Canon, Epson ou Xerox. Ainsi, ils n'hésitent pas à communiquer sur l'éco-conception de leurs machines : packaging monomatière, utilisation de matière première écologique, usine «zéro déchet» certifiée ISO 14001, réduction de la consommation électrique, gestion de la fin de vie des imprimantes...

Cependant, un problème demeure : le comportement des salariés. Selon le Syndicat national des entreprises de systèmes et de solutions d'impression (Snessi), les entreprises françaises ont dépensé 18 milliards d'euros dans l'impression en 2008. Un montant qui aurait pu être diminué de 30 à 50 % si elles avaient mis en oeuvre une politique de rationalisation. Ainsi, le Snessi estime que 32 milliards de pages ont été imprimées, puis oubliées ou jetées avant lecture en 2008. Un coût estimé à 400 millions d'euros, selon le syndicat. Reste que la chasse au gaspillage commence dès l'achat de l'imprimante. Avant de choisir votre imprimante, vous devez analyser vos besoins. Une multifonction vous est-elle vraiment utile ? Plutôt couleur ou noir et blanc ? Laser ou jet d'encre ? Des questions aux réponses multiples. Tout dépend, en effet, de vos volumes d'impression quotidiens et de la nature de vos documents. Tour d'horizon des offres du marché.

FOCUS
Six gestes pour réduire vos coûts d'impression

1. Avant d'imprimer, effectuez un «aperçu avant impression».
2. Imprimez vos documents recto verso. Pour cela, vous devez activer cette option dans vos configurations d'impression.
3. Activez le mode veille automatique de votre imprimante et éteignez-la le soir. Une société peut économiser jusqu'à 66 % sur ses coûts d'énergie liés aux imprimantes, copieurs et fax en effectuant ces deux éco-gestes.
4. Imprimez en mode brouillon vos documents à usage interne.
5. Optimisez la mise en page des documents. Réduire la taille des polices, des interlignes et celle des marges ou encore regrouper plusieurs diapositives sur une seule page permet, en effet, de diminuer significativement le nombre de pages imprimées.
6. Conservez uniquement les éléments essentiels des pages web que vous imprimez.

1 LES MONOFONCTIONS
IMPRIMEZ DE GROS VOLUMES A MOINDRE COUT

Très répandues dans les PME, les monofonctions sont idéales pour les impressions quotidiennes.

Ce sont les reines de la bureautique. Si les monofonctions ont moins le vent en poupe que par le passé, elles restent, en part de marché, les imprimantes les plus utilisées dans les PME. Il faut dire qu'elles disposent de deux atouts majeurs. Le premier : leur coût. Vous pouvez acquérir des monofonctions de bonne qualité à un prix raisonnable (environ 400 euros). Leur deuxième force ? Leur débit d'impression, calculé en page par minute (ppm). En couleur ou recto verso, les monofonctions sont capables de tenir un débit de sortie élevé (16 ppm minimum). Au-delà du prix, le choix d'une monofonction dépend de vos besoins. En clair, si vous faites essentiellement de la bureautique, une imprimante monochrome vous conviendra parfaitement. En revanche, si vous souhaitez tirer des plaquettes commerciales ou imprimer des photos, vous devrez acquérir une imprimante couleur disposant d'une bonne qualité d'impression (1 200 dpi minimum). Enfin, les professionnels estiment qu'une imprimante doit être utilisée par quatre à six personnes maximum, pas plus. La raison ? Plus les salariés sont nombreux, moins ils prennent soin de la machine. Concrètement, on comptera toujours sur quelqu'un d'autre pour régler les problèmes de bourrage ou changer le toner. Un comportement qui réduit d'autant la durée de vie de l'imprimante.

2 LES MULTIFONCTIONS
OPTIMISEZ VOTRE ESPACE AVEC UNE MACHINE «TOUT-EN-UN»

Idéales pour les services qui numérisent et photocopient leurs documents, les multifonctions permettent de gagner de la place.

Les multifonctions présentent de multiples avantages. En combinant les fonctions d'imprimante, scanner, copieur et, parfois, fax, elles sont parfaites pour les entreprises en manque de place. Ou bien pour des services spécifiques, tels que la comptabilité ou les ressources humaines, qui jonglent souvent entre la numérisation, la réception et l'envoi de documents. En outre, ces «tout-en-un» peuvent, depuis peu, être raccordées à votre réseau informatique grâce à une connexion wi-fi. Il est donc possible d'installer la multifonction presque n'importe où dans l'entreprise.

En revanche, ces machines ne sont pas toujours idéales pour une PME. Tout d'abord, leur vitesse d'impression est souvent inférieure à celle des monofonctions. En outre, si vos volumes d'impression sont élevés, vous devrez viser des «tout-en-un» moyen, voire haut de gamme. Et donc compter 600 euros minimum. Reste un dernier problème de taille : en cas de panne, ce n'est pas une machine mais bien quatre que vous perdrez d'un seul coup.

Si vous décidez d'acheter une multifonction, le meilleur critère à prendre en compte est le TCO (pour «total cost of ownership» ou coût total de possession). En effet, une machine peu onéreuse peut le devenir, notamment à cause du prix des cartouches d'encre ou des toners. Si, pendant longtemps, le coût de l'impression était moins élevé avec des imprimantes laser, ce n'est plus le cas aujourd'hui. Les jet d'encre sont très compétitives.