LA VISIOCONFERENCE, POUR SE REUNIR SANS SE DEPLACER

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C'est une réunion rondement menée. Pourtant, le responsable de production se trouve dans les locaux d'une filiale italienne, le directeur commercial est en déplacement à Paris et le directeur marketing n'a pas bougé du siège social de l'entreprise, à Nantes. Tous les trois ont pu réaliser leur compte-rendu, les yeux dans les yeux, presque comme s'ils étaient à côté les uns des autres. Tout cela, grâce à la vidéoconférence. Longtemps réservée aux grandes entreprises, cette technologie est désormais à la portée des PME. En effet, les offres se sont simplifiées et les prix ont baissé. Une bonne chose puisque les avantages que procure la vidéoconférence sont nombreux, en particulier pour les sociétés qui possèdent plusieurs sites.

Eviter les trajets inutiles

«La vidéoconférence présente les mêmes avantages que le téléphone, avec l'image en plus», résume Aymerick Merveilleux du Vignaux, directeur général adjoint de Comiris, une société spécialisée dans les outils de collaboration à distance. Cette technologie permet de voir, au sens propre, son interlocuteur, sans avoir besoin de se déplacer. L'image facilite la communication entre les différents protagonistes d'une réunion, tout en évitant l'aspect impersonnel du téléphone. Les collaborateurs peuvent ainsi travailler sur des dossiers et fichiers communs (Powerpoint, Excel, Word, etc.) sans quitter leur bureau. Conséquence directe pour une PME : elle réduit ses frais de déplacements professionnels. Un argument qui fait mouche, surtout en période de crise.

Si l'impact financier est appréciable pour l'entreprise, la réduction des trajets est aussi un point important pour les salariés. « C'est un moyen d'améliorer la qualité de vie de certains cadres, notamment ceux qui sont souvent sur les routes», plaide Isabelle Scemba, chef de produit communications unifiées chez Microsoft. Parallèlement, cette technologie augmente la productivité générale de l'entreprise. Car les salariés perdent beaucoup moins de temps dans les transports.

AYMERICK MERVEILLEUX DU VIGNAUX, directeur général adjoint de comiris

«La vidéo conférence améliore la qualité de vie des collaborateurs qui sont souvent sur les routes.»

Visioconférence ou webconférence ?

Dernier argument en faveur de la vidéoconférence : l'impact environnemental. Limiter ses déplacements, c'est aussi limiter ses émissions de CO2. Un plus non négligeable, sur lequel vous pourrez communiquer auprès de vos clients et salariés. Reste le choix de la technologie. Vous pouvez opter pour la visioconférence ou la webconférence. La visioconférence s'appuie sur une salle de réunion équipée de caméras, d'un grand écran plat et, surtout, d'une «box» permettant la compression et l'envoi de vos données. Cette technologie apporte une qualité d'image optimale et une connexion stable. C'est certainement le meilleur choix pour une PME qui dispose de plusieurs sites. Cependant, cette qualité a un coût non négligeable. «L'équipement d'une salle de visioconférence revient à environ 15 000 euros HT», estime Aymerick Merveilleux du Vignaux (Comiris). Vient ensuite le coût de paramétrage du système, sa maintenance et la mise en place d'une ligne SDSL dédiée (c'est-à-dire une connexion à Internet dont les débits d'envoi et de réception sont identiques), soit environ 300 euros HT par mois.

L'autre solution, pour une PME, est d'utiliser les webconférences. Vous vous connectez à une salle de réunion virtuelle, via un logiciel (Skype, Microsoft Office Live Meeting, Tixeo...) ou un site internet (Multimedia conference, Genesys Meeting Centre, Directmeeting, Nuba...). L'avantage principal de cette méthode ? Son coût. En effet, au niveau du matériel, une connexion ADSL, un ordinateur et une webcam suffisent. Soit un investissement de 2 000 euros HT maximum. Si vous passez par un site internet, vous serez généralement facturé à la minute pour chaque participant (environ 30 centimes d'euro/min). A l'inverse, un logiciel peut être acheté ou loué au mois. Par exemple, Microsoft Office Live Meeting 2007 coûte, à la location, 3,83 euros par mois et par utilisateur. Seul bémol des webconférences : une qualité d'image médiocre, souvent floue et saccadée. Votre choix devra donc être guidé par vos besoins techniques plutôt que par l'aspect financier.

DAMIEN PATRIARCHE, directeur général de patriarche & co.

TEMOIGNAGE

La visioconférence est un accélérateur de croissance


Un siège social au Bourget-du-Lac, en Savoie, et des agences à Paris, Lyon, Annecy, Montréal et Hanoï. L'implantation multisite de Patriarche & Co, une agence d'architecture et d'ingénierie de 110 salariés, pourrait poser des problèmes d'organisation. Grâce à la visioconférence, il n'en est rien. « Nos agences comptent une dizaine de salariés. Chacun peut travailler sur des projets communs grâce à nos salles de visioconférence», explique Damien Patriarche, dg de la PME. Chaque agence dispose d'une salle de réunion avec un grand écran et des caméras. Les images retransmises sont de la qualité «d'un programme de télévision, précise le dirigeant. Les architectes peuvent dessiner des plans sur un tableau et zoomer pour montrer leur travail aux autres». Grâce à cette organisation, l'entreprise peut mobiliser, à tout moment, ses compétences sur un projet, ce qui lui a permis de répondre à de nombreux appels d'offres en France et à l'étranger. Conséquence directe : Patriarche & Co a connu, l'année dernière, une progression de 20 % de son activité. En outre, l'utilisation de cette technologie a stabilisé les frais de déplacements professionnels de l'entreprise, alors qu'elle a recruté près de 40 nouveaux collaborateurs en une année. Le dg met aussi en avant l'impact écologique de la visioconférence : «En évitant de multiplier les trajets, nous limitons nos émissions de CO2». Côté investissement, la PME a déboursé 12 000 Euros HT pour chacune de ses salles de réunion. Un investissement rentabilisé «en un trimestre», assure le dirigeant. Quant à l'installation, elle n'a pris que deux mois. De quoi voir l'avenir en vert.