Journées portes ouvertes: opération séduction!

Votre mission, si vous l'acceptez, consiste à inciter prospects et clients à se déplacer jusque dans vos locaux pour découvrir vos atouts. Loin d'être une mission impossible, c'est le but des journées portes ouvertes. Paré de vos plus beaux atours, vous leur déroulez le tapis rouge avec une idée en tête: leur en mettre plein la vue pour conclure l'affaire. Sur le moment, ou lors d'un prochain rendez- vous. Pour que vos portes ouvertes soient un succès, il faut les préparer au moins deux mois à l'avance. Marche à suivre pour faire tomber... les commandes.

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Hubert Dupuy, directeur, ANAé

« Multipliez les occasions de faire connaître votre journée portes ouvertes. »

1. Placez vos salariés au coeur du dispositif de conquête

Des intrus ont envahi leur entreprise et ils doivent jouer les hôtes irréprochables! Pas évident pour vos troupes de troquer leur casquette de technicien, de standardiste ou de chef de projet pour celle de guide de leur environnement de travail. C'est pourquoi Hubert Dupuy directeur de l'Institut de l'événement ANAé, organisme de formation dédié à tous les acteurs de la communication événementielle, recommande de les inclure dans la démarche dès le début. Attention, il ne suffit pas de leur attribuer des tâches (rédiger les panneaux explicatifs, lancer les invitations, orienter les automobilistes, accueillir les visiteurs, mener les démonstrations...). L'expert estime essentiel « de leur expliquer les objectifs de l'opération et de leur demander leur avis sur sa mise en oeuvre ». Un membre de l'équipe qui vient à reculons et c'est toute la dynamique de groupe qui s'écroule. Sans parler de l'image désastreuse auprès des cibles d'une personne qui a l'air absente ou mécontente.

2. Invitez les visiteurs en grande pompe

Vous êtes disponible toute l'année, d'accord mais, ces jours-là, vous leur sortirez le grand jeu? Dites-leur! « Multipliez les occasions et les moyens de le faire savoir », conseille Hubert Dupuy: affiches en devanture de boutiques, flyers sur les comptoirs des points de vente ou sur un salon professionnel, publicité dans la presse locale, relations presse, distribution de brochures dans les boîtes aux lettres de la zone de chalandise, etc. Contactez également les profils intéressants de votre base de données par e-mailing. Puis relancez-les par téléphone, à quelques jours de l'événement. Les prospects qui vous ont particulièrement tapé dans l'oeil et les bons clients auront droit à un traitement privilégié: carton d'invitation, voire petit mot écrit à la main et un traitement VIP le jour J.

LE TEMOIGNAGE DE
Emeric Leboucher, chargé d'affaires de Pépinières conseil: « Notre journée portes ouvertes draine un millier de visiteurs »

Deux fois par an, un dimanche du printemps et un de l'automne, la société normande Pépinières conseil ouvre les portes de son point de vente et de sa cour à l'occasion de ce qu'elle a baptisé, voici six ans, «Jardin expo». En octobre dernier, un millier de visiteurs venus de 50 km à la ronde ont admiré les 5 000 m² d'aménagements. Si l'espace extérieur est ouvert à l'année, Emeric Leboucher, le chargé d'affaires de l'entreprise familiale, fait en sorte qu'à cette occasion, « les clients et les prospects en prennent plein les yeux ». En amont, il affecte ainsi deux salariés à ce chantier durant les 15 jours précédant l'événement. Leur mission: « Mettre en avant les nouveaux produits et s'assurer que tout brille et que rien ne dépasse », souligne le fils des dirigeants. Dès l'ouverture, les deux apprentis font la circulation aux abords de la pépinière et accueillent les visiteurs. Les deux vendeuses renseignent les acheteurs et les quatre commerciaux prennent les coordonnées des plus intéressés. Ils les recontacteront ultérieurement, ainsi que les visiteurs qui ont rempli le coupon-réponse pour gagner une plante.
« L'organisation des deux portes ouvertes annuelles nous évite de courir les salons régionaux pour trouver des prospects », apprécie Emeric Leboucher. Autre avantage: elles développent la notoriété de l'entreprise. Pour mettre toutes les chances de son côté, le chargé d'affaires mise sur plusieurs canaux: la radio locale via des spots de publicité et le marketing direct via la distribution de dépliants dans les boîtes aux lettres quelques jours auparavant. Enfin, organisé et prévoyant, il prend le soin d'offrir tous les ans à ses clients un calendrier qui annoncent les dates des deux portes ouvertes.

Pépinières

- Activité
Aménagement paysager
- Ville
Le Bény-Bocage (Calvados)
- Forme juridique
SARL
- Dirigeants
Eric et Edith Leboucher, 57 et 56 ans
- Année de création
1981
- Effectif
28 salariés
- CA 2011
2,3 MEuros

3. Démontrez la valeur ajoutée de votre événement

Dans un monde où prospects et clients sont sursollicités, pourquoi prendraient-ils la peine de se déplacer pour venir vous voir? Réponse: parce que vous êtes le meilleur, celui qui sort de la masse. « Cette valeur ajoutée, vous devez la mettre en valeur dans l'invitation », affirme Jean-Pierre Rose, directeur de Propulsion 3000, structure de conseil et de formation en expertise commerciale qui organise des événements pour le compte d'entreprises. Qui s'enthousiasmera à l'idée d'assister à «une présentation des produits de l'entreprise X»? En revanche, la promesse d'une démonstration des talents du meilleur ouvrier de France suscite davantage l'envie. « Rien ne vous empêche de faire appel à un invité de marque (journaliste, consultant, auteur d'un ouvrage de référence) qui décidera peut-être les hésitants », ajoute le spécialiste. Dernière carte dans votre jeu, sûrement moins chère et plus simple: la venue de clients qui témoigneront de vos capacités à satisfaire leurs besoins.

4. Occupez-vous constamment des visiteurs

Commencez par accueillir les curieux avec un mot de bienvenue. L'occasion pour vous d'évoquer en quelques phrases les atouts de votre entreprise. Les différents supports de communication choisis (panneaux, écrans, démonstrateurs) viennent alors renforcer vos propos. La force de vente s'attaque en douceur aux cibles auxquelles elle apporte des compléments d'information ou envoie vers le collaborateur le plus à même de répondre à leurs questions (un technicien, par exemple). « N'oubliez pas de prévoir un buffet autour duquel peuvent s'amorcer des discussions détendues », suggère Hubert Dupuy (ANAé). En fin de circuit, le cas échéant, incitez vos invités à s'arrêter dans un espace de vente où vous aurez mis à la vue de tous vos produits les plus attirants. « Et ne les laissez pas repartir sans un cadeau souvenir », souligne Jean-Pierre Rose (Propulsion 3000). Ce petit objet (allant du stylo à l'échantillon en passant par le bloc-notes ou le calendrier) fait toujours son effet. Une fois rentrés chez eux ou à leur bureau, les visiteurs se rappelleront plus facilement de votre marque et vous associeront à un événement agréable.

5. Récoltez les numéros de téléphone

Comme il est impossible de répondre à toutes les sollicitations le jour même, veillez à collecter un maximum de contacts. En B to B, demandez systématiquement les cartes de visite à l'entrée, afin de construire une base de contacts que vous relancerez par la suite. En B to C, un jeu-concours semble plus pertinent. Il s'agit de poser deux ou trois questions en rapport avec le thème de votre journée. Ceux qui répondent correctement et sont tirés au sort remportent un prix (produit de votre société, week-end gastronomique, équipement high-tech, chèques ou coffrets-cadeaux, etc.). « Ainsi, vous avez en votre possession des coordonnées fort utiles au moment de vous relancer dans une opération séduction », conclut Hubert Dupuy (ANAé).

Jean-Pierre Rose, directeur, Propulsion 3000

« Ne laissez pas vos visiteurs repartir sans un cadeau souvenir. »