Imprimantes: réduisez vos coûts en achetant malin

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Les entreprises françaises auraient dépensé près de 18 milliards d'euros en impression en 2008. C'est ce qu'indique une étude du Centre pour la recherche économique et commerciale (Centre for Economics and Business Research, CEBR), réalisée en janvier 2009 pour le constructeur d'imprimantes Oki Printing Solutions. Un budget qui ne semble pas près de diminuer, car la dématérialisation totale des documents n'est pas pour demain. En effet, selon une étude réalisée par Hewlett-Packard et publiée en février 2009, 75% des Français utilisent le papier pour «mener à bien leurs réflexions» et «prendre les bonnes décisions». En outre, le support papier leur permet de travailler en dehors du bureau. A titre d'exemple, en France, plus de 25% des salariés de PME avouent travailler le week-end, toujours selon les travaux de Hewlett-Packard. Un pourcentage relativement élevé, puisque leurs homologues britanniques ne sont que 20% à en faire autant. Les PME ne semblent donc pas prêtes à se passer de leurs imprimantes, malgré un coût d'impression important.

La gestion de ce poste, en revanche, pourrait être amenée à évoluer. L'étude du CEBR montre que 2,9 milliards d'euros d'économies annuelles pourraient être réalisés. Pour expliquer ce gaspillage, l'étude met en avant une production mal maîtrisée en interne, des impressions sur du matériel inadapté, voire vétuste, et une politique d'externalisation parfois sans fondement. Pourtant, certaines règles de bon sens permettraient d'alléger la facture. Ainsi, Stéphane Matyas, président du Syndicat national des entreprises de systèmes et de solutions d'impression (Snessi), conseille de programmer, par défaut, l'impression en recto verso et en format A4, afin de limiter la consommation de papier. «Vous pouvez aussi sécuriser les impressions, souligne-t-il. Le collaborateur devra utiliser un badge ou bien entrer un code pour pouvoir utiliser l'imprimante. Vous réduirez ainsi grandement vos volumes d'impression.» Enfin, une politique de sensibilisation peut être menée au sein de l'entreprise, en mettant en avant l'argument écologique lié au gaspillage du papier.

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Caractérisées par un prix attractif, les imprimantes monofonctions conviennent parfaitement pour vos impressions courantes.

1 Les monofonction idéales pour vos impressions quotidiennes

Les imprimantes monofonctions restent plébiscitées par les PME, malgré une perte de vitesse depuis quelques années. Les noir et blanc, notamment, sont efficaces pour sortir des documents de travail consultés uniquement en interne. Seuls comptent le volume et le coût par page. Sur ce terrain, les imprimantes monochromes monofonctions présentent un réel atout.

Une PME de 30 salariés peut, en effet, acheter quatre imprimantes adaptées à ses besoins pour un budget inférieur à 4 000 euros TTC. Cependant, une entreprise ayant un volume d'impression supérieur à 1 500 pages par mois devra se tourner vers des machines plus perfectionnées (voir notre tableau). Dans un autre registre, les imprimantes monofonctions couleurs offrent une véritable souplesse à l'entreprise. Ces outils sont, par exemple, idéaux pour la réalisation de documents commerciaux.

Reste le choix entre l'impression laser et son équivalent jet d'encre. Contrairement aux idées reçues, ces dernières sont (re)devenues très compétitives depuis quelques mois, aussi bien en termes de prix qu'au niveau de la qualité. Des arguments décisifs auprès des entreprises souhaitant maîtriser leur budget. Ainsi, là où une imprimante laser présente un coût par page d'environ 2,5 centimes d'euros en noir et blanc, une jet d'encre affiche, elle, un coût de 0,66 centime par page. L'écart se creuse s'agissant de la couleur. Parallèlement, les jets d'encre consomment moins d'électricité que leurs jumelles laser. Ainsi, quand une entreprise calcule le coût total de possession (ou TCO pour «Total cost of ownership»), en prenant en compte la maintenance et le prix des consommables, la plupart des imprimantes récentes à jet d'encre tirent parfaitement leur épingle du jeu.

Les multifonctions très perfectionnées permettent un interfaçage avec des logiciels métiers, tels que les ERP.

2 Les multifonctions le «Tout-en-un» à prix réduit

Ce sont les étoiles montantes du marché. Elles regroupent, en un seul appareil, fax, photocopieur, scanner et imprimante. Toutefois, dans cette catégorie «couteau suisse», une distinction est à faire entre les «tout-en-un» et les «vraies» multifonctions. Les premières sont assez simples. Elles disposent de plusieurs fonctionnalités, mais leurs capacités ne sont pas très développées. Par exemple, le volume d'impression est réduit, la sortie de documents recto verso lente, et le chargeur automatique de feuilles limité. De fait, ces appareils sont adaptés à des structures ayant un faible volume d'impression (moins de 500 pages par mois). Elles conviennent parfaitement à des services de quatre ou cinq personnes, pour une utilisation quotidienne. Leur prix, souvent inférieur à 600 euros, reste attractif.

Les multifonctions, ou copieurs, sont plus perfectionnées, voire surdimensionnées pour certaines PME. «Ces imprimantes sont à envisager si elles répondent à des spécificités métiers, souligne Pascal Handy, chef de marché chez Epson. Dans une entreprise de logistique, un chauffeur pourra, par exemple, scanner son bulletin de livraison sur une multifonction. Il sera alors numérisé et envoyé directement dans le dossier client adéquat.» Concrètement, ces appareils peuvent être interfacés avec des progiciels de gestion intégrés (ERP) pour gérer un document de sa forme électronique à son format papier. Reste qu'ils présentent un défaut majeur: la perte des quatre fonctionnalités en cas de panne. De ce fait, de nombreuses PME conservent une imprimante monofonction monochrome pour les cas d'urgence.