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III/ Externaliser sa comptabilité
A - Pourquoi externaliser sa comptabilité ?
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L'externalisation des fonctions comptables et de la paie est monnaie courante dans les entreprises qui ne disposent pas des moyens pour assurer la tenue comptable en interne. Traditionnellement, les dirigeants de PME externalisent leur comptabilité en phase de création d'entreprise, puis la réintègrent en phase de développement. Mais la vague de l'externalisation des fonctions non stratégiques, qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur coeur de métier, incite un nombre croissant de PME et de PMI à confier durablement leur comptabilité et leur paie à un cabinet spécialisé. Deux tâches sont a priori «externalisables». La première, la gestion comptable de l'entreprise, est confiée à un cabinet d'expert-comptable. Elle recouvre la tenue de la comptabilité générale, qui donne une image fidèle du patrimoine de l'entreprise et de sa situation financière, le traitement des pièces liées à l'activité commerciale (facturation, recouvrement), la comptabilité fournisseurs, et les déclarations fiscales (TVA, TVS, taxe professionnelle par exemple). La deuxième fonction susceptible d'être confiée à un prestataire extérieur est la gestion sociale, c'est-à-dire la paie et les déclarations connexes. Selon une étude publiée par Markess International en 2007 plus d'un tiers des entreprises externalisent déjà la paie, notamment le calcul et la production des bulletins de paie, la livraison des fichiers d'écritures comptables qui y sont liées et l'archivage des données.
C'est d'ailleurs en matière d'édition de paie que l'on trouve sur le marché la plus grande variété d'acteurs. Vous avez le choix entre les cabinets d'expertise comptable et les sociétés spécialisées. Il faut distinguer les offres de prestations de services des offres d'exécution de la paie via une interface internet. Car ces dernières ne vous permettent pas d'externaliser véritablement la tâche, mais simplement d'utiliser des outils dédiés (solutions logicielles, bases de données). Une multitude d'acteurs se disputent le marché. Le principe est toujours le même : chaque mois, vous transmettez vos données par e-mail, fax, téléphone ou courrier. En retour, votre prestataire édite vos bulletins de paie et établit vos déclarations sociales. Il assure bien évidemment une veille réglementaire, met à votre disposition une hot line juridique et produit des tableaux de bord. La prestation complète est facturée entre 1 5 et 23 euros HT par bulletin de salaire émis. En outre, plus la PME compte d'heures supplémentaires, plus l'exercice devient complexe et donc coûteux. Dans tous les cas, n'hésitez pas à faire jouer la concurrence.
B - L'échange d'informations, gage d'une externalisation réussie
L'orgnanisation des échanges d'informations relève d'une décision commune prise avec votre prestataire. En général, celui-ci vous propose plusieurs formules. Pour la comptabilité (déclarations fiscales et édition d'un tableau de bord), un collaborateur est dépêché sur place, dans vos locaux, pour collecter l'information (essentiellement les factures), et poser les questions nécessaires à la compréhension des écarts éventuels (notes de frais inexactes). L'échange de données peut également être dématérialisé. Il vous suffit alors de scanner vos pièces et de les transférer par e-mail au prestataire. Enfin, certains acteurs du marché privilégient la mise à disposition d'un site internet et vous permettent de communiquer via un accès sécurisé.
Le choix d'un prestataire s'opère après avoir consulté plusieurs professionnels (au moins trois). Le plus simple est de procéder par appel d'offres. Chacun répondra en spécifiant ses tarifs, ses méthodes de travail et ses références clients. Vous pourrez alors choisir en connaissance de cause. Méfiez-vous des prestataires qui annoncent des tarifs très compétitifs mais risquent de facturer des services complémentaires en cours de contrat. C'est pourquoi mieux vaut négocier une offre forfaitaire comprenant toute la prestation D'ailleurs, le coût ne doit pas être votre seul critère de choix. L'externalisation ne réussit que si la confiance s'installe entre les deux partenaires. Veillez aussi à ce que votre prestataire engage sa responsabilité en cas d'erreur imputable à ses services, comme une erreur de déclaration à l'Urssaf. Car - et c'est un point fort de l'externalisation - la formule vous permet de transférer à votre prestataire la responsabilité de vos déclarations. Vous vous protégez ainsi d'éventuelles poursuites juridiques et, surtout, des pénalités liées aux erreurs ou au non-respect d'une législation complexe et contraignante.
TEMOIGNAGE
Christian Buffa, gérant de la société Le Miramar
« L'externalisation me permet de me concentrer sur mon métier»
Depuis qu'il a repris, il y a six ans, les rênes du restaurant Le Miramar à Marseille et développé l'activité de l'entreprise, l'effectif est passé de douze à quarante-cinq salariés. Ne pouvant pourvoir à tout, Christian Buffa a donc décidé d'externaliser certaines tâches, parmi lesquelles la gestion de la paie et une partie de la comptabilité, pour se concentrer sur son coeur de métier. «En confiant la réalisation de la paie à mon expert-comptable, je m'assure de bénéficier d'un travail de qualité et j'évite les risques d'erreurs», explique-t-il. En outre, au lieu d'employer un comptable en interne, le dirigeant de l'entreprise a pu faire évoluer ce poste - qui existait auparavant en assistant de direction, fonction qui lui faisait défaut. Certes, il faut organiser les modalités de transmission de l'information, mais Christian Buffa se dit satisfait de la prestation offerte. Même si, reconnaît-il, «le risque est de perdre la main sur des informations cruciales», ce qu'il évite soigneusement en gardant l'oeil sur les documents transmis. Enfin, côté coûts, L'externalisation de la comptabilité lui semble un peu plus onéreuse que si elle était tenue en interne. Pour autant, «son gros avantage est d'éviter la gestion des arrêts maladies ou des absences du comptable».
SARL LE MIRAMAR >> REPERES
Activité : Restaurant
Ville : Marseille
Forme juridique : SARL
Dirigeant : Christian Buffa, 35 ans
Anné de création: 2003
Effectif: 45 salariés
CA 2008 : 2,7 MEuros
AVIS D'EXPERT
Pierre Grafmeyer, expert-comptable, commissaire aux comptes, associés du cabinet Odicéo (Villeurbanne)
« L'externalisation exige une réorganisation des services »
L'externalisation de la comptabilité d'une entreprise auprès d'un cabinet d'expert-comptable est monnaie courante dans le secteur des TPE. En revanche, selon le Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables, les PME disposent en général d'un service comptable et la tenue de la comptabilité s'opère donc en interne. Néanmoins, les PME représentent un marché potentiel pour les experts. Selon Pierre Grafmeyer, «ce marché est plus sophistiqué que celui des TPE». C'est pourquoi les PME qui emploient plus d'une centaine de salariés doivent «signer un contrat d'externalisation qui stipule, de façon très précise, les devoirs et attentes de l'entreprise et du cabinet d'expertise comptable». Plus précisément, «le chef de la PME doit réorganiser ses services afin de mettre en place les bons procédés de transfert de l'information et s'assurer qu'il ne perd pas, pour autant, la main sur les informations vitales pour son entreprise» ajoute l'expert.
A savoir !
La loi de simplification du droit du 13 mai 2009 autorise la publication de bulletins de salaire dématérialisés. Les entreprises peuvent donc émettre des bulletins de paie électroniques en lieu et place des documents imprimés. L'autorisation du salarié est néanmoins requise, tout comme le caractère non modifiable du format est exigé.
