I/ Informatiser chaque service de l'entreprise

A - Choisir son serveur

La mise en place de tout réseau informatique passe obligatoirement par l'installation d'un serveur. Centre névralgique de votre structure, cet ordinateur va centraliser l'ensemble de vos données tout en les protégeant. D'autres fonctionnalités peuvent être ajoutées, telles que la mise en place de logiciels métier, qui seront partagés entre tous les utilisateurs de votre entreprise, ou la création d'une messagerie collaborative. Votre serveur doit donc être capable de supporter un grand nombre de connexions en même temps. Il doit aussi être fiable pour éviter les pannes. Lorsque vous le choisissez, vous devrez garder en tête deux points capitaux : le nombre de collaborateurs qui y ont accès et les fonctionnalités que vous comptez utiliser. Pour vous guider dans cet achat, n'hésitez pas à faire appel un prestataire spécialisé, qui pourra aussi vous aider à paramétrer le matériel, ainsi qu'en assurer la maintenance.

Le prix d'un serveur est généralement bien plus élevé que celui d'un ordinateur classique. La raison principale ? Sa robustesse. Les composants utilisés sont d'une qualité supérieure, rendant votre machine plus sûre. De plus, les processeurs, mémoires et disques durs utilisés sont bien plus puissants. Pour une entreprise de moins de dix collaborateurs, il faut compter environ 2 500 euros tout compris (logiciel antivirus, système d'exploitation, etc.). A noter, la présence d'un onduleur est indispensable. En effet, cet équipement permet à vos ordinateurs de fonctionner pendant une courte durée après une coupure de courant. Au-delà de 10 salariés, il vous faudra débourser au minimum 4 000 euros, voire beaucoup plus selon les fonctionnalités choisies. Sachez néanmoins que la durée de vie d'un serveur est supérieure à celle d'un ordinateur lambda. S'il est généralement conseillé de renouveler son parc informatique tous les trois ans, la durée de vie d'un serveur est de l'ordre de quatre à cinq ans.

Dernier point important : choisissez un serveur évolutif si vous êtes en phase de création d'entreprise. Si votre structure croît rapidement, votre serveur devra suivre.

AVIS D'EXPERT : Yvan Castellari directeur d'Exens, groupe Business & Decision

« Une entreprise qui installe un ERP gagne en réactivité et en rentabilité »
Pour l'expert d'Exens (groupe Business & Decision), «les progiciels de gestion intégrés (ERP) sont encore plus indispensables pour les petites structures que pour les grandes». La raison ? Ces solutions permettent de structurer et de normaliser le processus de production d'une entreprise, «ce qui est rarement le point fort d'une PME», poursuit-il. Yvan Castellari fait, à ce sujet, une mise en garde : pour lui, l'installation d'un ERP doit faire l'objet d'une véritable réflexion en amont. De fait, dans certains cas, il n'est pas intéressant d'intégrer toutes les briques d'un progiciel de gestion. «Par exemple, il est parfois plus judicieux pour une petite structure d'externaliser uniquement son service de paie», explique-t-il. C'est pour cette raison que chaque entreprise doit absolument détailler son cahier des charges, et «ne pas se contenter des conseils d'un éditeur». Enfin, Yvan Castellari rappelle que l'installation d'un ERP est une transformation en profondeur de l'entreprise. Il faut donc former les collaborateurs et assurer un suivi, pour qu'ils s'adaptent rapidement à leur nouvel outil . « Ces étapes essentielles doivent être prises en compte lors de l'appel d'offres et dans le montant de l'enveloppe budgétaire accordée au projet», conclut-il.

B - Informatiser sa gestion

Fluidifier sa gestion, mieux encadrer les activités administratives de l'entreprise, standardiser ses méthodes de travail, contrôler les différents circuits de validation... Tout comme les grands comptes, les petites et moyennes entreprises peuvent tirer le meilleur parti des progiciels de gestion intégrés (PGI, ou ERP en anglais) Car ceux-ci ne sont plus l'apanage des grandes organisations. Forts d'une demande croissante des PME, les plus grands éditeurs (SAP Sage, Cegid... ) ont adapté leur offre aux besoins des petites structures. De leur côté, des éditeurs tels que Microsoft ou Divalto se focalisent sur le marché des PME et PMI, avec des solutions dites «packagées», dont chaque module correspond à un domaine d'administration, de la comptabilité à la paie en passant par les achats, les ressources humaines, les stocks ou les approvisionnements.

Autre caractéristique des solutions packagées : elles sont verticales, c'est-à-dire adaptées à vos spécificités métier, évolutives et personnalisables en fonction de votre organisation. Faciles à mettre en oeuvre et simples d'utilisation, elles sont accessibles en termes de prix. Si vous décidez d'acheter une licence, le ticket d'entrée se situe autour de 1 500 euros. Leur déploiement peut être très rapide : comptez de 1 5 à 40 jours suivant le nombre de modules souscrits et le périmètre à couvrir.

Pour réussir la conduite d'un projet de gestion informatisée, il convient toutefois d'observer certaines règles.

Le choix de l'éditeur est important. Il repose sur sa capacité à coller aux spécificités de votre secteur d'activité. Il en va de même pour le choix de l'intégrateur, qui assurera la mise en oeuvre, le pilotage et le paramétrage du logiciel

La définition du périmètre des fonctions que vous souhaitez intégrer au logiciel doit être convenue en amont du déploiement

Une migration adaptée au périmètre et au contexte de chaque entreprise pouvant aller du «Big Bang» (migration effectuée en une seule fois) au lotissement par fonction (migration réalisée par étapes)

Le nombre d'intervenants doit être limité, notamment en cas de développements spécifiques, afin d'éviter les empilements technologiques incohérents.

La formation de vos utilisateurs est également un point crucial pour la réussite de votre projet. La plupart des éditeurs disposent d'un réseau de partenaires spécialisés en conduite du changement, qui pourront répondre à cette exigence.

TEMOIGNAGE Nicolas Pajot, p-dg des Laboratoires Prod'Hyg

« Grâce à mon logiciel de gestion, je prends mes décisions plus rapidement »
En juin 2007, les Laboratoires Prod_Hyg ont décidé de faire table rase du passé et de mettre en place un nouveau progiciel de gestion intégré (PGI). Après avoir passé six éditeurs en revue, la PME a finalement opté pour SAP L'entreprise voulait un logiciel qui puisse gérer la comptabilité, les stocks, la facturation, apporter une aide aux commerciaux et faire de la gestion de projet. «Le progiciel de gestion intégré est une véritable boîte à outils qui me donne une vision en temps réel de mon activité, souligne Nicolas Pajot. Je n'ai plus besoin de compiler les informations se trouvant sur différentes feuilles Excel pour connaître l'état de mes stocks, de mes ventes ou de mes achats. A la fin du mois, il suffit de cliquer sur un bouton pour obtenir la situation exacte de chacun de mes services. » Le PGI constitue donc un outil de gestion parfaitement adapté pour le chef d'entreprise, qui avoue «prendre désormais ses décisions plus rapidement». Une aide décisionnelle qui a tout de même un coût. Au total, entre l'achat des licences, la formation des collaborateurs, le renouvellement des ordinateurs et l'intégration de l'application, les Laboratoires Prod'Hyg ont déboursé environ 90 000 euros. A cela, il faut ajouter 5 000 euros par an pour la mise à jour du logiciel et la maintenance du système. Quant à l'intégration, elle a été rapide, puisqu'il n'aura fallu que quatre mois pour que le logiciel soit opérationnel


LABORATOIRES PROD'HYG - REPERES
Activité : Développement fabrication, négoce et distribution de matières premières pour la fabrication de cosmétiques
Ville : Houdan (Yvelines)
Forme juridique : SA
Dirigeant : Nicolas Pajot
Année de création : 1947
Effectif : 20 salariés
CA 2008 : 4 MEuros

C - Automatiser sa chaîne de production

Toutes les entreprises productrices de biens matériels sont concernées par l'optimisation de leur chaîne de production.

Qu'il s'agisse de produire sur commande ou sur stock, ponctuellement ou en série, de petits ou de gros volumes, les progiciels dédiés à la fonction production permettent d'optimiser chaque étape du cycle de fabrication. Traçabilité des matériaux et des produits finis, gestion des flux de marchandises, calculs des coûts de fabrication, génération de codes-barres d'identification, suivi des commandes et des approvisionnements, planification de la production, calcul des coûts prévisionnels ou réels, gestion des nomenclatures... Telles sont les principales fonctionnalités proposées par les progiciels de production. En outre, la venue des outils décisionnels permet de séparer les données transactionnelles (ordonnancement, commandes achats/ventes...) des données décisionnelles (reporting, comptabilité...). Une différenciation essentielle pour la bonne marche des progiciels de gestion intégrée (PGI) par exemple.

Mais des solutions métier sont également disponibles, notamment pour les filières comme l'agriculture ou le BTP. Commercialisés sous la forme de modules complémentaires, ces logiciels s'intègrent à votre progiciel de gestion intégrée de base, afin de permettre aux différentes fonctions de l'entreprise de dialoguer entre elles, facilitant la prise de décision à chaque étape de la chaîne de fabrication.

D - Informatiser les publics nomades

Vous souhaitez accroître la productivité de vos équipes nomades, optimiser vos cycles de ventes, communiquer avec vos commerciaux et planifier leurs tournées ? Dans ce cas, vous avez intérêt à vous doter d'un véritable bureau mobile en misant sur les technologies nomades. Installées sur PDA, smartphones ou encore PC portables, ces solutions permettent d'exécuter à distance toutes sortes de tâches courantes : messagerie électronique, communications voix ou même gestion d'agenda. En fonction de vos besoins, elles peuvent également vous offrir un accès aux ressources internes de l'entreprise (catalogue, fichier clients, stocks) ou simplement améliorer le quotidien de vos flottes itinérantes. Il suffit, pour cela, d'équiper leurs terminaux d'applications spécifiques : logiciels de géolocalisation pour la recherche d'itinéraires, le trafic routier et la gestion des tournées ; logiciels de gestion administrative pour la planification et le reporting des ventes et pour l'édition de courriers ou de devis. Finalement, c'est donc tout le cycle de vente de votre entreprise que vous pouvez, pour ainsi dire, embarquer au coeur du bureau mobile.

Mais avant d'investir dans du matériel sophistiqué, il convient de déterminer le type de fonctionnalités dont vous souhaitez doter vos itinérants, en fonction des tâches qu'ils sont amenés à réaliser sur le terrain. Le meilleur dispositif est celui qui répondra à vos impératifs de productivité sans grever votre budget. Pour ne pas tomber dans le piège du suréquipement, déterminez, en amont, les besoins à couvrir : identifiez les tâches pouvant être améliorées, les conditions d'utilisation, le niveau d'expertise des collaborateurs concernés, sans oublier d'étudier les spécificités des différents terminaux.

- Les assistants personnels (PDA)

Ils sont maniables, légers et peu encombrants. Parfaits pour effectuer des tâches standard (agenda, carnet d'adresses, bloc-notes), ils peuvent aussi intégrer des applications plus complexes telles que la prise de commandes, le suivi des livraisons, l'envoi et la réception d'e-mails ou encore la lecture de codes-barres. Principaux avantages : leur coût, trois fois inférieur à celui d'un ordinateur portable ; leur facilité d'interfaçage avec les logiciels de l'entreprise ; et enfin leur évolutivité, puisqu'ils fonctionnent par simple ajout d'extensions.

Prix : à partir de 200 euros.

- Les smartphones

Mi-téléphone, mi-assistant personnel, le smartphone est un «deux-en-un» très apprécié pour son excellente autonomie (jusqu'à 300 heures en veille). Toutefois, son système d'exploitation est généralement moins ouvert que celui des PDA, et donc moins évolutif.

Prix : à partir de 200 euros pour un BlackBerry et jusqu'à 500 euros pour un Eten Glofish.

- Les tablettes ou ardoises PC

Elles combinent la puissance d'un PC portable et l'ergonomie d'un assistant personnel. De la taille d'un bloc-notes, les tablettes PC sont équipées d'un écran fonctionnant avec un stylet, qui permet d'éditer des documents et d'envoyer des messages manuscrits pouvant être convertis en texte.

Prix : à partir de 1 500 euros.

- Les PC portables et pocket PC

Plus encombrant et surtout plus coûteux que le PDA, le PC portable reste la solution idéale pour qui a besoin d'un outil de bureautique complet. Il permet d'effectuer des présentations, de stocker des informations lourdes (photos, images, fichiers...) et accueille toutes sortes d'applications logicielles, y compris des solutions telles que PowerPoint ou Photoshop. Doté de fonctionnalités similaires à celles du PC portable, le pocket PC offre l'avantage de la légèreté et d'une plus grande maniabilité.

Prix : à partir de 500 euros pour le PC portable et à partir de 300 euros pour le pocket PC.

TEMOIGNAGE : Jérôme Bourdon, responsable marketing de Novalto

« La mise en place du SFA a réduit le cycle de vente et augmenté notre taux de transformation »
Face à une croissance rapide, Novalto - qui met en place des comités d'entreprise virtuels les sociétés de moins de cinquante salariés - a choisi d'automatiser ses forces de vente. Les commerciaux, qui démarchaient des clients dans de nouvelles régions, étaient à la fois mobiles et très éloignés géographiquement du siège de la PME. «Nous avions besoin d'un outil permettant de récupérer et de transmettre facilement les informations de nos clients, puis de les partager entre nos dix commerciaux terrain», explique Jérôme Bourdon, responsable marketing. Echaudée par un premier échec de mise en place d'un logiciel SFA en interne, à cause notamment de problèmes techniques récurrents, Novalto n'a pas voulu refaire la même erreur L'entreprise a misé sur une solution libre ou open source (SugarCRM). «Nous pouvons ainsi développer des modules qui collent parfaitement à notre problématique. Par exemple, le logiciel calcule automatiquement la marge réalisée sur la vente de chaque produit, ce qui permet de suivre l'activité au plus près.» Grâce au SFA, Novalto a réduit son cycle de vente et le taux de transformation des commerciaux a augmenté. De plus, la PME dispose désormais d'un historique des actions commerciales menées auprès de chacun de ses clients. «De cette façon, nous sommes moins impactés parle départ d'un collaborateur», assure le responsable marketing. Quant aux freins humains liés à la mise en place de la solution, ils n'ont pas été nombreux. Les commerciaux ont été rapidement convaincus, notamment grâce à la simplicité d'utilisation du logiciel.
Mais la PME ne s'est pas arrêtée là. Depuis la fin de l'année, elle a mis en place un progiciel de gestion intégrée (ERP) open source, «un projet facilité par la solution déjà implantée dans l'entreprise», souligne Jérôme Bourdon. Tous les services de l'entreprise sont désormais informatisés.


NOVALTO - REPERES
Activité : Mise en place de CE virtuels pour les entreprises de moins de cinquante personnes
Ville : Francin (Savoie)
Forme juridique : SA
Dirigeants : Sylvain Bianchini, 38 ans, et Luc Jourdan, 50 ans
Année de création : 2001
Effectif :75 salariés
CA 2008 : 15 MEuros

E - Les solutions collaboratives

Mobiles ou sédentaires, vos collaborateurs doivent partager des projets, des documents ou applications professionnelles, communiquer en temps réel, voire se réunir sans systématiquement se déplacer. Grâce aux solutions collaboratives, vous pouvez favoriser ce travail d'équipe et augmenter la productivité des salariés impliqués dans un même projet. Le bureau collaboratif est en fait un lieu de travail virtuel dédié à des utilisateurs identifiés. Il s'agit ni plus ni moins d'un réseau local (Intranet) que vous pourrez doter des fonctionnalités de bureautique classiques, utilisables simultanément à plusieurs. Parmi les tâches les plus courantes, figurent le partage d'informations, la recherche documentaire, la mise à disposition d'annuaires, la gestion de projets, le partage d'agendas, l'échange sur des forums de discussion ou par le biais de messageries instantanées, les listes de diffusion, les chats ou encore la visioconférence. Bref, autant d'applications grâce auxquelles vos collaborateurs vont pouvoir stocker, consulter et partager toutes sortes de données. Quant à la mise en oeuvre, elle est facilement assurée par votre prestataire en infogérance.

F - L'informatique décisionnelle

Comme tout dirigeant, vous avez besoin de visibilité sur chacun des domaines importants de votre activité L'informatique peut vous y aider. Ainsi, en analysant vos courbes de ventes passées, vous pourrez mieux anticiper l'avenir de votre business. Or, pour ce faire, une simple base de données ne suffit pas. Il faut faire parler les informations stockées. Et les outils décisionnels, également appelés outils de pilotage, répondent précisément à cette attente.

Jusqu'ici réservés à l'élite des grands comptes, ils sont aujourd'hui parfaitement adaptés aux spécificités des PME et PMI et aux managers qui ont besoin de prendre des décisions sur des cycles de plus en plus courts. Souvent «packagées», ces solutions combinent la puissance des outils destinés aux grands comptes avec la souplesse de gestion nécessaire à une petite structure.

Simples à déployer dans des délais record (quelques heures seulement), les outils de pilotage vont permettre de faire parler toutes les données de l'entreprise (stocks, finances, ressources humaines, achats, marketing, etc.) pour en dégager des renseignements synthétiques sous forme de «vues», c'est-à-dire de tableaux et de graphiques. Ces analyses, détaillées ou d'ensemble, vous aideront à prendre les bonnes décisions à tous les niveaux de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez, d'un simple clic, générer la liste de vos clients inactifs ; ou encore mettre en perspective votre masse salariale avec votre chiffre d'affaires pour dégager le ratio chiffré de votre productivité. Vous pouvez aussi visualiser les performances de vos actions commerciales, rechercher le taux d'équipement par client ou suivre leur fréquence d'achat afin d'identifier es éléments sur lesquels agir en priorité Disponibles chez la plupart des éditeurs historiques, es outils de pilotage sont désormais accessibles aux PME et PMI, le prix étant fonction des options souhaitées. Le marché a connu de fortes concentrations depuis deux ans, ce qui a permis aux éditeurs de proposer des outils de pilotage plus complets. Leur niveau d'intégration est aussi plus flexible : vous pouvez décider d'équiper progressivement les services de votre entreprise. Votre décision doit donc résulter d'une analyse multicritère (taille de l'entreprise, PGI installés, solutions informatiques déjà présentes).

AVIS D'EXPERT Laurent Sirot, manager chez Business & Decision

« L'informatique décisionnelle donne une vision globale de l'entreprise en temps réel »
«Les logiciels de business intelligence (Bl) permettent aux chefs d'entreprise de prendre leurs décisions plus rapidement», explique Laurent Sirot. Concrètement, cet outil de pilotage croise, en temps réel, les données issues de vos différents systèmes d'information, tels qu'un progiciel de gestion intégré (PGI) ou un logiciel de gestion de la relation client (CRM). Ainsi, il permet de voir si les résultats sont cohérents avec les chiffres prévisionnels. Si tel n'est pas le cas, le dirigeant est alerté - les indicateurs-clés passent alors au rouge - et il peut rapidement prendre les décisions qui s'imposent. La mise en place d'un tel logiciel vous semble complexe ? Laurent Sirot est rassurant : «Sachez que, lors de l'installation d'un logiciel de business intelligence, votre entreprise ne craint rien. Cette application s 'ajoute au progiciel de gestion intégré de l'entreprise. Si un problème arrive pendant le déploiement, le premier continuera à fonctionner normalement. » Une précision importante, quand on sait que la mise en oeuvre d'un logiciel décisionnel prend généralement entre 6 et 12 mois.

G - La sécurité des systèmes informatiques

Virus, spams, intrusions... Les menaces qui guettent votre système informatique sont innombrables et les solutions de protection disponibles sur le marché, pléthoriques. La meilleure ? Celle qui s'adaptera à votre politique de sécurité et collera le mieux aux conditions d'usage de vos utilisateurs, sans limiter vos besoins propres. La plupart des éditeurs de solutions sécuritaires ayant atteint un degré de qualité technologique comparable, c'est donc sur la gestion de ces solutions qu'il convient de se focaliser L'essentiel d'une bonne défense repose sur la combinaison d'un antivirus et d'un pare-feu qui vont protéger votre réseau des attaques, mais aussi filtrer, voire bloquer les intrusions. Le choix de ces logiciels se fera en fonction de la taille de votre parc et de 'efficacité de votre système de protection. Pour remplir cet objectif, quelques règles s'imposent :

- La mise à jour des logiciels. Tous les logiciels, même les plus performants, intègrent des «failles de sécurité» qu'il faut corriger au fil du temps. C'est donc une véritable politique d'application des correctifs de failles qu'il convient de mettre en oeuvre. La plupart de ces tâches sont aujourd'hui automatisées, mais cela n'exclut pas de procéder à des vérifications périodiques afin de détecter les mises à jour (ou updates) manquantes et les éventuels points de vulnérabilité de votre système. Dans tous les cas, il est impératif de s'assurer que ces fonctions sont activées et que les correctifs sont régulièrement appliqués.

- La gestion du changement. Départs, embauches ou évolutions de postes provoquent des changements dans la gestion de votre politique de sécurité Pour prévenir tout dégât, il convient d'établir, puis de diffuser auprès de vos équipes une charte d'utilisation de vos outils informatiques. Elle a pour but d'expliciter es droits et devoirs des collaborateurs en matière d'informatique, ainsi que les différents niveaux d'accès aux données et applications que vous souhaitez accorder à chacun des collaborateurs. Elle décrira aussi les règles à mettre en oeuvre en cas de changements : le niveau d'accès à accorder aux nouveaux venus - et inversement -, le blocage de ces accès en cas de départ, ainsi que la suppression des mots de passe. Dans le même esprit, la charte définit le plan de sauvegarde de vos informations stratégiques, le type de contenus concernés par les «back-ups» (sauvegardes informatiques), la fréquence de leur mise à jour, ainsi que tous les processus à déclencher en cas de changement, matériel ou humain.

- La formation des utilisateurs. Les collaborateurs internes représentent la principale source de menace pour votre système informatique. Pour favoriser un usage idéal de vos applications, vous devrez sensibiliser vos collaborateurs à votre politique de sécurité et, si nécessaire, les former à sa mise en oeuvre.

H - Le financement

Subventions, prêts à taux bonifiés, crédits d'impôt-recherche et autres coups de pouce fiscaux : les aides aux PME et PMI technophiles et innovantes sont légion. Mais le manque d'informations et la complexité des procédures d'accès aux fonds se traduisent par une sous-utilisation de ces dispositifs. Les éditeurs, bien conscients du phénomène, ont lancé des services d'information et d'accompagnement spécialement destinés aux petites et moyennes entreprises européennes :

Oséo : partenaire de l'Etat, cet établissement de financement des PME s'appuie sur un réseau de banques et de fonds d'investissement pour accompagner les jeunes pousses à chaque étape de leur cycle de développement.

Rens. : www.oseo.fr

- IBM : avec son programme IGF, la société propose aux PME des solutions pour le financement de leur système informatique, avec des contrats taillés sur mesure. Ils couvrent la fourniture et la maintenance du parc et sont assortis de services à valeur ajoutée concernant, par exemple, la problématique du recyclage de votre équipement, en conformité avec la réglementation européenne.

Rens. : www-03.ibm.com/financing/fr

- Microsoft : son service en ligne Cap Subvention s'adresse aux PME et TPE européennes. Il propose des informations sur les différentes catégories d'aides, des conseils personnalisés pour qualifier votre projet et inscrire votre entreprise dans une démarche de prééligibilité. Dernière étape : votre dossier est diffusé auprès d'un réseau de cabinets spécialisés, partenaires de Microsoft, qui vous proposeront leurs services à des tarifs préférentiels.

Rens. : www.microsoft.com/france/moyennesentreprises

Comment financer votre parc informatique

Deux solutions sont possibles. Vous pouvez acquérir du matériel dernier cri et en confier la maintenance à un prestataire de services, qui assurera la stabilité de votre configuration et de ses évolutions au fil du temps et des usages. L'alternative consiste à louer votre parc et son architecture logicielle. Dans le premier cas, vous mobilisez un budget significatif qui vous permet de bien maîtriser votre équipement pendant une durée d'au moins quatre ans. Au-delà de ce terme, les évolutions technologiques, notamment celles des applications logicielles, vous contraindront à renouveler totalement ou partiellement votre parc, voire à effectuer les nécessaires ajustements techniques pour préserver l'homogénéité de votre architecture. Dans le deuxième cas de figure, vous n'immobilisez aucun bien et préservez votre trésorerie. En contrepartie, vous êtes contractuellement lié à un bailleur sur du court, moyen ou long terme (trois ans renouvelables), le loyer étant variable selon la durée du contrat et l'étendue du parc. Il est majoré d'un taux d'intérêt situé autour de 4,5 % à 5 % de la valeur locative. Enorme avantage de la location : vous ne vous souciez de rien. Les ordinateurs mis à votre disposition sont régulièrement renouvelés et la maintenance du parc fait partie des missions de votre prestataire.

AVIS D'EXPERT : Jean-Michel Franco, directeur Solutions chez Business & Decision

«L'open source, une nouvelle façon d'utiliser un logiciel »
Pour Jean-Michel Franco, les logiciels libres (ou open source ) constituent une alternative crédible aux besoins des PME. De fait, le modèle open source permet d'utiliser une application avec un minimum de contraintes. «Dans ces périodes tumultueuses où le cash est roi, le modèle traditionnel d'achat de licence est challenge par de nouveaux modèles qui n 'imposent pas d'investir pour utiliser un logiciel ou un service applicatif », explique-t-il. Toutefois, l'expert revient sur une idée reçue : «Les logiciels libres sont communément assimilés à la gratuité. C'est une méprise, car il ne faut pas oublier que le simple fait de posséder un logiciel a un coût, ne serait-ce que pour le mettre à jour et former continuellement les collaborateurs », souligne Jean-Michel Franco. Au-delà du prix, c'est la flexibilité offerte par les logiciels libres qui peuvent séduire les petites structures. Une entreprise pourra, en effet, demander à son intégrateur qu'il réalise des développements spécifiques en fonction de ses besoins.

I - Les logiciels libres

Les logiciels libres se démocratisent. Depuis quatre ans environ, les solutions dites «open source» sont devenues des alternatives crédibles pour les PME souhaitant s'équiper d'applications professionnelles à moindre coût. Les logiciels libres sont à opposer aux logiciels propriétaires (ou fermés), c'est-à-dire ceux développés par des éditeurs tels que Microsoft, Oracle, SAP ou Cegid. La différence ? Le code de programmation des logiciels libres est «ouvert», c'est-à-dire qu'il peut être exploité et modifié à l'infini. A l'inverse, le code source des logiciels propriétaires demeure confidentiel. Réservées longtemps aux seuls initiés, ces solutions sont désormais accessibles à tout un chacun. Parmi les applications open source les plus connues, citons le système d'exploitation Linux, les navigateurs Internet Mozilla Firefox et Chrome, la suite bureautique OpenOffice (qui intègre un traitement de texte, un tableur, un outil de présentation et un gestionnaire de base de données), le gestionnaire de messagerie Thunderbird, l'antivirus Avast, le logiciel de gestion de la relation client SugarCRM ou la solution e-commerce Magento.

Mais quelles sont les forces de l'open source ? Tout d'abord, dans la plupart de cas, vous n'aurez pas à vous acquitter des frais de licence. Un gain substantiel, surtout pour une PME. Toutefois, il ne faut pas confondre logiciel libre et gratuité. Car les gains réalisés sur la gestion des licences devront être, en partie, réinvestis dans la formation de vos collaborateurs et le déploiement, ainsi que la maintenance de la solution Vous devrez, en plus, faire appel aux services d'un intégrateur spécialisé pour éviter de vous tromper dans le choix de la solution. Un autre avantage des logiciels open source réside dans leur souplesse. En clair, vous pourrez adapter la solution aux besoins de votre entreprise. Cependant, pour cette étape, vous aurez bien souvent besoin d'un prestataire spécialisé. S'agissant des inconvénients, il faut noter que 'offre n'est pas aussi étendue que celle des solutions propriétaires. En outre, ces outils libres ne sont pas toujours compatibles avec les applications d'autres éditeurs. Ce problème tend toutefois à s'estomper Enfin, bien qu'ils soient séduisants, les logiciels libres ne sont pas forcément les plus performants dans tous les domaines. Si, dans votre profession, une solution propriétaire est plus efficace qu'une solution ouverte, c'est naturellement celle-ci qu'il faut choisir.

TEMOIGNAGE : Patrick Testanière, p-dg de Pierre de Loye

« J'ai économisé 100 000 euros sur mon ERP »
Faire des économies. C'est la première raison qui a poussé Patrick Testanière à se tourner vers un logiciel libre. En 2005, en effet, la PMI a besoin d'une nouvelle solution pour gérer le suivi de sa production et de ses commandes, sa comptabilité, ainsi que sa relation client (CRM). Le dirigeant ouvre alors un appel d'offres et compare les applications des principaux éditeurs de logiciels de gestion intégrés (ERP). Mais il déchante très vite : «Aucune d'entre elles n'était parfaitement adaptée aux problématiques de mon entreprise», confie-t-il. Des développements complémentaires, et coûteux, sont obligatoires. Sans compter le prix des licences, qui représentent un investissement initial de l'ordre de 100 000 euros pour 20 postes de travail. Le chef d'entreprise décide alors de se pencher sur le marché des logiciels libres et y trouve son bonheur : un ERP baptisé Compiere, qui réunit les fonctionnalités les plus importantes d'un logiciel de gestion, ainsi qu'une brique CRM. «Grâce à l'économie réalisée sur les licences, j'ai pu investir dans la formation de mes salariés», affirme Patrick Testanière. Au total, le projet coûte 60000 euros à la PMI, intégration et formation comprises. Si l'argument financier a été décisif, d'autres motivations ont poussé l'entrepreneur à prendre cette décision. Tout d'abord, Compiere fonctionne parfaitement sous le système d'exploitation Linux, qu'affectionne Patrick Testanière. Mais surtout, le chef d'entreprise craignait de travailler avec un éditeur qui pourrait un jour disparaître, et, du coup, de devoir utiliser un outil figé : «En 2005, les fusions-acquisitions étaient monnaie courante dans le secteur. Avec un logiciel libre, on est à l'abri de ce genre de risque. »


PIERRE DE LOYE - REPERES
Activité : Filature
Ville : Sérignan-du-Comtat (Vaucluse)
Forme juridique : SA
Dirigeant : Patrick Testanière, 49 ans
Année de création : 1770
Effectif : 80 salariés
Chiffre d'affaires 2008 : 4,3 MEuros