Factures: réduisez votre coût de traitement grâce à la dématérialisation

Gain de productivité dans le traitement des factures, traçabilité, économies sur l'acheminement du courrier (impression, affranchissement), réduction des délais de transmission des factures, archivage sécurisé, diminution de l'empreinte carbone... Les avantages de la dématérialisation des factures sont multiples. « Ainsi, le coût global moyen de traitement d'une facture «papier» (élaboration, main-d'oeuvre, envoi...), qui s'élève de 15 à 20 euros, peut facilement être divisé par deux », affirme Eric Jamet, directeur marketing chez l'opérateur de services Tessi documents services. Pourtant, si cette solution est généralisée chez les grands comptes, elle est bien souvent considérée par les PME comme coûteuse et trop complexe à mettre en oeuvre. A cela s'ajoute une multitude de prestataires sur le marché (lire l'encadré p. 74). Mais, avant de choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise, commencez par bien définir vos besoins. Que souhaitez-vous dématérialiser exactement: vos factures entrantes (aussi baptisées factures fournisseurs), vos factures sortantes (factures clients) ou l'ensemble de vos flux de factures? Par la suite, tout dépend du volume de vos factures, de vos ressources internes et du degré d'automatisation des flux de factures.

@ © Vladimir Melnikov

Lexique

PGI
Le «progiciel de gestion intégré» (ERP en anglais) est l'interconnexion et l'intégration de l'ensemble des composantes fonctionnelles de l'entreprise (contrôle de gestion, gestion commerciale, logistique...) dans un système informatique centralisé.


SaaS
Le «software as a service» est une application accessible sur Internet.


EDI
L'échange de données informatisé renvoie à un échange de données automatisé de machine à machine.

Dématérialisation simple ou fiscale?

Notamment, vous devez choisir entre deux formes de dématérialisation des factures: la dématérialisation simple ou fiscale. La dématérialisation simple est certes moins coûteuse mais également beaucoup moins automatisée. Dans ce cas, les solutions consistent notamment à numériser les factures papier entrantes par scanner, dont le format est dit semi ou non structuré (un fichier image non modifiable). Pour ce qui est des flux sortants, il s'agit d'éditer électroniquement vos factures et de les envoyer par e-mail à vos clients. « Beaucoup de clients refusent encore les factures électroniques. Vérifiez donc que votre prestataire peut aussi imprimer et envoyer vos factures en version papier », conseille Jean-Michel Bérard, président du directoire de l'éditeur Esker.

A contrario, la dématérialisation fiscale de vos factures supprime totalement la version papier du processus. Les fichiers sont normés (ou «structurés») et interprétables par les programmes informatiques, ce qui permet l'automatisation du processus de A à Z. Elle respecte des normes d'échange de données informatisé (ou EDI) reconnues par l'administration fiscale telles qu'EDIFACT, VDA, ANSI, XML... Suivi du traitement de la facture en temps réel, dispositif de contrôle des données légales, gestion des litiges... Ces solutions présentent de nombreux atouts. Néanmoins, « si elles sont largement adoptées par les grands comptes, elles ne se justifient pas toujours du côté des PME du fait de leur coût élevé [NDLR: comptez en général plusieurs milliers d'euros] et de leur complexité d'intégration. Elles supposent, en effet, une certaine maturité technique des systèmes de gestion des entreprises », remarque Patrick Schuller, directeur commercial et marketing chez Cegedim.

Eric Jamet, directeur marketing, Tessi documents services

«Avec la dématérialisation, le coût global moyen pour une facture «papier» qui s'élève de 15 à 20 euros, peut facilement être divisé par deux. »»

Le «PDF signé», une alternative intéressante

Aussi, si votre système de gestion est plutôt basique, optez plutôt pour le «PDF signé», qui ne coûte que quelques centaines d'euros. Ce nouveau mode de dématérialisation fiscale des factures comporte une signature électronique et horodatée. « Cette solution peu intrusive ne nécessite que l'installation d'une imprimante virtuelle téléchargeable. Elle est très facile à mettre en place », précise Julien Million-Rousseau, directeur après-vente chez B-Process.

Ensuite, deux possibilités s'offrent à vous. Vous pouvez installer un logiciel sous licence (intégrant des fonctionnalités de dématérialisation et de gestion électronique de documents - GED) intégré au PGI (lire le lexique p. 73) de votre entreprise et géré par votre service informatique. Cela suppose d'investir dans l'achat du logiciel. Autre option moins intrusive, celle de dématérialiser vos factures via une plateforme web centralisée en mode SaaS. Dans ce cas, comptez un investissement de départ de quelques centaines à quelques milliers d'euros, puis un coût à la facture dégressif mensualisé selon vos consommations réelles ou estimées sur un engagement de deux à trois ans. Ce qui revient entre 0,10 et 0,50 euro HT à l'unité, selon la volumétrie de vos factures et le nombre d'utilisateurs. Les options choisies (réimpression, archivage, workflow de validation... ) peuvent faire grimper la note jusqu'à un euro la facture. Vérifiez enfin que votre prestataire prenne également en charge l'archivage légal et le stockage électronique de vos factures. Dans le cadre d'une dématérialisation fiscale, vous êtes en effet tenu de conserver vos factures électroniques pendant dix ans. Assurez-vous aussi de la clause de réversibilité de votre contrat qui prévoit la restitution instantanée de vos factures en cas de rupture d'engagement avec votre prestataire. Que vos factures soient intégralement dématérialisées ou non, votre responsabilité est tout sauf virtuelle.