Externaliser sa logistique pour gagner en fléxibilite

@ PHOTODISC/CD

Secondaire et pourtant essentielle. Pour un grand nombre de PME, la logistique est une fonction annexe, éloignée de leur coeur de métier. Pourtant, mal maîtrisée, elle peut être à l'origine de nombreux dysfonctionnements: mauvais conditionnement des produits, délais d'acheminement chez les clients trop longs, superficie d'entreposage insuffisante ou, au contraire, inexploitée. Au final, la facture est parfois bien supérieure à ce qu'elle aurait dû être. Selon les estimations des spécialistes, ce poste pèse entre 15 et 25% du budget de l'entreprise. Pour éviter ces déboires, pourquoi ne pas externaliser votre logistique? Cette solution présente de nombreux avantages. A commencer par une réduction des coûts. «Les professionnels de la logistique travaillent pour plusieurs entreprises, ce qui leur permet de réaliser des économies d'échelle, explique Yann Jaouën, manager chez Newton Vaureal Consulting, une société de conseil en stratégie et organisation de la chaîne logistique. Une optimisation des coûts qui leur permet de proposer des tarifs compétitifs.» Pour lui, une PME qui déciderait d'externaliser entièrement sa chaîne logistique (stockage, préparation des commandes, transport et gestion des retours) pourrait réduire ses dépenses de 5 à 10%, «si elle prend en compte ses frais cachés, c'est-à-dire le turnover de la main-d'oeuvre, la gestion imprécise des stocks, etc.», précise l'expert.

Un avis que pondère Alain Katz, consultant chez Métis Consulting, une société de conseil en gestion de la «supply chain». Pour lui, l'externalisation n'est pas forcément synonyme de réduction des coûts. «Une PMI qui a amorti ses entrepôts depuis des années n'aura pas intérêt à externaliser sa logistique, si son unique but est de réaliser des économies», illustre-t-il. Selon l'expert, les premiers atouts de l'externalisation sont d'ordre qualitatif: professionnalisation du traitement des commandes et amélioration de la qualité globale de la chaîne logistique. L'externalisation offre également plus de souplesse. Un atout non négligeable pour les PME ayant une activité saisonnière ou celles qui connaissent une croissance très rapide. Ces dernières doivent, en effet, adapter leurs moyens humains et techniques aux pics d'activité et de flux de marchandises. Un véritable casse-tête. Faire appel à des professionnels de la logistique leur permet de bénéficier d'une certaine flexibilité. A une condition: les entreprises doivent anticiper leurs besoins, car «un logisticien n'est pas un magicien», souligne Alain Katz (Métis Consulting). Si un prestataire dispose d'une marge de manoeuvre importante pour encaisser ces pics, il ne peut pas s'adapter du jour au lendemain. A vous d'être transparent et de lui préciser les cycles qui rythment votre activité. Une externalisation réussie passe par une bonne communication avec votre prestataire.

YANN JAOUEN, manager chez Newton Vaureal Consulting

Une PME qui décide d'externaliser toute sa chaîne logistique peut réaliser jusqu'à 10% d'économies sur ce poste.

Ce «devoir» d'anticipation oblige souvent les PME à se structurer. Pour offrir une prestation sur mesure, les logisticiens ont, en effet, besoin d'estimer la charge de travail de leur client tout au long de l'année. Ils vous demanderont donc des prévisions sur votre production, le nombre moyen d'envois par jour, vos taux de retour, etc. Des informations que vous pourrez leur fournir à condition d'avoir mis en place une gestion précise et efficace du cycle de vie de vos produits.

Un problème ne s'externalise pas.

L'externalisation du poste logistique a donc de quoi séduire. Mais pour que ce projet soit un succès, il convient de respecter certaines règles. Avant tout, une entreprise ne doit pas externaliser sa chaîne logistique par dépit. Comme l'explique Yann Jaouën (Newton Vaureal Consulting), «il ne faut pas voir l'externalisation comme le moyen de se débarrasser d'un problème». Pour que votre partenariat fonctionne, vous devez identifier et analyser les spécificités de votre logistique. Par exemple, si vous travaillez en B to C, la qualité de la livraison finale chez le client sera très importante. C'est seulement à cette condition que votre externalisation sera réussie. Par ailleurs, même si vous ne gérez plus directement l'entreposage et l'envoi de vos produits, il est important qu'un spécialiste logistique maison garde la main sur cette fonction. La raison? «Une externalisation, ça se pilote», insiste Alain Katz (Métis Consulting). Cette personne, qui peut être vous-même, sera chargée de mettre votre logisticien «sous tension» pour en obtenir la meilleure prestation possible. Et éviter d'être «ligoté» par un contrat trop rigide.

En outre, une externalisation réussie est une externalisation préparée. Dans le meilleur des cas, une PME doit compter six mois pour mener à bien son projet, le temps de réaliser un inventaire complet des stocks, de définir un cahier des charges précis et d'évaluer l'impact social d'une éventuelle externalisation. Plus important encore: vous devrez être certain que votre progiciel de gestion intégré (ERP) pourra être interface avec le système d'information (SI) de votre logisticien. Cela vous permettra de suivre, en temps réel, le cycle de vie de vos produits, de leur fabrication à leur acheminement. Enfin, avant de choisir votre logisticien, contactez certains de ses clients, anciens et actuels, afin d'obtenir des informations sur la qualité de son travail. Assurez-vous, en outre, de sa capacité à accompagner votre développement. Bien gérée, la logistique ne sera, alors, plus un poste de dépenses, mais une vraie valeur ajoutée pour votre entreprise.

TEMOIGNAGE
Il faut faire attention à son contrat
ISABELLE VIDAL, présidente de Wanimo

Pour répondre à la forte croissance de son activité, la dirigeante de Wanimo, un magasin en ligne de produits et services pour animaux, a décidé, en 2004, d'externalisersa chaîne logistique. «Il fallait que nous passions d'une gestion artisanale de nos stocks et de nos envois à une gestion professionnelle», explique-t-elle. Cinq ans plus tard, la PME externalise toujours sa chaîne logistique, ce qui lui coûte environ 20% de son chiffre d'affaires, car ses produits sont lourds et volumineux. Si la dirigeante se dit satisfaite de son prestataire actuel, cela n a pas toujours été le cas. Wanimo a, en effet, changé quatre fois de partenaire. «Il faut être très vigilant lors de la signature du contrat», souligne la dirigeante. Par exemple, il est judicieux de s'assurer qu'y figure une période d'essai. Isabelle Vidal déconseille aussi de s'engager pour une durée supérieure à un an. Enfin, elle souligne que, même si la logistique est externalisée, il est important qu'un collaborateur en interne s'occupe à temps plein, de la relation avec le logisticien et des factures. «C'est la seule façon de réellement optimiser ses coûts», conclut-elle.


WANIMO - Repères
ACTIVITE: Vente en ligne de services et produits pour animaux
VILLE: Lyon (Rhône)
FORME JURIDIQUE: SA
DIRIGEANTE: Isabelle Vidal, 45 ans
ANNEE DE CREATION: 2000
EFFECTIF: 21 salariés
CA 2008-2009: 7 MEuros