Et si vous passiez au bulletin de paie électronique?

Les PME font toujours la chasse aux gaspillages. Mais elles sont encore plus attentives en période de vaches maigres. Si, vous aussi, vous souhaitez réaliser des économies, pourquoi ne pas opter pour la dématérialisation des bulletins de paie? En effet, depuis mai 2009, une entreprise a le droit de les émettre au format électronique (voir encadré). Ainsi, vous n'êtes plus obligé de remettre le document en main propre ou par courrier, à vos salariés. Le but affiché par cette réforme: permetre aux entremises de limiter leurs dépenses. De fait, selon Bercy, cette nouvelle mesure devrait générer, à terme, 190 millions d'euros l'économies. L'argument prix, c'est aussi ce que met en avant Jonathan Senhamou, p-dg de Novapost, une entreprise spécialisée dans la dématérialisation des documents: «Chaque bulletin de paie papier (impression, mise sous pli et envoi) coûte entre 2,5 et 3 euros. En optant pour un format numérique, une PME peut réduire ses dépenses de 70%», affirme-t-il. Autre point pouvant séduire certains chefs d'entreprise: l'aspect développement durable de la méthode. Car la dématérialisation des documents réduit fortement la consommation d'encre et de papier. Un petit geste écologique qui pourra aussi séduire les collaborateurs.

Convaincre les salariés. Car c'est bien là le noeud du problème. Si la dématérialisation comporte des avantages certains pour une PME, il reste toutefois une barrière à lever: convaincre les salariés. L'entreprise a besoin de leur accord pour passer les bulletins de paie au format numérique. Or le papier semble avoir de beaux jours devant lui. Selon une étude d'Opinionway, réalisée entre janvier et février 2009, un salarié sur deux est réticent à l'idée de recevoir des fiches de paie électroniques. Les raisons sont nombreuses. La quasi-totalité (92%) des salariés souhaite conserver ses bulletins de paie jusqu'à la retraite. Le papier reste, en effet, le support plébiscité pour garder des données précieuses sur le long terme.

Cependant, ce comportement pourrait évoluer: «Contrairement aux idées reçues, la sauvegarde de documents est plus sûre en version numérique que papier, affirme Vincent Jamin, administrateur de la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC). Entre les changements d'entreprises, les déménagements et les aléas de la vie, il est très facile de perdre des documents papier. Ce n'est pas le cas des bulletins au format numérique, qui peuvent être confiés à un prestataire spécialisé dans la sauvegarde de données.» Un argument de taille, à condition que ledit prestataire ne disparaisse pas du jour au lendemain.

Une mise en application à préciser. Reste que la loi est floue sur ses modalités d'application. Notamment en ce qui concerne l'obligation, pour l'employeur, d'assurer «l'intégrité des données» sauvegardées. Ainsi, vouloir garder les bulletins de paie sur un CD ou sur le serveur de l'entreprise ne sera certainement pas suffisant. Tout comme envoyer les documents numériques par e-mail, puisque la méthode n'est pas entièrement sécurisée (le courriel a-t-il été reçu? qui a accès à la boîte mail du collaborateur? etc.). Pour éviter les déboires juridiques, mieux vaut passer par un prestataire de services. C'est en tout cas ce que conseille la FNTC: «Nous travaillons actuellement sur les modalités concernant la mise en oeuvre de la loi, explique Vincent Jamin. Notre but est de rédiger des préconisations et de fixer un cadre qui seront repris par tous les professionnels de la dématérialisation, afin de garantir la pérennité des données.»

Parmi les pistes de réflexion, la Fédération pense que le salarié doit donner son accord de façon très formelle, avec, pourquoi pas, «un avenant au contrat de travail pour éviter tout litige». De même, pour la sauvegarde du bulletin de paie et sa sécurisation, la FNTC privilégie des solutions d'archivage hébergées par un tiers de confiance. Ainsi, une PME peut s'allouer les services d'un prestataire qui mettra un espace de stockage sécurisé (un coffre-fort virtuel en quelque sorte) à la disposition de chaque salarié. Vos collaborateurs pourront avoir accès à leurs données personnelles, du moment qu'ils possèdent un ordinateur et une connexion Internet. Un système gagnant-gagnant.

@ J. TYMEN/LD

CE QUE DIT LA LOI
Sauvegarder au moins cinq ans

La loi de simplification et de clarification du droit et d'allégement des procédures, promulguée au Journal officiel (JO) du 13 mai 2009, autorise, par son article 26, les employeurs à dématérialiser les bulletins de salaire, dont la remise se faisait jusqu'ici en main propre ou par courrier postal. «Avec l'accord du salarié concerné, [la remise du bulletin de paie] peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données», explique le législateur. Ainsi, l'employeur doit obtenir l'accord du salarié pour dématérialiser le document. Il doit ensuite assurer l'intégrité des données, c'est-à-dire les sauvegarder de façon optimale. Enfin, l'employeur doit conserver ces documents au format électronique, ou papier, pendant au minimum cinq ans.

TEMOIGNAGE
Nous avons divisé nos coûts par deux
CARINE-LY N'GUYEN, directeur administratif et financier de Limonetik

«Nous avons gagné un temps précieux quand nous sommes passés aux bulletins de paie numériques», explique, en préambule, Carine-ly N'guyen. L'entreprise, spécialisée dans les paiements sur Internet, a fait le choix de dématérialiser les bulletins de paie en mai 2009 et elle ne le regrette pas. Tout d'abord, le directeur administratif et financier peut se concentrer sur des tâches plus stratégiques que la remise en main propre des bulletins de paie aux collaborateurs. De plus, grâce au format numérique, l'archivage des fiches de salaire est grandement simplifié. Sans parler de l'économie réalisée: «La dématérialisation des bulletins de paie nous coûte 1 euro par collaborateur, soit 14 euros par mois. Avant, notre cabinet de comptabilité nous facturait l'impression et l'envoi des documents 30 euros par mois», explique Carine-ly N'guyen. Un gain, certes minime, mais qui fait office de cerise sur le gâteau. Quant aux salariés, ils ont tous accepté de passer au format numérique. La raison? Ils peuvent avoir accès à leur coffre-fort virtuel de n'importe quel endroit, grâce à une connexion Internet. Une méthode qui leur permet d'archiver plus facilement leurs fiches de paie.

LIMONETIK - Repères

- ACTIVITE: Monétique sur Internet
- VILLE: Paris (III^e arr.)
- FORME JURIDIQUE: SAS
- EFFECTIF: 14 salariés
- DIRIGEANT: Nicolas Benady, 33 ans
- ANNEE DE CREATION: 2008
- CA 2009 PREV.: 400 kEuros