Dématérialisation des factures: gagnez en productivité

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Depuis plus d'une heure, votre assistance comptable s'attelle à traiter, classer, archiver et transmettre aux chefs de service des factures fournisseurs. Une tâche finalement sans réelle valeur ajoutée. « La dématérialisation des documents permet de répondre à ces différentes problématiques. Sans compter l'aspect écologique puisque l'entreprise réduit ainsi sa consommation de papier », défend Magali Michel, directrice générale de Yooz, une société qui propose une solution sur Internet de numérisation des factures entrantes. C'est sans doute pour cette raison qu'un tiers des sociétés déclarent avoir un projet de dématérialisation dans les 12 mois à venir, selon la deuxième édition du baromètre Dématérialisation-Finances, publiée en octobre 2010 et éditée par Itesoft, spécialisée dans les solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents entrants.

MAGALI MICHEL, dg de Yooz

Avec la dématérialisation, il n'y a plus de saisie de données, mais uniquement une vérification des documents numérisés.

Eviter la saisie des données.

De fait, la dématérialisation des factures apporte un véritable gain de productivité. Même si la notion reste subjective, la plupart des experts estiment que le gain de temps sur le traitement d'une facture fournisseur peut atteindre jusqu'à 60 %. Les arguments avancés? « Il n'y a plus de saisie de données, mais uniquement une vérification des documents numérisés. Le classement est aussi automatisé », affirme Magali Michel. Parallèlement, l'archivage des factures est simplifié et il suffit alors de quelques clics pour retrouver un ancien document. Il est également sécurisé, puisque la plupart des prestataires de dématérialisation proposent des solutions de coffre-fort électronique, assurant la sauvegarde des documents. En outre, la traçabilité des factures est simplifiée. Il est en effet possible de savoir qui a modifié le document pour la dernière fois.

Autre argument en faveur de la dématérialisation: « Elle facilite les échanges commerciaux avec les grandes entreprises. Ces dernières travaillent presque toutes avec des factures numériques », souligne Virginie Gervex, responsable marketing de B-process, société éditrice d'une solution de dématérialisation des documents. Les grands comptes doivent gérer une multitude de factures entrantes et sortantes. Ils sont donc équipés de solutions de dématérialisation et préfèrent travailler avec des fournisseurs capables de numériser, eux aussi, leurs factures. Certains donneurs d'ordres n'hésitent pas, d'ailleurs, à l'imposer. Côté émission, la dématérialisation permet de réaliser des économies sur l'acheminement du courrier (papier, affranchissement, etc.). Elle réduit également les délais entre l'envoi de la facture et sa réception chez votre client, ce qui peut diminuer vos délais de paiement.

Deux formats électroniques.

Si les prestataires évoluant sur le marché de la dématérialisation sont nombreux - il s'agit essentiellement d'éditeurs de logiciels en mode licence ou SaaS, comme Primobox, Yooz, ReadSoft ou encore Sage -, les méthodes de numérisation sont quant à elles limitées. Il existe en effet deux grandes familles: le format «structuré» et le format «non structuré». Concrètement, les factures numériques structurées sont interprétables directement par un programme informatique. Il s'agit de formats XML et de norme EDI (échange de données informatisé), telles qu'Edifact, VDA ou Ansi. A l'inverse, les factures non structurées ne sont pas interprétables directement. Il s'agit, par exemple, d'une facture en format PDF ou Jpeg. Dans ce cas-là, il n'y a pas de balises informatiques permettant d'isoler et d'identifier à coup sûr une information donnée (nom du client, numéro de commande, code TVA, etc.) . Un faux problème, car les logiciels de reconnaissance optique (qui scannent et analysent les documents) sont de plus en plus poussés et assurent un taux de fiabilité de 99 %. Ils sont, en outre, incorporés d'office dans les solutions de dématérialisation. D'ailleurs, depuis un an, « ce sont les solutions qui transforment les factures en format PDF qui se développent le plus », fait remarquer Virginie Gervex (B-process). Quelle que soit la méthode de dématérialisation choisie, elle n'a pas forcément de valeur légale. Certains critères, définis par le code général des impôts (CGI), doivent être respectés (lire l'encadré ci-contre). Si ce n'est pas le cas, vous devez impérativement conserver une version papier de chaque facture. Un point à garder en tête et à respecter pour éviter les contentieux lors d'un éventuel contrôle fiscal.

DOMINIQUE PICARD, p-dg de Watt & Co

TEMOIGNAGE
La dématérialisation des factures accélère nos encaissements

Watt & Co, entreprise commercialisant des connectiques, utilise un logiciel de dématérialisation depuis mars 2010. En seulement quelques mois, la PME a déjà constaté un gain de productivité au niveau du classement et de l'archivage de ses factures. « Le gain de temps est d'environ 20 %. Le salarié peut ainsi se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée », souligne son p-dg, Dominique Picard. Grâce à ce logiciel, le dirigeant envoie plus rapidement les factures à ses clients, ainsi qu'à son affactureur, « ce qui accélère nos encaissements », assure-t-il. L'archivage est également plus sûr: « Notre prestataire sauvegarde nos documents pendant cinq ans. Nous pouvons aussi retrouver les documents numériques en seulement quelques clics. Il n'y a plus de risque de perte. » I l a fallu trois mois pour mettre en oeuvre le logiciel, sans compter une période d'adaptation de deux mois de la part des salariés: « Nous avons dû adapter nos process et le format de nos factures au logiciel », explique le dirigeant. Conséquence: l'entreprise a gagné « en rigueur dans la gestion de [ses] factures».


WATT & CO Repères
ACTIVITE: Commercialisation de connectiques électriques et électroniques
VILLE: Paris (XX^e arr.)
FORME JURIDIQUE: SAS
DIRIGEANT: Dominique Picard, 48 ans
ANNEE DE CREATION: 2003
EFFECTIF: 10 salariés
CA 2009: 2,2 MEuros
RN 2009: 80 kEuros