DEVENEZ UN ACHETEUR HORS PAIR

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A LIRE

- GUIDE PRATIQUE FONCTION ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS EN PME Basé sur une étude des difficultés que rencontrent les PME, ce guide ne développe pas de nouveaux concepts sur les achats. Il explique comment adapter l'existant aux moyens financiers et humains des PME.
Par Hélène Person, éditions Maxim a, août 2005 (nouvelle édition en décembre 2007), 264 pages, 39,50 Euros

Quand on vous parle de rentabilité, votre premier réflexe est de penser à celle de vos ventes. Et si vous vous penchiez sur ce que coûtent vos achats? Car vous aurez beau bichonner votre chiffre d'affaires et fixer des objectifs ambitieux à vos commerciaux, si vous laissez dériver vos coûts, votre marge risque d'accuser le coup. Les grands groupes, qui ont rationalisé leurs achats depuis belle lurette, l'ont bien compris. Sans adopter leurs méthodes radicales (délocalisations, enchères inversées, pression sur les fournisseurs), les PME commencent à s'y mettre aussi. Preuve de cet intérêt: «Les formations achats attirent déplus en plus de petites entreprises», indique Philippe Petit, qui dirige les programmes de formation achats à la Cegos. D'ailleurs, le formateur vient de lancer un stage achats dédié aux PME.

Raisonner en prix global. Première mesure? Commencez par centraliser vos achats. «En l'absence de responsable attitré, tout le monde s'improvise acheteur dans les petites entreprises», constate Patrick Caverivière, consultant achats chez Demos et auteur du Guide de l'Acheteur (voir notre encadré «A lire»). En mettant fin à cette dispersion des achats, vous éviterez d'émietter votre pouvoir de négociation. Cela vous donnera aussi une meilleure visibilité sur vos besoins et vous permettra de les «redimensionner»: revoir certaines spécifications à la baisse, vous contenter du standard au lieu de payer des options superflues, étudier le meilleur rapport qualité/prix sans pour autant céder aux sirènes du low-cost... «Il faut surtout raisonner en coût global plutôt qu'en prix», insiste Philippe Petit, qui se cite l'exemple - classique - de l'imprimante qui affiche un prix très attractif à l'achat alors qu'elle se révèle, par la suite, ruineuse en consommables et en énergie.

TEMOIGNAGE
Pour bien acheter, les PME doivent unir leurs forces

JEAN-LUC ALLAIS, responsable achats du groupement IGAE
Derrière l'IGAE (Installation générale d'agencement européen), il y a 7 PME d'agencement commercial. A sa création il y a dix ans, le groupement voulait offrir une large couverture à ses clients nationaux. En avril 2006, IGAE s'est doté d'un responsable achats et sous-traitance en la personne de Jean-Luc Allais. On aurait pu croire que la mutualisation des achats irait de soi. Rien de tel, comme l'a constaté Jean- Luc Allais: «A mon arrivée, chaque société achetait dans son coin, parfois la même chose, à des prix différents.» Le premier chantier de cet ex-secrétaire général des Climaticiens de France a été de recenser les besoins, puis de mettre en place un Intranet et une base de données mutualisée. «J'ai pu référencer des fournisseurs nationaux pour la quincaillerie, l'intérim, le carrelage et les panneaux de bois, énumère Jean-Luc Allais. Le recentrage du volume vers ces prestataires s'opère progressivement mais sûrement.» En quincaillerie, les économies imputées à l'effet de volume se chiffrent à près de 10% en un an. Pour autant, certains domaines restent intouchables. C'est le cas des cartes essence pour les véhicules de société, qui restent la chasse gardée de chaque entreprise. «Devant la résistance, j'ai laissé tombé», sourit Jean-Luc Allais. Le responsable achats d'IGAE doit donc déployer des trésors de négociation sur les deux fronts: avec les fournisseurs, mais aussi en interne.


IGAE Repères


- LES MEMBRES D'IGAE: Dama (Gironde), Dupuy (Gers), Fluckingler (Moselle), Houot Agencement (Vosges), Le Carlier, (Oise), Ranchoux et Ranc (Loire), Sema (Deux-Sèvres). Les 7 PME emploient environ 300 salariés et totalisent 50 MEuros de CA.
- ACTIVITE: Groupement de 7 PME d'agencement d'espaces commerciaux.
- VILLE:
Siège social à Longeville-lès-Metz (Moselle)
- FORME JURIDIQUE:
SARL
- RESPONSABLE ACHATS ET SOUS-TRAITANCE:
Jean-Luc Allais, 44 ans
- ANNEE DE CREATION:
1997

Autre règle de base: prévoyez vos besoins le plus en amont possible. «Il n'y a rien de pire que d'acheter dans l'urgence: les cahiers des charges sont bâclés, voire inexistants, et les relations avec les fournisseurs s'apparentent plus à du marchandage qu'à une vraie négociation», assène Patrick Caverivière. Cela vous donnera aussi une longueur d'avance pour négocier un calendrier de commandes sur de plus gros volumes et exiger une dégressivité du prix en fonction des quantités projetées. Fixez la limite du nombre d'unités que vous êtes disposé à payer au prix le plus fort. Et surtout, faites figurer dans le contrat votre intention de réviser les tarifs au-delà de cette quantité. Evitez toutefois de vous engager sur un volume qui dépendrait de facteurs non contrôlables, au risque de vous faire facturer des charges supplémentaires pour cause de clause de dédit.

N'ayez pas de complexe. Vos fournisseurs historiques se montrent inflexibles? Rien de tel qu'une mise en concurrence pour qu'ils revoient leur copie. «Ne restez pas cantonné au tissu local, prospectez d'autres régions, voire d'autres pays», martèle Patrick Caverivière. Le jeu en vaut parfois la chandelle.

Là encore, il faut raisonner en coût global. Si le transport et le SAV sont compétitifs, il n'y a pas de raison de vous priver de cet apport de sang neuf. Et pour débusquer la perle rare, écumez le Web. L'e-sourcing (l'approvisionnement électronique) permet, pour un investissement de départ limité - essentiellement la connexion à Internet -, d'entrer en contact avec des partenaires géographiquement éloignés.

A LIRE

LE GUIDE DE L'ACHETEUR, EDITIONS MAXIMA Pragmatique, illustré d'exemples, cet ouvrage s'adresse aussi bien aux acheteurs de grandes entreprises qu'aux dirigeants de PME qui souhaitent avoir une meilleure compréhension du métier d'acheteur.
Par Patrick Caverivière, éditions Demos, mai 2007, 159 pages, 29Euros

Des bases de données de fournisseurs et des forums professionnels en ligne peuvent parfois accélérer les recherches. Et quand il s'agit de négocier les prix, plus les fournisseurs potentiels sont nombreux, plus vous serez en position de force. Or, la phase de négociation est souvent redoutée par les patrons de petites entreprises, qui se sentent à court d'arguments face à des partenaires plus puissants qu'eux. «N'ayez pas de complexe», conseille Philippe Petit. Même si vous ne représentez que de faibles volumes, vous avez aussi des atouts à faire valoir pour rééquilibrer le rapport de forces. «Votre fournisseur appréciera notamment la rapidité de votre cycle de décision, qui lui épargnera de multiples va-et-vient auprès de différents interlocuteurs, poursuit le formateur à la Cegos. Ce n'est pas négligeable quand on sait que les frais commerciaux peuvent représenter de 10 à 15% des prix de vente.»

PATRICK CAVERIVIERE, consultant achats chez Demos

Il n'est pas nécessaire d'être un grand groupe pour obtenir de bonnes conditions d'achat.

Groupements d'achats. Vous pouvez également faire miroiter à votre prestataire l'accès à votre réseau professionnel, voire à vos clients, surtout si ces derniers représentent un nouveau marché. Bien sûr, si l'état de santé de votre trésorerie le permet, agitez aussi la carotte de délais de paiement plus courts que ceux des grands comptes. Autre astuce pour faire baisser les prix lors d'un premier achat: arguez de l'absolue nécessité d'évaluer le produit avant de l'adopter afin d'obtenir un prix très bas. Indiquez aussi qu'il vous faudra peut-être plusieurs essais pour peaufiner votre évaluation et négociez une durée de validité du prix négocié la plus longue possible.

Enfin, si vous êtes en face d'un marché de fournisseurs très concentré -donc peu sensible à vos arguments de différenciation - vous pouvez toujours envisager de mutualiser tout ou partie de vos achats avec d'autres petites entreprises, notamment sur un même bassin d'activités. Des groupements d'achats permettent en effet aux PME de peser bien plus lourd dans la balance et d'obtenir des prix bien inférieurs à ceux qu'une entreprise aurait pu arracher seule. Choisissez tout d'abord le type de groupement que vous souhaitez mettre en place, la différence résidant dans l'offre de services associés (référencement et négociation des tarifs uniquement ou passage des commandes et règlement des factures groupés). La constitution d'un groupement d'intérêt économique (GIE) peut être envisagée dans un second temps, si les économies réalisées sont suffisantes pour couvrir les frais de gestion engendrés. Car l'effet volume n'est pas toujours au rendez-vous. «La question des spécifications d'achat pose souvent problème, relève Patrick Caverivière. Toute la difficulté est de s'entendre sur des achats communs.» A vous de faire jouer le levier qui correspond le mieux à votre activité.