Cartes de paiement: dépensez en toute sérénité

Les cartes de paiement à usage professionnel sont méconnues des PME françaises. En effet, selon une récente étude menée par MasterCard Europe, seulement 14% d'entre elles en sont équipées. Plus de la moitié des PME continuent à utiliser le chèque. L'étude révèle également que les dirigeants de ces entreprises ont tendance à ne pas distinguer les cartes personnelles des cartes entreprise. Ainsi, un quart d'entre eux utilisent leur propre carte bancaire pour effectuer des achats professionnels. Les cartes servent principalement au règlement des dépenses liées aux voyages professionnels (66%) et aux frais de représentation (62%). Pour les autres types de dépenses (maintenance informatique, frais de courrier, campagnes de promotion et de marketing...), la proportion payée par carte ne dépasse pas 10%. De plus, bien que les PME soient bien équipées en matériel informatique, le recours aux services bancaires en ligne demeure limité: 35% des dirigeants déclarent les utiliser pour consulter leurs opérations en cours et 28% pour effectuer des transactions.

Les cartes affaires (également appelées «corporate») et business, selon la segmentation marketing des prestataires, sont pourtant des produits à forte valeur ajoutée pour un dirigeant d'entreprise. En premier lieu, elles autorisent des paiements différés (28 jours après l'arrêté des comptes), ce qui permet de bénéficier, de facto, de facilités de trésorerie. Par ailleurs, grâce à un système de reporting détaillé - par type de dépenses, par fournisseurs, par collaborateurs, par périodes... - le dirigeant est en mesure d'analyser avec précision ses coûts, et donc de renégocier les conditions tarifaires auprès de ses fournisseurs. Grâce aux reportings électroniques et à l'automatisation de la gestion des notes de frais, les coûts indirects liés aux déplacements et aux frais professionnels peuvent baisser de moitié (Etude AT Kearney pour American Express). Ainsi, il n'est pas nécessaire de ressaisir factures et notes de frais dans le système comptable; tout se fait automatiquement.

Trois grands prestataires coexistent: American Express, Carte Bleue Visa et MasterCard Europay. Les produits des deux derniers sont disponibles uniquement dans les établissements bancaires classiques. Il existe toutes sortes de cartes. A chacune sa cible, ses avantages et ses inconvénients. Vous trouverez dans les pages suivantes quelques conseils pour choisir en toute connaissance de cause.

1 - SELECTION
comment choisir une carte de paiement pour son entreprise?

Pour régler vos déplacements, acheter des fournitures de bureau ou du matériel informatique, misez sur les cartes corporate et business.

Si votre activité nécessite peu de voyages, une carte business est intéressante. Selon les profils, vous choisirez un modèle d'entrée de gamme ou parmi les séries plus «executive», offrant des plafonds de dépenses plus importants ainsi que des couvertures assurance plus élevées. Si vous songez à attribuer une carte à plus d'une dizaine de collaborateurs, les cartes «corporate» (ou affaires) semblent plus appropriées.

Quel compte sera débité? Selon les prestataires et les banques, les achats peuvent être débités sur le compte entreprise ou sur le compte du salarié. Cette seconde solution responsabilise davantage votre personnel.

Débit immédiat ou différé? Un débit différé vous permet de gagner en trésorerie et vous laisse le temps de valider les notes de frais. En principe de 28 jours après l'arrêté des comptes, ce délai peut être négocié.

Quel plafond? Plus vous montez en gamme, plus le plafond augmente, voire disparaît.

Quels services d'assistance? Les cartes d'entrée de gamme proposent, en principe, des remboursements médicaux à hauteur de 11 000 euros, idem pour les avances de frais d'hospitalisation. Avec les modèles supérieurs, les plafonds grimpent à 155 000 euros. Vous disposez d'une assistante juridique et d'aides à la poursuite du voyage (avance de fonds, récupération des doubles des dossiers perdus).

Quelles assurances? Outre les habituelles assurances accident, invalidité et décès, le porteur de la carte est couvert en cas de perte de bagages, de retard d'avion ou d'annulation. La plupart des cartes Gold proposent des assurances en cas d'utilisation frauduleuse de la carte.

est-il possible de retirer de l'argent liquide? Cette prestation, souvent optionnelle, est déconseillée par les experts-comptables car elle implique un manque de traçabilité. Sur chaque retrait d'argent à débit immédiat, American Express prélève 2% du montant, 3,9% en débit différé.

Puis-je utiliser ma carte partout? Oui, si vous optez pour un réseau affilié à un maximum de commerçants. «Si vous voyagez surtout en Europe de l'Est, les cartes American Express ne sont pas les plus appropriées. En revanche, si vous travaillez avec les grandes capitales mondiales, pas de problème», observe Christophe Drezet, consultant chez Epsa, cabinet spécialisé dans l'optimisation des achats.

Comment suivre les dépenses? Tous les mois, voire toutes les semaines, vous recevez des décomptes bancaires. Il existe aussi des outils de reporting en ligne et en temps réel.

Quels sont les partenaires de mon prestataire? Les cartes business donnent accès à des offres avantageuses. Par exemple, outre des réductions chez Chronopost, MasterCard dispose d'une galerie marchande en ligne où le détenteur de la carte peut effectuer des achats via un système de «cash back»: à chaque dépense, des remises sont créditées sur un compte utilisable par la suite. Pour sa part, Visa a retenu le système des réductions immédiates chez ses partenaires.

Quels sont les services à forte valeur ajoutée? En optant pour des cartes Gold, vous disposez, par exemple, d'une conciergerie d'entreprise en permanence, une sorte de secrétaire particulier qui accède à toutes vos demandes en un temps record.

Quels sont les prix pratiqués? A l'exception d'American Express, qui distribue ses produits en direct, les autres sont vendus dans les banques, qui ont leur propre politique tarifaire. Sachez que le prix des cartes à débit différé est plus élevé que celui des cartes à débit immédiat. Les tarifs varient aussi en fonction du nombre de cartes achetées.

- American express:

Carte Corporate, Carte Corporate premio, Business Card, Gold Business Card, Carte Business Platinum.

- masterCard:

BusinessCard, Business Card Executive, Corporate MasterCard, Corporate Executive MasterCard.

- Carte Bleue Visa:

Visa Affaires, Visa Gold Affaires, Visa Business, Visa Gold Business, Visa Business Electron, Visa Purchasing.

2 PRESTATIONS
Les cartes comarquées marquent des points

Ristournes sur les prix, accès à des services supplémentaires... Les cartes de crédit associant diverses marques boostent vos voyages d'affaires.

Encore peu développé en France, le système des cartes comarquées s'avère pourtant très avantageux pour les entreprises de taille moyenne. Outre les possibilités de débit différé, ces cartes donnent droit à des remises sur les achats effectués auprès des enseignes partenaires. Pour l'heure, seul American Express est présent sur le créneau entreprise avec deux produits: la carte Corporate Air France -Accor-American Express et la carte Corporate Premio.

La première, facturée 60 euros par an, permet à l'entreprise d'obtenir une remise a posteriori sur son volume de dépenses annuel réalisé auprès des sociétés Air France, Accor, Hertz et Europcar (voir tableau). A ceci s'ajoute une palette de services visant à faciliter la vie de vos collaborateurs en déplacement professionnel. Ils sont, par exemple, prioritaires sur les listes d'attente aux comptoirs d'enregistrement Air France. Accor s'engage à leur chercher une chambre si l'hôtel est complet. Hertz supprime toute attente au comptoir, tandis qu'Europcar accélère les formalités de prise de véhicule. En option à 38 euros, le programme de fidélité individuelle (Multi Miles) permet au titulaire de la carte de cumuler des miles supplémentaires dans le cadre du programme Flying Blue d'Air France et KLM. «Les dirigeants craignent que cela incite les collaborateurs à la dépense. Nos études montrent qu'il n'en est rien», signale Stéphanie Laroque, directrice marketing de la division carte affaires d'American Express.

Si vos déplacements professionnels s'effectuent essentiellement en France, la carte Corporate Premio est sans doute plus appropriée à vos besoins. Lancée en septembre 2003 en partenariat avec Air France, elle combine pour la première fois les avantages d'une carte de paiement et d'une carte de fidélisation. Elle offre de 26% à 32% de réduction sur tous les vols Air France en France métropolitaine. Selon American Express, cette carte - facturée 621 euros ou 659 euros si vous optez aussi pour le programme de fidélité individuel - serait amortie au bout de quatre voyages.