Cartes affaires, des alliées pour maîtriser vos frais

Votre directeur commercial a un goût trop prononcé pour les quatre étoiles lorsqu'il se déplace en province? Vous aimeriez plafonner le montant des dépenses effectuées dans le cadre d'un prochain salon à l'étranger? Alors, peutêtre auriez-vous intérêt à vous doter d'une carte affaires. Autrement baptisée carte corporate ou carte business, elle permet aux salariés et à leur dirigeant de régler leurs dépenses et frais de représentation lors des déplacements, notamment. Mais, « avec l'élargissement du réseau d'acceptation, nous nous apercevons que les cartes sont de plus en plus utilisées pour les dépenses de fonctionnement, comme les achats de fournitures », met en lumière Stéphanie Laroque, directrice marketing cartes et solutions corporate chez American Express.

Premier avantage de ces cartes: éviter l'avance de frais de la part du collaborateur. Vous pouvez soit opter pour un prélèvement sur le compte de l'entreprise (avec généralement la possibilité de plafonner le montant de dépenses), soit décider de prélever le compte du salarié (ce que certaines PME privilégient, pour une question de responsabilisation de l'utilisateur). « Grâce au différé de paiement de 28 jours, il est possible de faire coïncider le prélèvement sur la carte avec le remboursement des frais par l'employeur », souligne Céline Dolla, responsable du marché des entreprises chez Visa France.

Stéphanie Laroque, directrice marketing cartes et solutions corporate, American Express

« Avec l'élargissement du réseau d'acceptation, nous nous apercevons que les cartes sont de plus en plus utilisées pour les dépenses de fonctionnement, comme les achats de fournitures. »

Des services sur mesure

L'opérateur de la carte affaires (American Express, Visa ou MasterCard) travaille avec la banque détentrice du compte, afin d'émettre la carte et de synthétiser les données. Car, et c'est un autre avantage, un relevé détaillé des dépenses vous est alors fourni: il est ainsi possible de savoir que tel commercial a, par exemple, dépensé tant dans tel hôtel, à telle date. Le relevé de dépenses est envoyé mensuellement au détenteur de la carte ou à la personne qui la supervise (dirigeant, Daf...). Par ailleurs, les opérateurs procurent des relevés annuels de dépenses par famille et par prestataire: « Grâce aux synthèses qui récapitulent les dépenses par prestataire, l'entreprise a des arguments pour renégocier ses tarifs », prend en exemple François Rassart, directeur Europe des solutions de paiement commerciales chez MasterCard. Ce qui peut permettre, notamment, de mettre en place une politique de voyages, basée sur des «passages obligés» chez des fournisseurs attitrés.

Certains opérateurs proposent même du sur-mesure: « Il est possible de verrouiller l'utilisation de la carte affaires et de ne la faire accepter que chez certains fournisseurs », explique François Rassart.

Les cartes affaires sont payantes, de l'ordre de 35 euros HT annuels pour les moins chères à 150 euros HT pour les cartes premium. « L'intégralité de la cotisation aux cartes business peut être retirée des charges de l'entreprise, ce qui n'est pas négligeable », précise Céline Dolla (Visa).

Les cartes se différencient par le niveau de service proposé: plus on monte en gamme, et plus le client aura d'avantages, voire de services exclusifs. La carte Business Platinum d' American Express dispose ainsi d'un service de conciergerie: des professionnels disponibles pour organiser un déplacement, réserver des places de spectacle, etc. Chez MasterCard, les détenteurs de la Business-Card Executive bénéficient d'un secrétariat personnel à même d'organiser des événements, de trouver des experts (traducteurs, juristes...) ou encore de réserver une offre partenaire. Car les opérateurs nouent aussi des partenariats (lire l'encadré ci-dessus). Par exemple, MasterCard fait bénéficier ses clients de tarifs préférentiels chez Chronopost.fr, avec une carte Visa, Google triple votre investissement publicitaire dans le cadre d'une première campagne, etc. Enfin, les prestataires proposent des assurances et des garanties à leurs clients. American Express assure notamment, avec la carte business Platinum, un remboursement sous 48 h des achats effectués frauduleusement ou encore une garantie véhicules de location qui offre une protection complète en cas de vol ou de dommages.

En ce début d'année, les fournisseurs rivalisent de nouveautés: Visa s'apprête à rénover sa gamme Business en lançant de nouvelles cartes, tandis que MasterCard inaugure un nouveau service de pilotage, inControl, permettant de contrôler les transactions en temps réel et de modifier certains paramètres, tels que les plafonds, sans contacter son banquier...

François Rassart, directeur Europe des solutions de paiement commerciales, MasterCard

« Il est possible de verrouiller l'utilisation de la carte affaires et de ne la faire accepter que chez certains fournisseurs. »