Bien préparer son contrôle URSSAF

Le courrier tant redouté est arrivé: vous allez recevoir la visite d'un inspecteur de l'Urssaf. Un avis de contrôle vous informe de la date et de l'heure de sa première visite ainsi que de son identité. Vous pouvez, en cas d'empêchement, convenir d'un autre rendez-vous. Mais vous avez le devoir de recevoir l'inspecteur: un refus est passible d'amende ou d'une peine d'emprisonnement. Se faire contrôler ne fait jamais plaisir... et pourtant, pas de panique!

Chaque année, 5% des entreprises sont contrôlées. Et une société l'est, en moyenne, tous les trois à cinq ans. «Dans la mesure où le système de collecte des cotisations et des contributions des entreprises à la Sécurité sociale repose sur du déclaratif, un contrôle doit être effectué pour vérifier que ces déclarations sont justes», explique Laurence de Gregori, directrice adjointe de l'Urssaf Paris Ile-de-France. Selon elle, dans la majorité des cas, les erreurs commises le sont de bonne foi. Partez donc du principe que vous n'avez rien à vous reprocher. Et si l'inspecteur est là pour chercher la petite bête, dialoguer avec lui pendant le contrôle peut permettre d'arrondir les angles. «C'est tout l'intérêt de l'aspect contradictoire du contrôle: il existe un échange à chaque étape. Et c'est seulement sur les points sur lesquels l'inspecteur n'a pas été convaincu que portera l'éventuel redressement», précise Christian Vatez, rédacteur en chef aux Editions Francis Lefebvre Faire face au contrôle Urssaf, Editions Francis Lefebvre, 2007. . La meilleure attitude à adopter, c'est donc de se montrer serein, ouvert et coopératif.

L'avis de contrôle mentionne que la nouvelle «Charte du cotisant contrôlé» (voir notre encadré «A savoir») vous sera remise par l'inspecteur dès sa première visite. Et ce, pour tout contrôle qui a lieu depuis le 1^er septembre, date d'entrée en vigueur des dispositions du décret du 11 avril 2007. Ce dernier ne modifie pas grand-chose d'important, mais donne un cadre juridique précis à des pratiques existantes. «Le fait que les règles soient plus précises peut paraître favoriser l'Urssaf, mais donne également davantage de répondant au cotisant contrôlé», affirme Nicolas Raymond, responsable de la rédaction des éditions du Groupe Revue Fiduciaire L'entreprise contrôlée. Fiscal, Urssaf, inspection du travail, Editions Groupe Revue Fiduciaire, 2007. . Car le droit peut aussi être de votre côté, face à un inspecteur qui pinaille trop.

Entourez-vous d'un «bon conseil». Vous avez 15 jours au minimum, à réception de l'avis, pour vous préparer: réunir les documents à présenter au contrôleur et, surtout, choisir le «conseil» qui peut vous assister pendant la procédure. Le plus souvent, les chefs d'entreprise choisissent leur expert-comptable. Ce dernier connaît les documents à présenter: il en a établi une partie lui-même. Il est familier de la procédure, pour avoir épaulé d'autres clients avant vous. «Nous avons également un rôle d'assistance psychologique, consistant à rassurer notre client, toujours inquiet à la perspective du contrôle», précise André Attia, expert-comptable membre du réseau France Défi. Le conseil va jouer le rôle d'interface entre vous et le contrôleur, lui donner des explications sur les documents comptables. Le contrôle peut d'ailleurs avoir lieu dans ses locaux, si l'inspecteur est d'accord.

Mais, en général, le contrôle a lieu «sur place», dans les locaux de votre entreprise. Pour les entreprises de moins de 9 salariés, il peut être effectué «sur pièces» dans les locaux de l'organisme de recouvrement, depuis le nouveau décret. Quand le contrôle commence, l'inspecteur va demander à voir tous les documents qu'il juge nécessaires (voir notre encadré ci-dessous). Il en dresse la liste au départ, mais est en droit de demander des éléments supplémentaires par la suite. Il faut savoir qu'il n'existe pas de liste officielle des documents que l'inspecteur peut demander. «Une liste exhaustive limiterait le pouvoir des agents de contrôle, mais la législation ne Va jamais voulu», relate Christian Vatez (Editions Francis Lefebvre). De plus, si la période sur laquelle porte le contrôle est précisée par la loi (au maximum, les trois dernières années civiles et l'année en cours), l'inspecteur est en droit de demander des pièces antérieures à ces périodes. En revanche, vous pouvez refuser de produire certains documents, comme des agendas personnels.

Vous pouvez aussi fournir des documents dématérialisés. Depuis le 1^er septembre, vous avez même l'obligation de les remettre sous cette forme, si l'inspecteur le demande. Autre élément formalisé par le décret: avec votre accord, l'inspecteur peut procéder à son contrôle par «sondage», c'est-à-dire à partir d'un «échantillonnage» représentatif de vos documents. Mais cela concerne plutôt les grandes entreprises.

Les ouvrages juridiques sur la question dressent la liste des anomalies les plus recherchées par les inspecteurs. «Les cas les plus fréquents d'erreur concernent les avantages en nature et les frais professionnels, car la législation sur ce sujet est très complexe», déclare Laurence de Gregori (Urssaf). Autre point sensible: les exonérations et allégements de cotisations. «Pendant le contrôle, l'inspecteur nous pose souvent des questions sur la façon dont on a calculé les allégements, notamment depuis les modifications de la loi Fillon», précise l'expert-comptable André Attia.

A la fin du contrôle, l'inspecteur va vous remettre une «lettre d'observations» avec ses conclusions. Parfois, la sanction tombe: un redressement est demandé. C'est arrivé à 55% des entreprises contrôlées cette année, selon l'Urssaf. Car une législation complexe et changeante rend difficile le zéro faute, même pour les plus scrupuleux. Vous avez alors 30 jours pour envoyer une réponse au contrôleur. Votre expert-comptable va vous aider à rédiger ce courrier, dans lequel vous pouvez contester tout ou partie du redressement. Au vu de votre réponse, qui clôt la «période contradictoire», l'inspecteur peut décider d'abandonner le redressement, d'en réduire le montant ou de le maintenir.

Dans ce dernier cas, vous recevez une «mise en demeure». Vous disposez alors d'un mois pour régler les sommes réclamées (au-delà, vous risquez de devoir payer des majorations de retard), ou pour exercer les recours qui vous sont ouverts.

Les recours possibles. Vous pouvez saisir la Commission de recouvrement amiable (CRA) de l'Urssaf. «Dans la majorité des cas, si l'entreprise a de bons arguments, elle obtient gain de cause auprès de la Commission et la procédure s'arrête là», précise Laurence de Gregori (Urssaf Paris Ile-de-France). Mais, dans le cas contraire, vous pouvez contester la décision devant le Tribunal des affaires de la Sécurité sociale (TASS). La procédure est gratuite et vous n'êtes pas obligé d'être assisté d'un avocat. Le contentieux peut se poursuivre en cour d'appel puis en Cour de cassation. Mais en arriver là est rare, surtout pour les entreprises de taille modeste. La plupart du temps, si vous n'avez pas convaincu l'Urssaf de renoncer au recouvrement, mieux vaut payer les sommes réclamées. Il est possible de demander un délai de paiement en cas de difficultés de trésorerie. Sachez, pour finir, qu'il arrive que le contrôle se termine par un redressement en votre faveur... Mais ce n'est pas le cas le plus fréquent!

EN BREF
Les documents le plus souvent contrôlés par l'inspecteur

- Documents sociaux: bulletins et livres de paie, déclarations uniques d'embauché, déclaration automatisée des données sociales (DADS), tableau de cotisations, dossiers du personnel, contrats de travail, convention collective...
- Documents comptables: bilans, grands livres comptables...
- Documents fiscaux: liasses fiscales, avis d'imposition...
- Documents juridiques: statuts, transactions...
- Justificatifs de frais professionnels: notes de restaurant, carte grise des véhicules...