Batir l'avenir avec la formation

Partie1. Le plan de formation, étape par étape

Programmer les actions nécessaires à l'acquisition ou au développement de compétences est indispensable pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Cette démarche permet de transformer ce qui pourrait être vécu comme une contrainte légale en un outil au service de la performance.

Traduction opérationnelle de la politique de formation de l'entreprise, le plan revêt un caractère stratégique pour son présent et son avenir. Ce document écrit lie les acteurs concernés et ne s'applique qu'aux formations engagées à l'initiative de l'entreprise (par opposition aux dispositifs mobilisables par les salariés, comme le Dif et Cif, lire l'article p. 50). La direction, le service des ressources humaines, les représentants du personnel (comité d'entreprise ou délégués du personnel) et les futurs bénéficiaires se retrouvent autour de cette feuille de route, garante du sérieux du processus. Elle décrit les objectifs que l'entreprise entend atteindre par le biais de la formation, les modalités d'organisation (calendrier, populations intéressées, dispositifs choisis) et le budget. Obligatoire dans les structures de plus de 50 salariés, la rédaction d'un plan reste toutefois optionnelle dans les autres.

A noter que la loi vous oblige à rencontrer deux fois par an les représentants du personnel (lire l'encadré ci-contre). Le défaut de consultation entraîne une sanction fiscale (majoration de 50 % de la participation au financement de la formation professionnelle continue), voire un délit d'entrave passible d'une amende et/ou d'une peine de prison.

1. Identifier les besoins

« Un plan n'est pas la somme de demandes individuelles éparpillées, prévient Mathilde Bourdat, co-auteur de l'ouvrage Réaliser son plan de formation en 48 heures, publié aux éditions Eyrolles en 2009, mais la rencontre entre les besoins de l'entreprise et ceux des salariés.» De la qualité de cette rencontre dépend la capacité du plan à répondre aux évolutions de l'entreprise et de ses collaborateurs.

La collecte des besoins s'effectue donc sur deux plans. Premièrement, au niveau de la direction. Quelles sont les grandes orientations et la stratégie de la société pour les années à venir? Voilà une question dont la réponse crée un cadre pour la direction des ressources humaines. Deuxièmement, au niveau des salariés. La question est alors: quelles sont les compétences à acquérir ou à développer? «Pour le savoir, vous pouvez faire le point à l'occasion de l'entretien professionnel individuel et, éventuellement, dans un questionnaire ad hoc», poursuit l'experte. Quant à Madeleine Doubet, auteur de Construire un plan de formation, publié aux éditions Gereso en 2010 et responsable du cabinet MG Doubet Conseil, elle insiste sur le rôle des délégués du personnel dont la position, au coeur du terrain, leur confère une vision utile pour compléter celle des managers ainsi que celle du chef d'entreprise.

2. Etablir un budget

Le budget prévisionnel englobe tous les coûts liés à la formation: la facture des organismes, le salaire des éventuels intérimaires ou CDD qui remplacent les salariés-stagiaires, parfois les frais de déplacement et d'hébergement ainsi que la perte de rentabilité due à l'absence des salariés. Le service des ressources humaines a pour mission, à ce stade de l'élaboration du plan, d'étudier attentivement les offres des prestataires, de faire jouer la concurrence le cas échéant et de trouver le financement le plus adéquat pour chaque action (OPCA - Organisme paritaire collecteur agréé -, aides régionales et européennes...).

3. Planifier et organiser les actions

La DRH n'est pas bridée dans l'élaboration du plan. Les formules sont multiples et peuvent s'adapter à des cas de figures variés. Les formations dites classiques sont dispensées par des formateurs extérieurs en interentreprises (des salariés issus de plusieurs sociétés se déplacent au centre de formation) ou en intra-entreprise (salariés d'une même entreprise formés in situ ou non). Le contenu de la seconde formule peut alors être adapté aux besoins de l'entreprise. L'e-learning ou le mobile learning permettent de se former à distance, selon ses disponibilités. Une méthode particulièrement adaptée à l'apprentissage d'une langue, par exemple. Encore marginaux, les serious games (alias les «jeux sérieux») investissent également le champ de la formation. Ils utilisent les ressorts du jeu vidéo pour des mises en situation concrètes auxquelles l'apprenant est soumis. Encore largement développés à la demande (la facture est alors très lourde), les jeux sérieux commencent à se standardiser et donc à devenir plus accessibles aux petites structures. Sans oublier les conférences, les formations courtes ou longues, diplômantes ou non... Dénicher le bon fournisseur de services parmi les innombrables prestataires n'est pas chose aisée. Comment s'y retrouver? Selon Madeleine Doubet (MG Doubet Conseil), « mieux vaut rédiger un petit cahier des charges et solliciter plusieurs organismes ». Mathilde Bourdat (Demos) suggère également de contacter l'intervenant pressenti afin de vérifier son parcours professionnel, notamment son expérience dans le monde de l'entreprise et le contenu précis de ses cours.

4. Lancer et suivre le plan

Annoncer dans un e-mail la tenue deux semaines plus tard d'une session de formation de trois jours, sans la remettre dans le contexte de la politique globale et de formation de l'entreprise. Voici le meilleur moyen de braquer d'emblée les collaborateurs concernés et de les faire participer au stage dans de mauvaises conditions. « La communication autour du plan est essentielle », martèle Mathilde Bourdat. Laquelle conseille de faire parvenir largement en amont le calendrier des actions (gestion de l'agenda oblige) et de caler avant chaque session un entretien avec le responsable de service, durant lequel seront reprécisés les enjeux déjà exposés lors de la présentation générale du plan, en début d'année.

Charge également à la direction des ressources humaines de s'assurer, au fil des mois, du suivi administratif (demandes de prise en charge par l'OPCA, déclarations légales) et financier (factures des prestataires, consommation du budget). « Gardez en tête que le plan ne peut être que prévisionnel », souligne l'auteur. En cas de situation imprévue, comme un pic de commandes par exemple, il peut et doit être modifié en cours d'année. A noter que les salariés ne peuvent refuser, en dehors de quelques exceptions (validation des acquis de l'expérience - VAE -, etc.), de suivre les formations qui leur sont dédiées dans le cadre du plan de formation. Car c'est assimilé à l'exécution normale du contrat de travail, avec toutes les conséquences que cela implique...

5. Effectuer un bilan

Madeleine Doubet (MG Doubet Conseil) recommande de ne pas se contenter d'un bilan en fin d'année. Certes, il convient d'évaluer si oui ou non le plan s'est correctement inscrit dans la politique globale de l'entreprise et si les résultats quantitatifs (nombre de stagiaires, de sessions, montants des factures) et qualitatifs (retours clients, retours salariés) sont satisfaisants. Mais ce n'est pas suffisant pour déterminer son efficacité. La portée de chaque action doit être mesurée. Dès que le collaborateur réintègre son poste, son manager doit, a minima, l'interroger sur son ressenti et sur les applications qui vont découler de sa formation. « Dans l'idéal, il a même prévu des actions concrètes d'accompagnement de façon à ce que son subordonné réinvestisse rapidement et efficacement ce qu'il a acquis », souligne l'experte. Une telle démarche suppose la mise en place d'indicateurs (par exemple, sur le gain de temps pour une activité donnée) qui facilitent grandement l'appréciation de l'investissement.

Le temoignage de Jacques Bourgninaud, président de Wyplay: «Le plan est un mix des besoins de l'entreprise et de ceux des collaborateurs»

Cet été, la RRH de Wyplay, PME de la région marseillaise qui développe des logiciels pour les box des opérateurs téléphoniques, a fait le tour des bureaux. Objectif: collecter les fiches individuelles de demande de formation, distribuées quelque temps plus tôt. Ces documents viendront nourrir la réflexion du service sur le plan 2013. Autres éléments qui rentrent en ligne de compte dans son élaboration: les remontées des managers, les comptes rendus des entretiens annuels d'évaluation, ainsi que les grandes orientations stratégiques établies par le président de l'entreprise, Jacques Bourgninaud, pour l'exercice suivant. «La mission de la RRH consiste à concevoir un projet cohérent à partir de l'ensemble de ces données, sans oublier personne ou négliger des dispositifs», souligne ce dernier. Cette année, par exemple, une assistante dont le poste évolue vers des fonctions plus commerciales, en contact direct avec les fournisseurs, a suivi un stage de négociation (Dif + complément par l'entreprise via le plan) dans les locaux de Wyplay, durant deux jours.
Un informaticien a, pour sa part, tout appris sur le piratage lors d'une session de quatre jours en intra-entreprises (Dif + complément par l'entreprise via le plan). Un manager termine, quant à lui, un MBA (Cif) tandis qu'un autre en commence un (Cif). Six collaborateurs sont formés à l'outil Google Cloud (plan) sur place par un prestataire à raison de deux fois sept heures de cours. La RRH vérifie toujours le sérieux des organismes de formation. Elle les contacte afin, notamment, d'obtenir le détail du contenu des stages et le background des intervenants. Le plan est communiqué à l'ensemble des 95 salariés, via le procès-verbal du comité d'entreprise, en septembre et en décembre de chaque année.

Partie 2. Dif et Cif: les salariés, acteurs de leur formation

Le droit individuel à la formation (Dif) et le congé individuel de formation (Cif) sont deux formules souvent mal exploitées par les entreprises et les salariés. Or, elles peuvent apporter des solutions intéressantes à des problématiques d'acquisition ou de développement de compétences. Revue de détail.

DIF LE DROIT INDIVIDUEL A LA FORMATION

Qu'est-ce que c'est?

C'est un crédit annuel de 20 heures de formation, cumulable sur six ans et plafonné à 120 heures. Sa mise en oeuvre relève de l'initiative du salarié, mais l'employeur en assure le financement

Pourquoi?

Le Dif est la mesure-phare de la loi du 4 mai 2004 sur la formation professionnelle tout au long de la vie.

Qui?

Peuvent en faire la demande les salariés à temps plein ou partiel en contrat à durée indéterminée (CDI) qui justifient d'au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise. Et les salariés en contrat à durée déterminée (CDD), dès quatre mois de travail, consécutifs ou non, sur les 12 derniers mois. Sont exclus les contrats de professionnalisation et d'apprentissage. Le dirigeant, salarié de son entreprise, peut profiter d'un Dif.

Comment?

« Sachez, pour commencer, que vous êtes tenu d'informer par écrit et individuellement vos collaborateurs de leurs droits acquis au titre du Dif », rappelle Nathalie Olivier, consultante et formatrice RH indépendante. Comment? En le notifiant sur le bulletin de paie mensuel ou lors de l'entretien annuel d'évaluation, par exemple. Le principe: c'est le salarié qui sollicite un Dif. « Comme vous avez un mois pour répondre (l'absence de réponse vaut accord), méfiez-vous des demandes qui tombent durant l'été », prévient l'experte. Selon les textes de loi, le refus (réitéré autant de fois que l'employeur le souhaite durant deux années civiles) n'a pas besoin d'être motivé. Reste qu'Olivia Da Silva, déléguée projets emploi-formation au sein de l'Agefos-PME, financeur et conseil pour la formation professionnelle, recommande de justifier votre position, au risque de briser le dialogue avec le collaborateur concerné. « Si vous avez présenté, en amont, les grandes orientations de l'entreprise en matière de formation et listé les thèmes prioritaires et non prioritaires au titre du Dif, la pilule devrait mieux passer », assure-t-elle. En cas d'accord de votre part, le dossier part pour validation auprès de l'OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) dont vous dépendez. « Lequel peut accepter ou non la demande en fonction de la cohérence du Dif avec les actions prioritaires de votre branche et les fonds disponibles », poursuit l'experte. Ce dispositif est portable. C'est-à-dire qu'en cas de licenciement (sauf pour faute lourde) ou de démission, l'employé conserve ses heures acquises au titre du Dif et peut l'utiliser soit durant son préavis, soit pendant la première moitié de sa période d'indemnisation chômage, soit dans sa nouvelle entreprise pendant deux ans.

Quand?

La formation peut se dérouler hors temps ou durant le temps de travail.

Combien?

Pour les salariés en CDI, le Dif est financé sur le budget formation de l'entreprise, en fonction de la prise en charge de l'OPCA. S'il est réalisé pendant le temps de travail, la rémunération est maintenue par l'employeur. Hors temps de travail, l'employeur verse une allocation de formation égale à 50 % de la rémunération nette. Pour les salariés en CDD, le coût de la formation est pris en charge par l'OPCA qui rembourse aussi l'allocation de formation à l'employeur.

CIF LE CONGE INDIVIDUEL DE FORMATION

Qu'est-ce que c'est?

C'est le droit pour le salarié de s'absenter de son poste de travail pour suivre les cours de son choix.

Pourquoi?

Le Cif lui permet de se former indépendamment des stages compris dans le plan de formation de son entreprise, dans le but de se qualifier, d'évoluer ou de se reconvertir. Il peut amener, ou pas, au passage d'un examen et donc à l'acquisition d'un diplôme.

Qui?

Tout salarié peut accéder à un Cif, quels que soient l'effectif de l'entreprise et la nature de son contrat de travail. Une condition d'ancienneté est toutefois nécessaire. Le candidat doit justifier de 24 mois consécutifs ou non en tant que salarié dont 12 mois dans l'entreprise (36 mois dans les entreprises artisanales de moins de 10 salariés). A noter que, pendant le congé, le bénéficiaire reste salarié de sa société. En conséquence, le temps passé en formation est pris en compte pour le calcul des droits aux congés payés quel que soit son mode de rémunération. Dans le même esprit, les primes et avantages liés à l'ancienneté sont maintenus. Le collaborateur conserve aussi le droit d'exercer des mandats de représentant du personnel ou de délégué syndical. «A son retour, le dirigeant doit le réintégrer dans son emploi antérieur mais n'est pas tenu de proposer un autre emploi prenant en compte la qualification acquise pendant la formation, précise Nathalie Olivier. Mais si c'est possible et si le contenu du Cif démontre une envie de progresser au sein de l'entreprise, pourquoi pas?» Si, au contraire, le Cif n'est pas en lien avec son emploi, c'est le signe que le salarié est animé par un désir de reconversion et de départ Le dirigeant peut profiter d'un Cif s'il est salarié de son entreprise.

Comment?

Pour bénéficier du Cif, le collaborateur doit présenter à son employeur dans un délai de 60 jours (ou 120 pour des stages d'une durée continue de plus de six mois) une demande écrite d'autorisation d'absence qui indique l'intitulé, la date de début et de fin de la formation et le nom de l'organisme qui la réalise. «Si le salarié remplit les conditions d'ouverture du droit au Cif, notamment en matière d'ancienneté, et respecte la procédure de demande d'autorisation d'absence, vous ne pouvez pas vous opposer à son départ en formation», indique Nathalie Olivier. Mais vous pouvez le reporter... Le motif de service peut être ainsi invoqué si vous estimez que son absence est préjudiciable à la production et à la bonne marche de l'entreprise. Dans ce cas, vous devez le lui signifier dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande de congé, après consultation du comité d'entreprise ou du comité d'établissement ou, à défaut, des délégués du personnel. La durée maximale pendant laquelle le congé peut être différé pour cette raison est de neuf mois.

Quand?

L'absence ne peut excéder un an pour un stage à temps plein ou 1200 heures pour un stage à temps partiel.

Combien?

Le financement est assuré par des organismes paritaires agréés par l'Etat, souvent les Fongecifs (fonds de gestion du Cif) régionaux, parfois les OPCA de branche. Les fonds proviennent de la contribution annuelle des entreprises. Les organismes prennent en charge, dans l'ordre de priorité, la rémunération, le coût de la formation, les frais de transport et d'hébergement. Concrètement, vous versez la rémunération (80 % maximum) et l'organisme vous rembourse. «Hormis votre contribution, vous n'avez aucune obligation financière, précise Olivia Da Silva (AgefosPME). Libre à vous de compléter la rémunération en piochant dans l'enveloppe du plan de formation.»

Nathalie Olivier, consultante et formatrice RH

«Si le salarié remplit les conditions d'ouverture du droit au Cif et respecte la procédure de demande d'autorisation d'absence, vous ne pouvez pas vous opposer à son départ en formation.»

Dif: comment lever les freins

Méconnu tant du côté des salariés que des chefs d'entreprise, et donc peu ou pas promu en interne, le droit individuel à la formation (Dif) n'est pas suffisamment utilisé. Or, c'est un outil au service de votre développement, il serait donc dommage de ne pas l'utiliser. Nos conseils pour inciter vos collaborateurs à recourir au Dif...

Une chance offerte au salarié et à l'employeur de prendre en main ensemble l'évolution des compétences, voilà ce que représente le droit individuel à la formation (Dif). Pourquoi s'en priver alors que l'intérêt commun est évident? Les négociations permettent, en effet, de nouer ou d'intensifier un dialogue entre les deux parties dans une optique de coinvestissement pour l'avenir. En outre, la démarche offre au salarié une prise d'autonomie. « Avec ce système, fini le temps où le collaborateur se bornait à suivre des stages imposés par la direction », commente André Escure, consultant RH indépendant. « Le passage du vertical à l'horizontal s'avère révolutionnaire pour les entreprises qui, en conséquence, ont tendance à demeurer dubitatives et trop attentistes »;, complète Gaëlle Epremian, chef de projet Dif au sein de l'organisme de formation Demos. Les salariés, de leur côté, peu familiarisés avec ce type de fonctionnement, ne prennent pas suffisamment d'initiatives. Alors, comment mettre un terme à cet immobilisme collatéral et booster le Dif dans votre entreprise?

Tout d'abord, il s'agit d'établir un cadre clair. Lors de la présentation du plan annuel de formation aux représentants du personnel et à l'ensemble des collaborateurs, vous devez présenter les priorités en matière de Dif. Celles-là même qui découlent des grandes orientations déterminées pour l'exercice à venir. Objectif: donner une légitimité à la politique de formation, ainsi qu'aux processus de prise de décision et de conduite des négociations individuelles. Présenter un cap clair et cohérent rassure et favorise la proactivité. S'il connaît les règles du jeu, le salarié évitera de lui-même de demander un cours qui ne «colle» pas avec les thématiques prioritaires et donc d'essuyer un refus. Il se focalisera sur les sessions qui ont le plus de chances d'être acceptées, tant par l'entreprise que par l'organisme collecteur paritaire agréé (OPCA) qui, lui aussi, motive ses réponses en fonction des objectifs de branche en matière de formation.

Une structuration solide assure suffisamment d'homogénéité au Dif pour qu'il ne perde pas son sens et devienne une sorte de «mini Cif» (congé individuel de formation) qui s'inscrirait alors dans une logique de consommation exclusivement personnelle. « Le flou n'entraînera que de l'incompréhension et de la frustration dans vos rangs, prévient André Escure. Autrement dit, l'inverse de l'effet escompté. » D'où la nécessité d'afficher noir sur blanc ce qui dépend du plan de formation (évolution du poste de travail, pour schématiser) et ce qui dépend du Dif (le développement des compétences de la personne). Une PME inscrira, par exemple, dans le premier des sessions de management pour les collaborateurs promus mais réservera au titre du Dif des stages de perfectionnement à l'utilisation d'un logiciel.

Donner envie

En général, les souhaits sont collectés au moment de l'entretien professionnel individuel, quelques semaines après la présentation du plan. Pour autant, des piqûres de rappel ne sont pas superflues. Gaëlle Epremian (Demos) suggère de mentionner les éventuelles évolutions majeures quant au contenu prioritaire qui pourraient susciter des envies. On peut tout à fait imaginer que l'arrivée de nouvelles machines ou d'un nouveau marché modifie les besoins en compétences de la société en cours d'année. Et si les collaborateurs ne formulent pas de demandes de Dif durant leur entretien annuel d'évaluation (EAE) ou se contentent se remplir la case avec des formulations inexploitables parce que trop générales? Pas de panique! L'experte recommande de planifier des «campagnes de recrutement» une à deux fois par an. Le principe: les candidats au Dif disposent de deux à trois semaines pour remplir le formulaire. Passé ce délai, ils n'ont d'autre choix que d'attendre plusieurs mois, voire un an, la prochaine sollicitation. Premier avantage de la manoeuvre: la pression motive les endormis qui ont l'impression de passer à côté d'une opportunité s'ils ratent le coche. Second avantage: le nombre de demandes permet potentiellement de négocier des tarifs avantageux avec le prestataire et de prévoir un budget qui colle à la réalité. Ici, on touche du doigt la communication interne. Comme pour n'importe quel projet, l'adhésion est plus forte si l'aspect promotionnel n'est pas négligé. Quelques actions, toutes simples, font très bien l'affaire. A commencer par une affichette A3 placée stratégiquement dans un espace de passage (photocopieuse, cafétéria) intitulée «Le Dif, qu'est-ce que c'est?», qui explique en quatre points l'intérêt du dispositif et indique le nom de la personne à contacter en interne. Autre possibilité: un courrier envoyé avec le bulletin de paie (qui récapitule en même temps le nombre d'heures de formation disponibles au compteur pour chaque salarié). Ou encore des petits-déjeuners en groupes réduits avec la personne en charge du dossier. La mise à disposition d'un catalogue (enregistré sur le réseau informatique ou distribué au bureau) évite une recherche longue et fastidieuse aux candidats, dans la mesure où vous aurez préalablement effectué une sélection de formations qui fera office de ligne directrice. Ces derniers ont le choix entre une dizaine ou une vingtaine de stages, pas plus. Une manière de leur mâcher le travail et de recentrer les demandes autour de thématiques pertinentes. Toujours dans l'idée de faciliter la vie de vos collaborateurs, soyez raisonnable question formalisme. « Un formulaire de demande long d'une ou deux pages suffi t, explique Gaëlle Epremian (Demos). Devoir rédiger une lettre de motivation en décourage plus d'un, alors qu'un simple paragraphe suffit! » Il serait dommage de perdre un candidat à ce stade du processus à cause d'un effet de zèle. Enfin, André Escure souligne l'importance des représentants du personnel, qui jouent un rôle pivot dans la transmission d'informations. « Ils sont les premiers à convaincre de l'intérêt du Dif », affirme-t-il. En effet, ils interviennent dans les discussions liées à la formation et sont écoutés par leurs collègues. Veillez donc à les former à la question, pourquoi pas à travers la venue d'un consultant extérieur.

André Escure, consultant RH indépendant

«Avec le Dif, fini le temps où le collaborateur se bornait à suivre des stages imposés par la direction. »

Gaëlle Epremian, chef de projet Dif, Demos

«Un formulaire de demande de Dif long d'une ou deux pages suffit.»