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Affranchissement et mise sous pli: SIMPLIFIEZ-VOUS LE COURRIER
Dans une petite entreprise, le traitement du courrier est un casse-tête et une source de coûts. Mais le matériel ad hoc allège la tâche.
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On le disait condamné à mort avec l'arrivée en masse des courriers électroniques; force est de constater qu'il se porte comme un charme. Le courrier papier a encore de beaux jours devant lui, dans les entreprises comme chez les particuliers. «Certes, nous constatons une baisse du volume de courrier échangé par les grandes entreprises, qui dématérialisent une partie de leurs envois, mais les PME n'en ont pas encore les moyens», précise Philippe Ambon, chef de produit mise sous pli et adressage chez Satas, l'un des poids lourds du traitement automatisé du courrier.
D'ailleurs, selon un rapport de la Commission européenne paru en 2006, plus de 87,5% du courrier échangé en Europe émane des entreprises. Les acteurs du marché identifient tous le marketing direct comme un levier de croissance, alors que les envois de courrier dit de gestion (factures, bulletins de paie) semblent se stabiliser.
La location d'une machine à affranchir permet de réduire les erreurs d'affranchissement (grâce à une pesée fiable) tout en vous faisant gagner du temps. La machine imprime une marque postale sur l'enveloppe, qui correspond au tarif applicable pour chaque pli, en fonction de son poids et de sa destination. Vous n'avez par conséquent plus besoin de stocker de timbres. Ces machines, homologuées par La Poste, ne s'achètent pas, mais se louent auprès des constructeurs. Quatre acteurs se partagent le marché en France: Neopost, Satas (filiale de Neopost), Secap Pitney Bowes et Frama. La Poste, à leur demande, ne divulgue pas leurs parts de marché respectives.
Bien évaluer vos besoins. Le premier critère, pour choisir une solution courrier adaptée, est le volume à traiter. Ce n'est pas seulement la taille de l'entreprise qui compte, mais son activité. Bien sûr, plus vos volumes de courrier sont élevés (mailings, coupons-réponse, etc.), plus votre matériel devra être performant. Selon la segmentation proposée par La Poste, les constructeurs commercialisent trois gammes de machines à affranchir: tout d'abord, les tpMAc (très petites machines à affranchir connectées), conçues pour traiter de 20 à 30 plis par jour, ensuite, les produits dits «moyens volumes», pour des affranchissements inférieurs à 1500 euros par mois, et enfin, au-delà, les machines dites «hauts volumes». En règle générale, les entreprises commencent par s'équiper d'une machine à affranchir toute simple, puis passent à la machine de mise sous pli. Selon Ludovic Dugabelle, directeur marketing de Neopost France, «les plus petites permettent de plier le courrier dix fois plus vite qu'à la main». En complément de leur offre produits, relativement similaire, les constructeurs proposent des contrats de location-entretien. Lisez bien les clauses qui y figurent avant de choisir, car c'est sur ce terrain que la concurrence fait rage. Et que les constructeurs tirent l'essentiel de leurs marges.
1 MACHINES DE MISE SOUS PLI
PROFESSIONNALISEZ LA PREPARATION DU COURRIER
La mise sous pli étant un exercice fastidieux et répétitif, s'équiper d'une machine, même modeste, permet de gagner du temps et de professionnaliser les envois.
En l'absence de service ad hoc, c'est votre secrétaire standardiste qui se charge du courrier? Avec une machine de mise sous pli, elle exécutera cette tâche plus rapidement et de façon impeccable. Quel que soit le nombre de plis à insérer dans l'enveloppe, leur épaisseur et leur format, la machine traite les documents sans les froisser ni les déformer.
Il existe de petites machines - de la taille d'une imprimante de bureau - pour répondre aux besoins de faible volume, de l'ordre de 30 lettres par jour. Ainsi, la Carat XS de Satas (disponible à partir de 4 200 Euros HT à l'achat ou 130 Euros HT/mois à la location) affiche une vitesse maximum de 1300 plis à l'heure. Son chargeur vertical peut traiter trois feuilles simultanément. Le nombre de documents que vous pouvez insérer dans un même pli dépend des capacités et du nombre de bacs d'alimentation disponibles. En entrée de gamme, Frama commercialise la Smart Mail 1 (3 000 Euros HT à l'achat ou 140 Euros/mois en contrat location-entretien). Cette machine n'a qu'un seul bac, mais peut appeler jusqu'à cinq feuilles différentes pour les plier ensemble. Elle est un peu moins rapide qu'une machine qui intègre plusieurs bacs. Le modèle supérieur, la Smart Mail 4 (165 Euros HT/mois), comporte deux bacs et accepte les petits et les grands formats. Elle permet donc de joindre un coupon-réponse ou un carton d'invitation à une lettre. Pour traiter des volumes plus importants (un millier de documents par mois), vous aurez besoin d'une machine de gamme supérieure. Satas propose la Carat Sigma (8 500 Euros HT à l'achat, 250 Euros HT/mois à la location), qui mécanise une production régulière. Elle est disponible en trois versions comportant un, deux ou trois bacs de chargement au format A4, chacun pouvant accueillir 325 feuillets simultanément. En outre, elle intègre une fonctionnalité «autoset» qui lui permet de mesurer automatiquement la taille de l'enveloppe requise en fonction des plis présentés. Sur le même segment, Secap commercialise la DI 380 (à partir de 155 Euros HT/ mois), qui gère 3000 plis par heure, des enveloppes aux formats C6 et C5, et est compatible avec un alimenteur dédié aux encarts et coupons. Certains modèles plus haut de gamme offrent des accessoires comme des alimenteurs horizontaux, dédiés aux brochures. Mais attention à la facture: chaque accessoire entraînera un surcoût d'environ 10%.
LES AVANTAGES DE LA LOCATION-ENTRETIEN
Les constructeurs vous proposent des contrats clés en main incluant l'entretien des machines louées. Examinez à la loupe les conditions de l'offre: délai d'intervention sur site en cas de panne, fréquence des vérifications préventives effectuées (à titre gracieux) par le constructeur.
MACHINES A AFFRANCHIR
FIABILISEZ VOS AFFRANCHISSEMENTS
La location d'une machine, en supprimant l'utilisation des timbres, vous fait gagner du temps et, surtout, évite les erreurs d'affranchissement.
Las de coller les timbres, puis de faire la queue à La Poste? Une machine à affranchir est la solution pour gagner du temps sur une tâche sans valeur ajoutée. Et optimiser les coûts car l'affranchissement est calculé au tarif exact. Exit les risques d'erreur et les estimations hasardeuses. De plus, avec le télérelevé, qui envoie la facture le mois suivant, fini l'avance de trésorerie sur les timbres. Enfin, les courriers se professionnalisent avec l'impression de la marque postale, d'une flamme à votre logo ou d'un message publicitaire. «Véritable support de communication, l'enveloppe porte un message», explique Thierry Boulogne, directeur général de Frama. Il peut s'agir des coordonnées postales de l'entreprise, de son adresse Internet ou d'un message d'invitation à des journées portes ouvertes. Vous pouvez même choisir une flamme par service, ou insérer la mention «urgent» ou «économique».
Comme l'explique Ludovic Dugabelle, directeur marketing de Neopost, «les entreprises équipées réalisent jusqu'à 30% d'économies si elles utilisent bien la fonction pesée et si elles choisissent le bon tarif, en n'ayant recours au tarif «urgent» que lorsqu'il est vraiment nécessaire». Une machine dotée d'une balance intégrée garantit la maîtrise des dépenses. Attention, certains modèles d'entrée de gamme sont encore commercialisés sans balance; il faut en acheter une en complément. Ces machines de premier équipement permettent de traiter jusqu'à vingt lettres par jour, la limite autorisée par La Poste pour la boîte aux lettres de rue. Au-delà de ce seuil, vous devriez investir dans un modèle de gamme moyenne avec balance et pesée différentielle: au lieu d'effectuer une pesée lettre par lettre, l'utilisateur dépose son tas de courrier sur la balance, qui calcule le bon tarif à chaque retrait. Secap lance une nouvelle gamme de machines «intelligentes», dotées de la technologie IntelliLink, qui téléchargent de nouvelles flammes et, surtout, les nouvelles grilles de tarifs postaux qui se mettent à jour automatiquement dans la machine. La DM 100i (à partir de 45 Euros HT/ mois) possède un alimenteur automatique (15 Euros HT/mois). En outre, cette génération de machines est connectée au serveur de La Poste, qui relève les consommations. Ces affranchisseuses permettent d'envoyer des colis et vous donnent un reporting plus précis de vos consommations.
