ACCUEILLIR UN NOUVEAU COLLABORATEUR

Champagne! Après plusieurs semaines d'entretiens de recrutement, vous venez d'embaucher un commercial prometteur. Le contrat est signé, son arrivée imminente. Pour autant, ne croyez pas que les jeux sont faits. Pour que la personne s'intègre rapidement dans l'entreprise, vous devez lui accorder la plus grande attention. Avant qu'elle n'arrive, informez vos autres salariés de sa prochaine nomination. Vous pouvez placer une note d'information sur les panneaux d'affichage, mais le mieux est d'adresser à chaque salarié un e-mail.

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Le jour J approche? Aménagez à votre nouvelle recrue un espace de travail confortable et, cela va sans dire, impeccablement rangé. «Cela peut sembler anecdotique, mais ne pas le faire traduirait un certain manque de considération», estime Fabrice Coudray, directeur régional du cabinet de conseil en ressources humaines Robert Half International. Dans le même esprit, veillez à lui fournir, dès le premier jour, l'ensemble de ses outils de travail: ordinateur (fixe et/ou portable), téléphone (fixe et éventuellement mobile), codes d'accès informatiques, messagerie, sans oublier d'indispensables fournitures de bureau... Pensez également à lui attribuer une place de parking et à lui commander un badge, le cas échéant. Bref, soignez tous les petits détails qui montrent à la personne qu'elle est attendue.

BONNE IDEE

Un livret d'accueil pour vos nouveaux collaborateurs
Vous manquez de temps pour prendre votre nouvelle recrue par la main? Pourquoi ne pas rédiger un livret d'accueil qui, en quelques dizaines de pages, regroupera toutes sortes d'informations pratiques sur l'entreprise. Il comprendra des renseignements tesl qu'un plan d'accès, les horaires, un bref historique, un descriptif de vos métiers, vos chiffres-clés, votre organigramme, une liste téléphonique et diverses informations d'ordre social, relatives à la mutuelle ou aux titres restaurant, par exemple.

Ne lui lâchez pas la main.

Votre collaborateur vient d'arriver? Ne le lâchez pas dans la nature. Dès son arrivée, faites-lui faire le tour de la société afin de lui présenter l'ensemble des équipes. Nathalie Weinryb dirige Parme Communication, une agence de relations presse de 10 salariés. Si la plupart de ses collaborateurs travaillent à leur domicile, la dirigeante leur demande toujours d'être au bureau lorsqu'elle intègre une nouvelle recrue. «C'est un moment important, nous faisons des présentations officielles», commente-t-elle. Le premier jour, déléguez une personne qui va passer du temps avec la recrue afin de lui présenter ses outils de travail, informatiques notamment. Sans oublier de lui remettre une liste téléphonique et un organigramme à jour. A l'heure du déjeuner, invitez-la au restaurant, éventuellement avec un ou deux collaborateurs-clés. Surtout, l'après-midi, prenez le temps de recevoir la personne en entretien individuel. Des échanges essentiels, selon Fabrice Coudray (Robert Half International): «Le chef d'entreprise va présenter la société, ses enjeux, ses projets, sa culture... Il va aussi revenir sur la mission de son nouveau salarié et lui rappeler ce qu'il attend de lui.» L'occasion, aussi, de le mettre au diapason des habitudes «maison»: horaires de travail, réunions hebdomadaires, usages vestimentaires... Les jours suivants, ne comptez pas non plus le laisser seul. Les experts conseillent de «chaperonner» la personne pendant au moins une semaine. Etablissez avec elle un parcours d'intégration en lui proposant, dès sa première semaine, différents entretiens et déjeuners avec ses collègues, collaborateurs et partenaires. «Il est essentiel que le nouvel embauché prenne le temps de se présenter et de bien identifier le rôle de chacun dans l'entreprise», souligne Jean Dugas, consultant en ressources humaines au sein du groupe de formation Demos.

Pensez au tutorat.

Votre «nouveau» doit maintenant faire ses preuves en s'appropriant sa mission. Pour cela, il est important qu'il soit, là aussi, accompagné. L'idéal est de nommer un tuteur: vous, si vous êtes disponible, ou, à défaut, une personne senior capable de lui mettre le pied à l'étrier, de répondre à ses questions, de corriger ses petites erreurs et, surtout, de dissiper ses angoisses. Chez Point virgule, une PME parisienne de 25 salariés spécialisée dans le conseil en communication, chaque recrue est ainsi prise en charge par un salarié expérimenté, qui lui sert de parrain. «Ce sont des salariés dont le portefeuille clients est proche de celui du nouveau venu et qui acceptent de le guider durant sa première semaine», précise Sophie Bernard, la dirigeante. Un accompagnement qui va loin. «Le parrain va chercher son filleul à son domicile, chaque matin, pendant une semaine, et effectue le trajet jusqu'au bureau avec lui. Cela contribue à créer des liens et à mettre la personne en confiance», détaille-t-elle. Sans oublier que parrain et filleul déjeunent ensemble et travaillent en binôme. «L'attaché de presse expérimenté va montrer au nouveau comment fonctionnent nos outils. Leurs clients étant normalement issus de secteurs proches, il va lui délivrer des conseils qui vont lui permettre d'être rapidement opérationnel.» Au fil des jours, une complicité se noue et le nouvel arrivé n'en est que plus vite efficace. De même, chez Teamup Consulting, une SSII de 15 salariés, les nouvelles recrues sont accueillies par la dirigeante en personne, Carol Soulas, et deux «parrains», chargés de les accompagner durant leur période d'essai. «La nouvelle recrue est très rapidement envoyée sur le terrain chez un client, précise-t-elle. En cas d'interrogation ou de problème, elle peut contacter ses référents et leur demander conseil, aussi bien sur la partie technique que sur l'organisation de l'entreprise. Le nouveau s'intègre plus vite. Quant aux référents, ils se sentent valorisés par leur mission pédagogique.»

TEMOIGNAGE

Nos nouveaux salariés sont choyés
GEORGES-ANTOINE STRAUCH, fondateur et p-dg d'Articque, éditeur de logiciels de cartographie et de statistiques
Dans cette PME tourangelle de 35 salariés, c'est le p-dg, Georges-Antoine Strauch, qui accueille lui-même les dernières recrues. L'arrivée des nouveaux collaborateurs se fait toujours le lundi, jour de la réunion générale. Leur programme est bien rôdé, selon un rituel immuable. «La personne arrive à 9 heures. Elle visite la société puis rejoint son poste de travail, où l'attend son responsable, qui lui présente les outils de l'entreprise, notamment le site intranet.» Le manager lui présente ensuite le collaborateur avec lequel il va travailler en binôme durant sa période d'essai. «Tous nos collaborateurs travaillent en petite équipe sur nos projets.» La nouvelle recrue profite ensuite de la réunion générale pour se présenter et rencontrer les équipes. Pour le confort de ses «nouveaux», l'éditeur ne recule devant aucun effort: il a même aménagé, dans ses locaux, un studio qu'il met à leur disposition, le temps pour eux de trouver un logement.