5 étapes pour employer un volontaire international

1 Recherchez le candidat idéal

Le Volontariat international en entreprise (VIE) permet d'envoyer un collaborateur dans un pays donné pour un coût plus modique que celui d'un salarié «ordinaire». Agé de 18 à 28 ans, français ou ressortissant d'un Etat membre de l'Espace économique européen (Union Européenne, Islande, Liechtenstein, Norvège), il pourra être recruté via le Centre d'in formation sur le volontariat international créé par Ubifrance, l'agence française pour le développement international des entreprises. Plus de 40 000 candidats sont inscrits sur son site (www.civiweb.com/html/vie/ search.asp), qui met gratuitement cette CVthèque à la disposition des entreprises. Ubifrance vous aide dans la sélection des postulants et vous propose d'afficher vos offres de missions non seulement sur Civiweb mais aussi dans des écoles que vous sélectionnerez. Autre moyen de rencontrer gratuitement des candidats désireux d'acquérir une expérience à l'étranger: participer à Classe Export. L'équipe de ce salon de services d'aide à l'export met en relation des entreprises avec des candidats, choisis dans une base d'environ 3 000 jeunes. Après vous être inscrit sur leur site web (www.vie. classe-export.com), vous serez contacté pour détailler vos attentes. Un entretien qui débouchera sur des rendez-vous le jour du salon. La prochaine édition aura lieu les 19 et 20 novembre à Lyon.

@ CHLOROPHYLLE/FOTOLIA/LD

2 demandez l'agrément d'Ubifrance

L'agrément pour faire partir des volontaires s'obtient en remplissant un formulaire, disponible sur le site d'Ubifrance. Les informations à fournir (numéro de Siret et code APE ou Naf, chiffre d'affaires, zone de projets de développement...) permettent à l'agence de vérifier votre éligibilité au dispositif. «Nous nous assurons que l'entreprise s'inscrit bien dans une démarche d'exportation et qu'elle a la capacité financière d'envoyer un VIE à l'étranger», précise Bénédicte Raynaud, chef de produit VIE chez Ubifrance. Vous devez compléter cette demande d'agrément par un document présentant votre société, un organigramme simplifié et votre dernier rapport d'activités accompagné de votre bilan et de votre compte de résultats. Valable cinq ans, l'agrément se renouvelle automatiquement si Ubifrance ne constate aucun problème (détournement de la procédure, difficultés répétées avec les volontaires...).

BENEDICTE RAYNAUD, chef de produit VIE, Ubifrance

Nous nous assurons que l'entreprise a la capacité financière d'assumer un VIE.

3 montez le dossier d'affectation

Une fois votre entreprise agréée, vous devez déposer une demande d'affectation pour chaque volontaire. Etude et prospection de nouveaux marchés, renfort technique ou commercial d'une équipe sur place, recherche de partenaires, agents ou distributeurs... La nature de la mission, qui peut durer de 6 et à 24 mois, doit figurer dans le dossier. Renouvelable une fois, le contrat doit être prolongé au moins un mois avant la fin de mission prévue, éventuellement dans un autre pays, mais toujours pour la même entreprise. En outre, si vous le souhaitez, le volontaire peut rayonner sur sept marchés différents depuis son pays d'affectation.

Et si vous ne pensez pas pouvoir l'occuper à temps plein, partagez-le avec d'autres PME... C'est possible si vous trouvez des entreprises non concurrentes ayant un projet de développement dans le même pays et que vous désignez ensemble un chef de file, responsable vis-à-vis d'Ubifrance.

Autre point important qui figure dans la demande d'affectation: l'identification de la structure d'accueil à l'étranger. Si vous n'avez pas de bureau sur place, ni de partenaire susceptible d'accueillir le volontaire, vous pouvez faire appel à de grands groupes. Ubifrance propose des solutions de portage via Partenariat France, association de grandes entreprises qui appuient les PME dans leur développement à l'international. Des possibilités d'hébergement existent au sein des Missions économiques des ambassades ou via le réseau consulaire. Vous pouvez vous faire conseiller par Ubifrance ou par les Directions régionales du commerce extérieur (DRCE).

4 Signez une convention Ubifrance-entreprise

Une fois votre dossier d'affectation déposé, comptez six semaines avant le démarrage du contrat VIE. Vous recevrez une convention précisant les conditions de réalisation de la mission et son coût prévisionnel. Ubifrance assume tous les aspects administratifs et juridiques concernant le volontaire. Autre avantage, ce dernier n'est pas comptabilisé dans votre effectif salarié. Vous vous occupez seulement de sa mission opérationnelle et de ses congés, fixés à deux jours et demi par mois. En signant la convention, vous vous engagez à rembourser à l'agence le coût total de la mission sur présentation de factures mensuelles. La première comportera un dépôt de garantie (3,5 mois d'indemnités plus le coût du trajet entre la France et le lieu d'affectation) qui vous sera remboursé dans les deux mois suivant la fin de la mission.

5 Organisez le «grand départ»

Dernière étape: le visa, nécessaire pour certains pays. Pour une somme oscillant entre 375 et 1 200 euros, Ubifrance se charge de ces démarches administratives. Le volontaire est tenu d'assister, avant son départ, à la journée d'intégration organisée par Ubifrance. Désormais, il peut aussi passer jusqu'à 165 jours en France par année de mission, si vous souhaitez, par exemple, le former à vos produits avant de l'envoyer à l'étranger. A savoir: le secrétaire d'Etat chargé des entreprises et du commerce extérieur peut mettre fin à sa mission en cas de force majeure, de faute grave de sa part, de violation des clauses de la convention avec Ubifrance ou sur demande du volontaire, avec préavis de trois mois, s'il a décroché un contrat de travail et qu'il obtient l'accord d'Ubifrance pour l'interrompre.

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A savoir

Combien coûte un Vie?
L'indemnité mensuelle du volontaire, exonérée de toutes charges sociales en France, varie de 1 100 Euros à 2 900 Euros par mois selon les pays, auxquels s'ajoutent de 175 Euros à 375 Euros de frais mensuels de gestion et de protection sociale, plus les frais de voyage aller-retour. Le crédit d'impôt export, réservé aux sociétés de moins de 250 salariés et de moins de 50 millions d'euros de chiffre d'affaires, allège la note: la rémunération d'un volontaire fait partie des dépenses
éligibles à ce crédit d'impôt, égal à 50% des dépenses engagées et plafonné à 40 000 euros sur deux ans. sans compter les subventions auxquelles vous pouvez prétendre, pouvant aller jusqu'à la prise en charge de 50% du coût d'un VIE.
Vous pouvez aussi obtenir la garantie de la Coface sur les dépenses restantes, en souscrivant une assurance prospection. son coût? Une prime de 3% du budget de prospection garanti, payable au début de chaque exercice.