Et si vous externalisiez votre comptabilité?

L'externalisation des fonctions comptables et de la paie est monnaie courante dans les entreprises qui ne disposent pas des ressources pour assurer la tenue comptable en interne. Traditionnellement, les dirigeants de PME externalisent leur comptabilité en phase de création d'entreprise, puis la réintègrent en phase de développement. Mais la vague de l'externalisation des fonctions non stratégiques, qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur coeur de métier, incite un nombre croissant de PME/ PMI à confier durablement leur comptabilité et la paie à un cabinet spécialisé.

Deux tâches sont a priori «externalisables». La première, la gestion comptable de l'entreprise, est confiée à un cabinet d'experts-comptables. Elle recouvre la tenue de la comptabilité générale, qui donne une image fidèle du patrimoine de l'entreprise et de sa situation financière, le traitement des pièces liées à l'activité commerciale (facturation, recouvrement), la comptabilité fournisseurs et les déclarations fiscales (TVA, TVS, taxe professionnelle, par exemple). La seconde fonction susceptible d'être déléguée à un prestataire est la gestion sociale, c'est-à-dire la paie et les déclarations connexes.

Selon l'observatoire de l'ordre des experts-comptables (octobre 2010), le taux de recours à un expert pour la paie est très hétérogène selon la taille de l'entreprise. Elles seraient 3 sur 10 à externaliser la paie lorsqu'elles emploient de 20 à 49 salariés, et 3 sur 20 lorsqu'elles comptent plus de 50 salariés. Les entreprises se tournent vers un prestataire pour le calcul et la production des bulletins de paie, la livraison des fichiers d'écritures comptables liés et l'archivage des données. Selon une étude menée en 2010 par le même cabinet sur la performance RH, l'externalisation de la paie contribuerait à l'amélioration de la qualité et à l'optimisation de cette tâche.

Expert-comptable ou interface web?

C'est d'ailleurs en matière d'édition de paie que l'on trouve sur le marché la plus grande variété d'acteurs. Vous avez le choix entre les cabinets d'expertise comptable et les sociétés spécialisées. Il faut distinguer les offres de services des offres d'exécution de la paie via une interface internet. Car ces dernières ne vous permettent pas d'externaliser véritablement la tâche, mais simplement d'utiliser des outils dédiés (solutions logicielles, bases de données). Une multitude d'acteurs se disputent le marché.

Le principe est toujours le même: chaque mois, vous transmettez vos données par e-mail, fax, téléphone ou courrier. En retour, votre prestataire édite vos bulletins de paie et établit vos déclarations sociales. Il assure bien évidemment une veille réglementaire, met à votre disposition une hot line juridique et produit des tableaux de bord. Il faut compter entre 15 et 23 euros HT par bulletin de salaire émis. En outre, plus la PME compte d'heures supplémentaires, plus l'exercice devient complexe donc coûteux. Dans tous les cas, n'hésitez pas à faire jouer la concurrence.

L'organisation des échanges d'informations relève d'une décision commune prise avec votre prestataire. En général, celui-ci vous propose plusieurs formules. Pour la comptabilité (déclarations fiscales et édition d'un tableau de bord), un collaborateur est dépêché dans vos locaux pour collecter l'information (essentiellement les factures) et poser les questions nécessaires à la compréhension des écarts éventuels (notes de frais inexactes). L'échange de données peut également être dématérialisé. Il vous suffit alors de scanner vos pièces et de les transférer par e-mail. Enfin, certains acteurs du marché privilégient la mise à disposition d'un site internet et vous permettent de communiquer via un accès sécurisé.

La confiance et un forfait

Le choix d'un prestataire s'opère après avoir consulté plusieurs professionnels. Le plus simple est de procéder par appel d'offres. Chacun répondra en spécifiant ses tarifs, ses méthodes de travail et ses références clients. Vous pourrez alors choisir en connaissance de cause. Méfiez-vous des annonces aux tarifs très compétitifs ; ces prestataires sont en effet susceptibles de facturer des services complémentaires en cours de contrat. C'est pourquoi mieux vaut négocier une offre forfaitaire comprenant toute la prestation. D'ailleurs, le coût ne doit pas être votre seul critère de choix. L'externalisation ne réussit que si la confiance s'installe entre les deux partenaires. Veillez aussi à ce que votre interlocuteur engage sa responsabilité en cas d'erreur imputable à ses services, comme une erreur de déclaration à l'Urssaf. Car - et c'est un point fort de l'externalisation - la formule vous permet de transférer à votre prestataire la responsabilité de vos déclarations. Vous vous protégez ainsi d'éventuelles poursuites juridiques et, surtout, des pénalités liées aux erreurs ou au non-respect d'une législation complexe et contraignante.

LE TEMOIGNAGE DE Claude Bordes, gérant de DA & T
« J'aime discuter avec l'expert-comptable, partenaire extérieur à l'entreprise »

« L'externalisation de la comptabilité et de la paie me permet de me concentrer sur mon métier et d'être plus à l'écoute de mon marché, le monde du transport », déclare Claude Bordes. Pour ce dirigeant, un deuxième avantage de l'externalisation des fonctions comptables vient du conseil apporté par l'expert-comptable. « J'aime discuter avec ce spécialiste, partenaire extérieur à l'entreprise, car je peux lui poser toutes sortes de questions et lui exposer mes rêves sans que ses réponses ne soient polluées par une notion de métier. Il m'apporte une vision très objective car il ne subit aucune pression », explique-t-il. Enfin, le dirigeant estime gagner du temps en confiant à son expert-comptable le soin de suivre «l'évolutivité des données sociales» et en l'interrogeant sur sa politique salariale.

Jean-Bernard Cappelier, vice-président du conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables

AVIS D'EXPERT
« Bénéficier d'un fil d'information continu »

Grâce à l'évolution des technologies, le chef d'une PME peut très bien externaliser la tenue de sa comptabilité tout en gardant la main sur l'information. C'est ce que Jean-Bernard Cappelier appelle «une externalisation plus complète» car elle englobe à la fois la prestation et le conseil, donnés au fil de l'eau selon les besoins. « Nous disposons des outils nous permettant de retranscrire en direct les éléments de synthèse dont le chef d'entreprise a besoin pour sa gestion quotidienne », précise-t-il. Le cabinet fournit à ses clients un tableau de bord hebdomadaire (chiffre d'affaires, consommations, marge brute, frais de personnel, situation de trésorerie, résultats), soit six éléments pour affiner sa stratégie. L'externalisation de la paie présente, selon lui, deux avantages: « En confiant la paie à l'expert-comptable, l'entreprise est certaine d'appliquer la convention collective, et son dirigeant ne perd plus de temps dans les méandres des contraintes administratives. »