Des outils mobiles pour des salariés connectés

Le XXI^e siècle est résolument mobile. Internet et les outils de mobilité ont, en effet, révolutionné nos habitudes de travail. Aujourd'hui, vous pouvez exécuter à distance toutes sortes de tâches: envoyer et recevoir des e-mails, gérer votre agenda, accéder aux ressources internes de l'entreprise (catalogue, fichier clients, stocks, etc.). Il suffit, pour cela, d'équiper vos terminaux mobiles d'applications spécifiques. Finalement, c'est tout le cycle de vie de votre entreprise que vous pouvez, pour ainsi dire, embarquer au coeur d'un bureau mobile.

Avant d'investir dans du matériel sophistiqué, il convient de définir le type de fonctionnalités dont vous souhaitez doter vos itinérants, en fonction des tâches qu'ils sont amenés à réaliser sur le terrain. Pour ne pas tomber dans le piège du suréquipement, déterminez, en amont, les besoins à couvrir: identifiez les tâches pouvant être améliorées, les conditions d'utilisation, le niveau d'expertise des collaborateurs concernés, sans oublier d'étudier les spécificités des différents terminaux.

Analysez vos besoins

De quels outils ont besoin les professionnels nomades? Aujourd'hui, les différences entre les assistants personnels (PDA), qui peuvent être dotés de fonctionnalités pour téléphoner (ce qui donne un PDAphone), et les smartphones (téléphones auxquels on a adjoint des fonctionnalités de PDA) s'amenuisent. Dans tous les cas, ce sont des petits appareils maniables, légers et peu encombrants. Le smartphone se démocratise à vitesse grand V Il est apprécié pour son excellente autonomie (jusqu'à 300 heures en veille). Toutefois, son système d'exploitation («OS» en anglais) est généralement moins ouvert que celui des PDA, et donc moins évolutif. Plusieurs systèmes d'exploitation existent: Android (Google), Symbian (Nokia), iOS (Apple), BlackBerry OS (RIM), Windows Mobile (Microsoft), etc. Un choix essentiel pour l'interface de navigation et les applications disponibles gratuitement ou à l'achat. Si le système d'exploitation est capital, n'hésitez pas à comparer les terminaux: vrai clavier ou écran tactile, taille de l'écran, mémoire, etc.

Autre outil intéressant: la tablette. Elle combine la puissance d'un PC portable et l'ergonomie d'un assistant personnel. De la taille d'un bloc-notes, la tablette numérique est équipée d'un écran fonctionnant généralement avec un stylet, qui permet d'éditer des documents et d'envoyer des messages manuscrits pouvant être convertis en texte. Apple a fait une entrée fracassante avec son iPad qui, comme l'iPhone, est tactile. Plus encombrant et surtout plus coûteux que les smartphones ou les PDA, le PC portable reste la solution idéale pour qui a besoin d'un outil bureautique complet. Il permet d'effectuer des présentations, de stocker des informations lourdes (photos, images, fichiers) et accueille toutes sortes d'applications logicielles, y compris des solutions telles que PowerPoint ou Photoshop. Moins puissants que les PC portables, les netbooks, ultraportables, sont légers (environ 1,5 kg) et d'une plus grande maniabilité. Ils sont parfaits pour surfer sur la Toile ou utiliser un traitement de texte. Mais attention, tous ces terminaux mobiles peuvent mettre en danger les données qu'ils hébergent. Perte ou vol de l'outil en question et autres malwares («logiciels malveillants») permettent à des personnes malintentionnées de récupérer des informations sensibles (contacts clients, e-mails, etc.). Il est donc primordial de sensibiliser vos collaborateurs à ce phénomène et de mettre en oeuvre certaines bonnes pratiques: choix de mots de passe complexes, renouvelés à intervalles réguliers, utilisation d'antivirus et firewall, par exemple.

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Optez pour des solutions collaboratives

Mobiles ou sédentaires, vos collaborateurs partagent des projets, des documents ou des applications professionnelles, communiquent en temps réel, voire se réunissent sans se déplacer. Grâce aux solutions collaboratives, vous pouvez favoriser ce travail d'équipe et augmenter la productivité des salariés impliqués dans un même projet. Le bureau collaboratif est en fait un lieu de travail virtuel dédié à des utilisateurs identifiés. Il s'agit ni plus ni moins d'un réseau local (Intranet) que vous doterez de fonctionnalités de bureautique classiques, utilisables simultanément par plusieurs personnes. Parmi les tâches les plus courantes, figurent le partage d'informations, la recherche documentaire, la mise à disposition d'annuaires, la gestion de projets, le partage d'agendas, l'échange sur des forums de discussion ou par le biais de messageries instantanées, les tchats ou encore la visioconférence... Bref, autant d'applications grâce auxquelles vos collègues stockeront, consulteront et partageront toutes sortes de données.

Cyril Lauwereins, responsable de l'agence ECM/E-Search chez Business & Decision

AVIS D'EXPERT
« Solutions collaboratives: vers un partage mobile »

Mettre en place des solutions collaboratives répond à un besoin majeur des entreprises: améliorer la productivité et la performance. « Le travail ne connaît plus de frontières grâce aux outils actuels », reconnaît Cyril Lauwereins, spécialiste de la gestion de contenu pour les entreprises. Le premier outil collaboratif reste l'e-mail, mais aujourd'hui les espaces de documents partagés se multiplient. Il est même possible de créer des réseaux sociaux internes à l'entreprise pour que tous les collègues puissent partager leur savoir-faire et leurs connaissances autour des expertises de leur organisation. « Non seulement chacun peut se sentir impliqué dans les projets phares d 'une entreprise, mais c'est aussi un moyen de prendre le pouls des équipes et de désamorcer les incompréhensions et les conflits éventuels », assure Cyril Lauwereins. Malgré ces avantages, la mise en place de ce type d'outils doit être accompagnée. « Il s'agit de gérer une vraie conduite du changement. Il faut lever les principaux freins, démontrer qu'il ne s'agit pas de surveiller, mais plutôt de faciliter le travail de chacun », conclut l'expert.