Cultivez les compétences de vos collaborateurs en les formant

Pour promouvoir l'apprentissage dans votre entreprise, vous devez avant tout bâtir un plan de formation. Celui-ci se construit en cohérence avec la stratégie de votre PME, telle que vous l'avez définie. A vous d'analyser ensuite l'existant - les ressources humaines dont vous disposez - afin de repérer vos besoins et vos priorités. Vous pouvez vous appuyer sur l'avis de vos collaborateurs en faisant circuler deux questionnaires. Le premier, adressé aux chefs de service, interroge sur les besoins ou les faiblesses en termes de compétences. Le second demande aux employés quelles formations ils ont suivies, ce qu'ils en ont retiré et de quels stages ils souhaitent bénéficier. Les réponses sont classées par thèmes ; et les besoins, hiérarchisés. Si la société dispose d'un comité d'entreprise, celui-ci doit être consulté chaque année afin de donner son avis sur le plan de formation.

Ce plan comporte quatre parties: le contexte (description de l'entreprise et de ses ressources humaines) ; les actions de formation et le profil des bénéficiaires ; le calendrier ; le budget. Le cahier des charges en recense les points-clés. Vous devez y inclure une présentation de votre entreprise, expliquer les carences et les objectifs à atteindre, indiquer les formations réalisées et les attentes des salariés. N'oubliez pas de préciser les modalités souhaitées et le délai de réponse, afin que les prestataires précisent leur offre. Il existe deux types de prestataires: les organismes publics ou parapublics et les privés. Prenez soin de vérifier si le prestataire est qualifié «OPQF» (Office professionnel de qualification des organismes de formation) ou certifié ISO 9000 ou 9001, et demandez ses références.

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E-learning, intra, inter...

L'e-learning se développe de plus en plus dans les entreprises. Son avantage: le salarié se forme selon ses disponibilités, de façon autonome et sans contrainte horaire. Les prestataires fournissent un accès au contenu via un site web sur lequel défile le cours. L'inconvénient majeur réside dans le manque d'interactivité. Le décalage entre la formulation des questions du stagiaire et les réponses du formateur freine souvent le rythme de l'apprentissage.

Deux autres formules, l'intra-entreprise et l'inter entreprises, présentent également avantages et inconvénients. Dans le premier cas, les sessions sont conçues sur mesure, et le formateur se déplace au sein de la société. Mais ce genre de prestation n'est envisageable que pour former un groupe. Lorsque les apprenants sont peu nombreux, mieux vaut les encourager à rejoindre une formation inter entreprises, qui se déroule dans un centre. L'apprentissage y est plus généraliste, mais favorise le partage d'expériences. Il est essentiel de créer un outil pour mesurer l'efficacité du plan de formation. Vous pouvez tenir à jour plusieurs tableaux de bord et y récapituler, pour chaque action, le montant des dépenses engagées et le nombre de salariés en formation, ce qui permet de vérifier l'exécution du plan. Il faut ensuite évaluer les acquis de façon individuelle. Grâce à un questionnaire «à chaud», vous recueillez le sentiment du salarié et son degré de satisfaction. Enfin, vous pouvez l'observer, l'interroger ou contrôler ses résultats afin de constater qu'il utilise ses nouvelles connaissances.

Quelles aides financières ?

Différentes aides à la formation peuvent soutenir vos projets. L'aide de l'Etat et du Fonds social européen, dans le cadre d'un engagement de développement de la formation (EDDF), peut être accordée aux PME de moins de 250 salariés, aux entreprises en développement ou projetant de former des salariés «précarisés».

Les cofinancements vont de 35 à 80 % du montant des dépenses. Pour en savoir plus, contactez votre direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte).

Les dirigeants de PME peuvent également prétendre à une convention de formation et d'adaptation du Fonds national pour l'emploi (FNE) afin de maintenir le poste de salariés menacés de licenciement pour motif économique. L'aide dépend de la taille de l'entreprise et de ses difficultés. Elle finance l'action dans la limite de 70 % des dépenses de rémunération pour les formations hors poste de travail (convention de formation), de 50 % pour les actions d'adaptation sur les lieux de production (convention d'adaptation) et de 50 % des frais de fonctionnement.

Le crédit d'impôt pour dépenses de formation des dirigeants est un dispositif institué au profit des entreprises imposées d'après leur bénéfice réel, quel que soit le mode d'exploitation (entreprise individuelle, société de personnes, société de capitaux). Le crédit d'impôt est égal au produit du nombre d'heures passées en formation par le taux horaire du Smic. Il est plafonné à 40 heures de formation par année civile et par entreprise.

Si le salarié souhaite obtenir un diplôme, un titre ou un certificat enregistré au répertoire national des certifications professionnelles, il doit alors réaliser une validation des acquis de l'expérience (VAE). Elle est ouverte à toute personne justifiant d'une expérience professionnelle de trois ans. Après validation de la demande par l'organisme certificateur, le candidat rédige un dossier retraçant son expérience, puis soutient son projet devant un jury. L'employeur peut inscrire la VAE dans le cadre d'un plan de formation. Il conclut alors une convention avec le bénéficiaire et l'organisme intervenant, laquelle précise les modalités (diplôme, planning, prise en charge des frais). Le financement est assuré par l'employeur ou par l'organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) dont relève l'entreprise. Contactez le centre d'animation, de ressources et d'information sur la formation (Carif), présent dans chaque région, ou consultez le portail de la VAE (Vae.gouv.fr). En contrepartie d'une formation coûteuse qui dépasse ses obligations légales, le dirigeant peut demander au salarié de s'engager à rester dans l'entreprise pour une période déterminée. En cas de départ anticipé, le salarié rembourse les frais engagés.

Pensez au Dif

Vos collaborateurs peuvent également envisager une formation grâce au droit individuel à la formation (Dif). Institué en janvier 2005 par la loi relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social, il offre à chaque salarié l'accès à une formation. Il peut être utilisé pour réaliser un bilan de compétences ou une VAE.

Côté employeur, ce droit vise à considérer la formation comme un outil de gestion RH. Tous les salariés en CDI disposant d'au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise «gagnent» annuellement 20 heures, cumulables durant six ans, dans la limite de 120 heures. Chaque année, l'employeur informe ses salariés des droits acquis. Selon l'enquête Demos Group et Kelformation.com «Droit individuel à la formation, quelle réalité pour les salariés», menée d'octobre 2010 à mars 2011 auprès de 1 400 salariés, seulement 62 % des personnes interrogées connaissent le montant de leur crédit Dif, et 51 % ne l'ont jamais utilisé. Résultat: les heures s'accumulent. Car c'est le salarié qui est à l'initiative de la mise en oeuvre du dispositif en rédigeant une demande. L'employeur dispose d'un mois pour y répondre (l'absence de réponse vaut acceptation). Le collaborateur peut alors choisir une formation parmi des actions prioritaires définies par accord collectif d'entreprise, de branche ou interprofessionnel ; ou orienter son choix vers une action de promotion ou d'acquisition, d'entretien ou de perfectionnement des connaissances. La formation a lieu pendant le temps de travail, et le salarié conserve sa rémunération - sauf dispositions particulières inscrites dans la convention. Si elle a lieu en dehors de l'entreprise, le salarié perçoit, de la part de son employeur, une allocation de formation égale à 50 % de sa rémunération nette de référence. Les frais sont à la charge de l'employeur, qui les impute sur sa participation au développement de la formation continue. En cas de rupture du contrat de travail, la «portabilité» du Dif est rendue possible, à la demande du salarié, lors de la procédure de licenciement - excepté pour faute lourde - pendant le préavis, la période de chômage ou chez le nouvel employeur pour financer un bilan de compétence, une VAE ou une formation (loi du 24 novembre 2009).

Faites-vous coacher!

Le coaching du chef d'entreprise est une activité en plein essor. Avant de choisir un coach, contactez le syndicat professionnel des métiers du coaching ( Metiersducoaching.org), qui a mis au point un référentiel afin d'adapter cette discipline aux besoins des entreprises et de créer un système de reconnaissance des compétences contrôlables par les acheteurs.

Les dirigeants non salariés inscrits au registre du commerce, les auto-écoles et certaines professions libérales peuvent obtenir une aide via l'Association de gestion du financement de la formation des chefs d'entreprise ( Agefice), relayée au niveau départemental par les chambres consulaires. Les professions libérales s'adressent, elles, au Fonds interprofessionnel de la formation des professions libérales (Fif-PL) ; et les professions médicales, au Fonds d'assurance formation des professions médicales (Faf-PM).

En contrepartie de la cotisation annuelle prélevée par l'Urssaf (0,15 % du plafond de la Sécurité sociale), vous pouvez obtenir un financement des actions de formation, dans la limite d'un plafond annuel de remboursement de 800 euros sur la base hors taxes du coût pédagogique.

LE TEMOIGNAGE DE
Stéphanie Cardot, p-dg de la société To Do Today

« La formation, un vrai casse-tête! »
La maison mère To Do Today est spécialisée dans la conciergerie d'entreprise, et sa filiale, To Do Today Particuliers, dans l'intendance de résidences. L'entreprise, qui dispose d'un budget annuel de formation de 15 000 euros pour 130 collaborateurs, doit tenir compte des besoins des deux activités et des désirs des salariés. « Nous mixons formation interne - j'ai créé un poste de responsable formation depuis trois ans - et externalisée, collective et individuelle », explique Stéphanie Cardot, p-dg.
Parmi les difficultés qu'elle rencontre, la dirigeante cite « l'absence de cursus dédié à ce nouveau secteur de la conciergerie, le caractère trop généraliste des stages proposés et l'éloignement des salariés qui sont en poste chez les clients. » E-learning, réunions post-formation, etc.: Stéphanie Cardot multiplie les outils. « Pour autant, nous manquons d'interlocuteurs pour nos métiers. »

Caroline Tiberghien, consultante associée chez MCR Management

AVIS D'EXPERT
« Les quatre points de vigilance à observer »

Caroline Tiberghien recommande d'« inscrire la formation dans le projet de l'entreprise pour répondre à ses besoins en compétences tout en tenant compte de l'évolution des métiers et de la gestion prévisionnelle des carrières et des talents ». Il s'agit, primo, d'éviter les contenus trop larges ; secundo, de privilégier la cohérence des formations assurant une continuité des savoirs ; tertio, de former aussi les managers, pour qu'ils accompagnent les collaborateurs dans l'application des acquis et l'expérimentation des méthodologies ; quarto, de choisir le centre de formation selon son approche pédagogique. « L'employeur doit sélectionner un formateur qui tienne compte des préférences d'apprentissage des participants, qu'il connaît bien, et qui lui propose de structurer le projet en collaboration. »