La Digital Workplace
Publié par Alain Garnier, CEO co-fondateur de Jamespot le - mis à jour à
Alors que 7 % seulement des entreprises avaient recours à une Digital Workplace en 2021, elles sont désormais plus de 26 % à l'avoir déployée1. Il y a donc nécessité à les organiser, à les hiérarchiser et à simplifier leur accès en fonction de chaque profil, pour en retirer tous les bénéfices.
Il y a quelques années encore, le débat autour du « Future of Work » consistait à savoir lequel du mail ou du chat, de l'Intranet ou du réseau social d'entreprise, prendrait le dessus sur les autres dans le quotidien des salariés. L'avenir du travail semble désormais se dessiner tout autrement. Loin d'avoir été cannibalisés les uns par les autres, logiciels et applications se sont multipliés, pour répondre aux besoins diversifiés des utilisateurs.
La Digital Workplace cherche aujourd'hui à encadrer et à organiser ces outils pour permettre à chacun d'en retirer le plein potentiel. Dans cet espace, il est possible de les classer intelligemment et de simplifier leur accès, depuis n'importe quel ordinateur, smartphone et tablette numérique équipés. Mieux, la Digital Workplace permet de les hiérarchiser, en fonction des usages de chacun et des besoins métiers spécifiques.
En 2022, ce sont ainsi plus d'un million d'actifs en France qui ont commencé pour la 1re fois à travailler sur un tel espace numérique. Un outil innovant, qui augmente de manière exponentielle l'expérience des collaborateurs et accompagne la mutation profonde de nos modes de travail.
Sortir de l'effet catalogue pour embrasser pleinement la révolution numérique
Le monde du travail se caractérise désormais par des processus toujours plus collaboratifs, les informations se font de moins en moins descendantes et toujours plus horizontales. Le mail seul ne suffit donc plus à assurer la fluidité nécessaire aux nouveaux usages.
Là où les grands éditeurs nous font croire que tout le monde a besoin des mêmes outils aux mêmes moments, les métiers remontent au contraire un vrai besoin de personnalisation. Une application qui sera utile à l'un ne le sera pas nécessairement à un autre.
Une Digital Workplace efficiente doit donc permettre de concevoir un environnement numérique adapté à chaque profil et usage. Et, c'est sans doute là sa promesse la plus enthousiasmante. Mais, pour y parvenir, la décentralisation des décisions est cruciale. C'est en effet au niveau local, au sein même des équipes, que les besoins métiers sont les mieux identifiés. L'organisation et le contenu d'une Digital Workplace doit pouvoir se décider service par service, sans nécessiter le passage par le filtre de la DSI. Cette condition est indispensable pour améliorer l'autonomie, et donc, la réactivité des collaborateurs.
Une Digitale Workplace performante, c'est aussi une plate-forme interopérable, qui peut intégrer une multitude d'applications, que celles-ci émanent de son éditeur ou d'autres. Depuis son bureau virtuel, l'utilisateur va ainsi circuler de façon fluide sans avoir besoin de s'identifier à chaque nouvelle connexion. Une possibilité que seules les Digital Workplace développées par des acteurs indépendants sont en mesure de proposer, puisqu'elles échappent à la logique concurrentielle des GAFAM.
Une adoption qui passera par le développement de micro-applications
Le potentiel de la Digital Workplace est pourtant encore loin d'être exploité à son maximum. Il y a nécessairement un travail d'acculturation à mener, afin que les collaborateurs, qui utilisent l'e-mail depuis 30 ans, adoptent ce nouvel usage. Aujourd'hui, un tel dispositif permet d'agréger presque autant de solutions qu'il existe de profils utilisateurs. Sa conception est donc obligatoirement à géométrie variable : chacun doit pouvoir s'approprier ce bureau virtuel, à son rythme, en fonction de son niveau de maturité numérique ou de son métier.
Dans les 5 ans à venir, la Digital Workplace devrait encore beaucoup évoluer. L'IA sera progressivement intégrée pour intervenir tel un assistant dans cet environnement. Mais le véritable changement viendra, comme pour le smartphone, des micro-applications qui enrichiront ce bureau virtuel - outils de sondage, outil de budget partagé, gestion de présence... - et favoriseront toujours plus le mode collaboratif. Une évolution qui s'avère loin d'être anecdotique, à l'heure où le besoin est croissant de replacer « l'humain » au coeur du monde du travail.
1Étude Lecko 2023
*Direction des Services d'Information
