Pilotez votre entreprise grâce à un tableau de bord

Avez-vous déjà conduit une voiture sans tableau de bord ? Non. Diriger votre entreprise sans en avoir mis un en place vous amène au même résultat : vous pilotez votre société sans connaître sa situation en temps réel, ni prévoir les problèmes éventuels. Nos conseils pour naviguer en toute sérénité.

Non, le tableau de bord de gestion n'est pas un tableau de chiffres illisibles réservé aux services financiers ou aux experts-comptables. Boudé par nombre de dirigeants, il représente pourtant l'outil de gestion de base d'une entreprise. Il est d'ailleurs souvent mis en place en complément du processus budgétaire. "En synthétisant les informations-clés de votre activité, le tableau de bord vous permet de savoir très rapidement si vous vous éloignez de vos prévisions financières. Et le cas échéant de mettre en oeuvre les actions correctives qui s'imposent. Tout en vous rassurant sur le présent, il vous force à anticiper l'avenir", résume Pascal Gilquin, responsable Finance Gestion chez CSP Formation.

En cela, il ne représente donc pas un simple instrument de mesure mais bien un précieux outil de pilotage tourné vers l'opérationnel. À condition bien sûr, qu'il soit actualisé très régulièrement, idéalement chaque mois, voire chaque trimestre. Tout l'intérêt du tableau de bord étant justement de vous délivrer les informations les plus récentes pour être ensuite le plus réactif possible. Le préalable est donc l'automatisation de la gestion des données comptables et du système d'information de l'entreprise.

Autre impératif de départ, prévoyez les ressources humaines et financières nécessaires à sa mise en place. "Selon la taille de l'entreprise et vos moyens, comptez un budget minimum 2 000 € pour sa mise en place, puis 100 à 200 € par mois pour le suivi. Si le système d'information (SI) est bien automatisé, le coût du suivi peut même descendre à 50 € par mois", estime Nadège Oger, expert-comptable pour le groupe Soregor. Côté outil, si beaucoup privilégient encore l'extraction de données via Excel, sachez qu'il existe plusieurs prestataires proposant des logiciels de gestion (RCA, Sage, Ciel, Cegid, EBP...) capables de centraliser et d'élaborer un suivi optimal des indicateurs-clés.

Gare à l'usine à gaz

Si sa réalisation est généralement déléguée au service comptable, sa conception, elle, relève d'abord de votre responsabilité. Car c'est bien à vous, dirigeant, qu'il convient d'identifier et de formaliser les indicateurs les plus pertinents à suivre pour piloter au mieux votre société. "Commencez par réaliser un diagnostic de votre entreprise en identifiant ses forces et ses faiblesses à tous les étages. Définissez ensuite une ligne stratégique claire avec des objectifs précis à atteindre", conseille Nadège Oger.

Ce n'est qu'au regard de ces éléments que vous sélectionnerez ensuite les indicateurs à suivre. "Par exemple, si votre priorité est d'avoir une trésorerie saine, réfléchissez aux efforts à déployer pour y arriver. Il peut typiquement s'agir d'améliorer le recouvrement de vos créances clients. Dans ce cas, l'indicateur le plus pertinent peut être le suivi du délai moyen de paiement", cite l'experte.

Attention toutefois, à ne pas transformer l'élaboration de votre tableau de bord en usine à gaz. Ce document synthétique de trois ou quatre pages maximum doit rester lisible et compréhensible du premier coup d'oeil. Ainsi, il est conseillé de se limiter à 15-20 indicateurs maximum. "L'essentiel n'est pas de passer au crible l'ensemble des postes de recettes et de dépenses à la virgule près mais bien de dégager une tendance générale de votre activité", insiste Bruno Geeraert, président d'Exco Omniconseils, cabinet d'audit et d'expertise-comptable.

Pour Pascal Gilquin (CSP Formation), le risque est alors "de transformer votre tableau de bord en cockpit d'avion. Au final, vous n'y comprendrez plus rien !" Un mot d'ordre, donc : la simplicité ! Aussi, n'hésitez pas à solliciter les conseils de votre expert-comptable, de votre directeur administratif et financier ou de votre comité de direction pour prendre de la hauteur et vous attacher à l'essentiel.

Appropriez-vous l'outil

S'il n'existe pas de modèle type de tableau de bord, on peut distinguer plusieurs familles d'indicateurs à suivre de près. Une première catégorie -et généralement la plus capitale- concerne la situation financière de l'entreprise. Elle va comprendre tous les indicateurs de performance, tels que le chiffre d'affaires, le taux de marge, le nombre de nouveaux clients, l'état de la trésorerie et des stocks, ou encore l'évolution des charges salariales.

Un autre groupe d'indicateurs peut ainsi compiler des informations sur la connaissance et la satisfaction client à travers par exemple le nombre de réclamations, le délai moyen de livraison ou encore le panier moyen de chaque client. Il peut également être intéressant de suivre l'efficacité des process de l'entreprise (productivité du personnel, nombre de pannes machines...).

Enfin, vous pouvez également intégrer une catégorie d'indicateurs tournée vers la gestion des ressources humaines, l'avancée des projets internes, et plus largement, votre politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises), si vous en menez une. Indice de satisfaction des salariés, kilos de déchets émis, taux d'absentéisme, nombre de formations dispensées... "Ces informations n'ont bien sûr de sens que si vous les comparez à une valeur de référence, comme par exemple, votre budget prévisionnel ou les résultats du mois ou de l'année précédents", souligne Bruno Geeraert (Exco Omniconseils).

À vous donc, d'analyser les tenants et les aboutissants de ces informations et d'en tirer ensuite les enseignements dans le déploiement de votre stratégie. Pour plus de lisibilité, n'hésitez pas à demander à votre service comptable d'extraire les données sous forme de graphiques (courbes, camemberts, histogrammes, balises vertes et rouges en fonction de l'atteinte ou non des objectifs...). "De même, prenez l'habitude de suivre, à travers des indicateurs de pilotage, l'efficacité des plans d'action conjoncturels et structurels que vous avez engagés", recommande Pascal Gilquin (CSP Formation). Il peut par exemple s'agir de vérifier le taux de transformation d'une campagne d'e-mailing pour le lancement d'un nouveau produit, ou de suivre les coûts de transport suite à la réorganisation des zones de chalandise desservies par vos commerciaux ou de vos livreurs.

Bref, le tableau de bord n'a d'intérêt que si vous vous l'appropriez, en le faisant évoluer dans le temps selon vos priorités. "Vous y serez gagnant à tous les coups. D'autant que le tableau de bord constitue réellement un gage de professionnalisme de crédibilité auprès de vos partenaires, en particulier pour les banques et les investisseurs", souligne Bruno Geeraert. Une variable d'ajustement qu'il serait fâcheux de sous-estimer par les temps qui courent.