Chef d'entreprise : quelles astuces pour mieux gérer ses contrats ?

Dans le cadre des activités d'une entreprise, les contrats sont les documents qui matérialisent les actes effectués par celle-ci ainsi que ses rapports avec ses salariés ou partenaires. La plupart des chefs entreprises qui négligent la gestion des contrats s'exposent à des pertes financières. Pour éviter d'en arriver là, il est indispensable pour les dirigeants d'apprendre à mieux gérer leurs contrats.

Dématérialiser le processus contractuel

Dans bon nombre d'organisations, la gestion des contrats à travers des processus manuels (rédaction des contrats à la main) est encore une réalité. Pourtant, ce mode de gestion qui nécessite à la fois rigueur et concentration a de nombreuses limites. Il freine notamment l'entité dans l'atteinte de ses différents objectifs de performance en alourdissant le quotidien des collaborateurs.

Afin d'améliorer la productivité de leurs équipes, certains dirigeants d'entreprises optent pour la dématérialisation de toutes les tâches jugées chronophages pendant l'élaboration des contrats. Cette dématérialisation se manifeste par l'utilisation d'une Contrathèque ou d'un système automatisé de gestion de contrats. En dotant leurs équipes d'une telle solution, les chefs d'entreprise réduisent considérablement les risques d'erreurs au moment de l'élaboration des contrats.

Les implications de la dématérialisation du processus contractuel

En réalité, les dirigeants qui optent pour l'utilisation d'une contrathèque au sein de leur organisation font le choix d'une solution aux multiples fonctionnalités.

Concrètement, un logiciel de gestion de contrats est un outil qui :

permet d'automatiser la rédaction des contrats grâce aux modèles de contrats préétablis ;

donne la possibilité aux équipes de créer différents types de contrats ;

permet d'éviter les cas d'erreurs souvent constatés dans les contrats rédigés à la main ;

et garantit la sécurité et la confidentialité des contrats générés.

Grâce à ses différents atouts, le logiciel de gestion de contrats fait gagner du temps aux personnes chargées de l'élaboration de contrats au sein d'une entreprise. Au fur et à mesure que les activités de l'entreprise évoluent, le besoin d'une contrathèque va vite se faire sentir. Cela s'explique par le fait que les données à gérer par les équipes juridiques seront plus importantes et complexes.

Revoir la négociation et le suivi des contrats

Après la rédaction des contrats, les entreprises passent à l'étape de négociation. Cette phase peut prendre assez de temps puisque les parties concernées procèdent à la comparaison, à l'observation et au listage des éventuelles divergences. Pour réduire ces délais, l'utilisation d'un système de gestion de contrats est salvatrice en ce sens que l'outil simplifie le processus de négociation.

Plus simplement, la contrathèque permet aux personnes chargées de gérer les contrats dans une organisation d'optimiser et d'améliorer le suivi des contrats rédigés. Dans les faits, cela se concrétise par une négociation réalisée directement depuis le portail de négociation de la contrathèque. Ainsi, le parcours des contrats est rationalisé entre les différentes parties concernées.

Regrouper et analyser les contrats

Les contrats sont des documents qui ont une forte valeur sur le plan juridique et sont indispensables pour toute organisation. Les équipes juridiques doivent donc pouvoir accéder facilement aux contrats (anciens comme nouveaux) et les suivre de façon régulière. Toutefois, ce n'est pas toujours le cas. Pour être sûr d'avoir à portée de main les contrats, la meilleure solution est de les centraliser.

Ici aussi, l'utilisation d'une contrathèque est très utile. En effet, en se servant d'un logiciel de gestion de contrats, les équipes juridiques peuvent conserver dans une même base de données les contrats de l'organisation. À cet effet, la contrathèque permet aux personnes concernées par la gestion de contrats de trier et de classer en quelques clics ces documents. De cette manière, elles n'auront aucun mal à trouver ces documents en cas de besoin.

Précisons également que le stockage des contrats d'une entreprise dans un seul et même endroit est pratique pour les équipes juridiques. Ces dernières peuvent réaliser diverses opérations grâce aux fonctionnalités de la contrathèque. Elles peuvent par exemple analyser et effectuer des modifications aux contrats existants en tenant compte de l'évolution des textes règlementaires en vigueur.

Déterminer des règles en matière d'archivage

L'archivage est un aspect capital en ce qui concerne le processus de gestion des contrats au sein d'une organisation. Ici, l'idée est de définir clairement des critères de rangement qui vont permettre de classer les contrats dans des dossiers bien définis.

Pour se simplifier la tâche, les équipes juridiques peuvent simplement définir dans leur contrathèque des règles d'archivage pour automatiser le classement de ces documents dans les archives.