Les pistes pour manager vos télétravailleurs en toute sérénité
Publié par Marion Perroud le | Mis à jour le
Tandis que se déroule la deuxième étape du tour du France du télétravail à Strasbourg le 5 juin 2014, petit tour d'horizon des bons réflexes à prendre afin de manager au mieux les télétravailleurs tout en conservant l'émulation de vos équipes.
Jeudi 5 juin 2014, Strasbourg accueille la deuxième étape du tour de France du télétravail et des tiers lieux. L'objectif : sensibiliser pouvoirs publics, entreprises et employés aux nombreux atouts du bureau à distance à l'heure ou le nomadisme rebat les cartes de l'organisation de travail traditionnelle. Si seulement 16,7% des salariés français pratiquent le télétravail, près des trois quarts de ceux qui n'y ont pas accès y aspirent, selon une étude menée par LBMG Worklabs, Neo-nomade, Openscop et Zevillage en 2013. Outre la meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle, ce mode d'organisation augmenterait en moyenne de 22% la productivité des collaborateurs, selon une étude* menée par le cabinet Greenworking, spécialisé dans l'accompagnement et la formation en innovation sociale.
Selon Cécilia Durieu, directrice associée de Greenworking, le travail à distance n'est néanmoins pas adapté à tous les salariés. "Il convient d'analyser le degré de télétravaillabilité du poste en question et de vérifier la sécurité du lieu de travail à distance, notamment du point de vue de son installation électrique. Il est ensuite préférable que le salarié ait un minimum d'ancienneté (au moins 6 mois) afin d'être pleinement autonome."
Instaurez un cadre clair
Pour le dirigeant d'entreprise comme pour le manager de proximité, autoriser le télétravail à ses collaborateurs n'est pas anodin et nécessite des aménagements conséquents. Au-delà des obligations légales (lire l'encadré ci-dessous), il est essentiel de fixer des règles claires de fonctionnement mutuel dès le départ. Nombre de jours télétravaillés par semaine, nature du télétravail (exemple : s'atteler à une tâche spécifique, exercer les mêmes missions qu'au bureau...), mise à disposition de matériel informatique, accessibilité du réseau de l'entreprise à distance... Balayez toutes les modalités du télétravail bien en amont. Pour appréhender au mieux toutes les contraintes mais aussi les bénéfices de ce mode d'organisation, sachez que plusieurs formations existent aussi bien pour les managers que les télétravailleurs.
Bannissez le management par le mail
Il est également préférable d'anticiper les différents modes de communication à privilégier avec le télétravailleur. "L'erreur à commettre serait de généraliser le management par le mail avec lui. À chaque fois que vous devez faire passer un message, réfléchissez au moyen de communication le plus adapté, comme le chat pour des échanges plus directs et moins formalisés, la visioconférence pour les réunions de groupe ou encore le téléphone pour un entretien plus poussé", étaye Cécilia Durieu. Un recadrage par mail peut au contraire être mal vécu par le salarié.
Définissez une nouvelle organisation équitable
"Ne soyez pas trop laxiste sur l'encadrement du télétravail. Si vous accordez davantage d'autonomie et de souplesse au(x) télétravailleur(s), veillez par ailleurs à définir une nouvelle organisation comprise et acceptée par toute l'équipe", souligne la directrice associée de Greenworking. Ce qui implique notamment de faire évoluer vos propres modes de management, en vous focalisant davantage sur l'atteinte des objectifs que le contrôle des reportings. De même, ne confiez pas systématiquement les tâches imprévues aux salariés présents dans l'entreprise. Ne sollicitez pas non plus le télétravailleur lorsque tous les autres ont déjà quitté l'entreprise le soir. "Et ce n'est pas parce vos collaborateurs sont plus productifs chez eux, qu'il est pertinent d'alourdir leur charge de travail", avertit Cécilia Durieu.
Veillez sur la cohésion de votre équipe
Vous devez également faire preuve de plus d'anticipation dans l'organisation d'événements et de moments de convivialité. L'un des défis du télétravail est justement de conserver une solide cohésion d'équipe, malgré des emplois du temps divergents. "Chaque semaine, vous pouvez par exemple imposer à tous un jour commun où chacun doit être présent au bureau. Profitez de cette journée pour prévoir un déjeuner d'équipe et les réunions de travail importantes", avance la directrice associée de Greenworking. Pour la bonne collaboration entre collègues comme le bien-être du télétravailleur, il est essentiel de ne pas rompre ces liens informels autant fédérateurs que mobilisateurs.
*Étude réalisée par le cabinet Greenworking d'avril 2011 à avril 2012, auprès de 20 grandes entreprises françaises, soit un panel de 6 208 télétravailleurs.
Télétravail : les obligations légales de l'employeur
Selon l'article L 1222-9 du Code du travail, le télétravail concerne "toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information, dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci."
Vous ne pouvez donc pas imposer le télétravail à un salarié. Vous devez par ailleurs prendre en charge l'ensemble des coûts découlant de cette organisation (matériel, logiciels, abonnements...). Il faut aussi fixer les plages horaires durant lesquelles vous pouvez contacter le salarié et lui donner la priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail. La mise en place du télétravail doit impérativement figurer dans le contrat de travail (ou via un avenant à ce dernier). À noter que, pour les sociétés de plus de 11 salariés, l'employeur est tenu d'informer les délégués du personnel.