Coaching pour un mail plus impactant

Rédiger des messages électroniques percutants et sans faute? Dans le livre "Coaching pour un mail efficace et sans faute", Anne-Marie Gaignard nous dévoile toutes ses astuces pour ne rien oublier. Premier extrait .

Souvent sous-estimé, l'objet du mail est une donnée essentielle.

Première étape : l'objet

Nous allons trouver ensemble le titre de votre mail, le « sujet ». C'est ainsi que procède un journaliste pour trouver le bon titre pour son article à paraître. Il le cible afin de capter l'oeil du lecteur, d'attirer son attention et de l'amener immédiatement dans le vif du sujet.

Je sais par exemple que, parmi les lecteurs de cet ouvrage, beaucoup indiquent leurs nom et prénom. C'est inutile et à éviter dans un mail à caractère professionnel. Plus le sujet est court, plus votre mail attirera l'attention et sera lu.

Vous êtes au travail et devez envoyer plusieurs courriels dans la matinée. Essayez de visualiser ce que votre destinataire voit dans sa liste de courriers entrants :

votre adresse électronique

le sujet de votre message

Ce deuxième élément est pour lui une indication très importante.

Si votre « sujet » est clair et, de surcroît, attendu par le destinataire, il le lira en priorité, parmi peut-être une cinquantaine d'autres mails reçus dans la matinée. Il est extrêmement important que le sujet choisi soit concis.

Voici trois exemples de sujets qui pourraient apparaître dans votre boîte de réception :

Sujet 1 : Facture de votre course de taxi du 15 juin 2019

Sujet 2 : Vos e-billets Q.E.J.J T du 27 JUIN 2019

Sujet 3 : Franck Laurenzo

Lequel de ces trois sujets est insuffisant pour attirer votre attention ?

Avez-vous trouvé ?

Oui, c'est bien le sujet 3 ! Mais pourquoi ? Plusieurs raisons sont possibles :

vous ne connaissez pas de Franck Laurenzo et vous ne savez pas du tout comment cette personne a obtenu votre adresse mail ;

ce nom vous rappelle vaguement quelque chose, Franck Laurenzo a pu obtenir votre adresse mail par relation ;

il s'agit peut-être d'un « courrier indésirable » ;

...

Bref, vous ne le lirez pas en priorité.

Deuxième étape : le contenu

Le mail fait aujourd'hui partie du « bien écrire au travail ». Il est important d'en avoir pleinement conscience. La qualité de vos écrits est donc très importante.

Ensemble, nous allons nous attarder sur l'importance d'un écrit professionnel utile et efficace. Rappelez-vous, il y a moins de dix ans, nous décrochions notre téléphone pour un oui ou pour un non. Ce temps est révolu. Aujourd'hui, tout le monde écrit des mails.

Dans les pages qui suivent, je vais vous livrer mon secret pour parvenir à être efficace et rapide.

Avant même de commencer votre rédaction, vous devez n'avoir qu'une seule chose en tête : vous mettre à la place du lecteur. C'est essentiel : votre message doit être compréhensible, depuis son premier mot jusqu'à son point final.

Venons-en maintenant aux questions que vous devez rapidement vous poser avant de vous lancer dans la rédaction.

Dans quelle situation vous trouvez-vous ?

1. Vous connaissez bien la personne à qui vous allez vous adresser. Il s'agit alors d'un mail « informel » : le style et le ton employés seront plus « soft », plus dans l'oralité.

2. Vous avez obtenu une adresse mail, par un échange de cartes de visite ou grâce aux recommandations d'une collègue de travail. Vous n'avez donc jamais écrit à cette personne. Si tel est le cas, il s'agira alors d'un mail « formel » : le ton devra être plus soutenu, plus soigné.

Il existe deux types de mails:

des mails personnels;

des mails professionnels. (Un mail professionnel peut être formel ou informel. À vous de bien faire la différence.)

Et on ne les écrit pas de la même façon !

Notez également qu'il est préférable de ne pas utiliser les formes abrégées « M.» (et encore moins « Mr », qui est l'abréviation de Mister, en anglais) et « Mme » pour s'adresser à quelqu'un en début de message. Écrivez plutôt en toutes lettres « Monsieur X » ou « Madame Y ».