Comment le télétravail a accéléré l'automatisation de la gestion des notes de frais ?
Publié par Colin de Korsak le - mis à jour à
Depuis quelques années, la gestion des notes de frais est automatisée dans la plupart des entreprises. L'essor du télétravail a contraint les sociétés à revoir leur mode de fonctionnement.
La crise du Covid a marqué la fin des notes de frais sur papier pour de nombreuses entreprises. Plus besoin d'agrafer son reçu sur une page pour l'envoyer à la comptabilité. Contraintes d'adopter massivement le télétravail, les sociétés ont automatisé la gestion des dépenses professionnelles de leur salariés. Désormais, de nombreuses solutions digitales comme SAP Concur, Expensya ou Spendesk existent pour répondre à ce besoin.
L'essor du télétravail a entraîné de nouvelles types de dépenses remboursables par l'employeur, comme le matériel informatique (tapis de souris, webcam...) ou l'abonnement à internet : « les sociétés ont du contrôler ces dépenses afin d'être en conformité avec l'Urssaf », explique Damien Palausi, directeur Solution Consulting chez SAP Concur France. Les processus de validations intégrés dans les solutions digitales ont permis aux managers de suivre et de mieux contrôler ces coûts. Aussi, pour simplifier la gestion des notes de frais, devenu plus complexe avec les nouvelles dépenses liées au télétravail, de nombreuses entreprises ont instauré un budget annuel par collaborateur : « lorsque le télétravail s'est imposé lors du Covid, l'achat de matériel a été réglementé », se remémore l'expert.
Télétravailler depuis l'étranger
Par ailleurs, l'apparition du télétravail depuis l'étranger, autorisé par certains employeurs, a renforcé le besoin de contrôle sur les notes de frais. Effectivement, les risques de fraudes de non-conformité fiscales sont plus important, notamment à cause des législations, souvent différentes. Encore une fois, de nombreux outils digitaux ont intégré cette problématique et permettent de repérer la localisation de l'employé pour s'adapter automatiquement aux règles locales.
Ainsi, peu d'entreprises gèrent encore leur notes de frais avec un tableau Excel. Pourtant, ce changement relativement récent semble désormais lointain : « aujourd'hui cette pratique est tellement rentré dans les moeurs que la question des notes de frais en télétravail ne se pose plus », constate Damien Palausi. Travail au bureau ou à distance, la procédure reste identique : « tout se fait digitalement », assure-t-il.