Facturation électronique : comment s'y préparer ?

À partir de 2024, la facturation électronique va progressivement devenir obligatoire pour les entreprises françaises. Calendrier, modalités de mise en oeuvre, obligations et sanctions, découvrez tout ce qu'il faut savoir pour passer sereinement à la facturation électronique.

Avec la facturation électronique, également appelée e-invoicing, les entreprises françaises vont devoir être en mesure de recevoir et d'émettre des factures électroniques. Cette digitalisation du process de facturation va entraîner de nombreux changements auxquels les entreprises doivent se préparer.

Pourquoi imposer la facturation électronique ?

L'obligation de facturation électronique poursuit plusieurs objectifs. Pour les entreprises, elle permettrait de renforcer leur compétitivité en allégeant la charge administrative liée à la facturation. Elle réduirait les délais de paiement et faciliterait le suivi des factures.

Du côté des pouvoirs publics, le passage aux factures électroniques et l'obligation de transmission de données de facturation visent à lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Les factures électroniques sont émises, transmises et reçues sous une forme dématérialisée et comportent un socle minimum de données sous forme structurée. Ces factures devront être adressées par l'intermédiaire d'une plateforme de dématérialisation (article 289 bis du code général des impôts) qui les transmettra aux clients dans un des trois formats acceptés : le format Cross Industry Invoice (CII), le format Universal Business Language (UBL) ou le format mixte composé d'un fichier de données structuré au format XML et d'un fichier PDF (article 41 septies C du code général des impôts).

Quand passer à la facturation électronique ?

Déjà obligatoire pour toutes les entreprises dans le cadre des marchés publics via la plateforme publique Chorus Pro, la facturation électronique va progressivement être étendue aux échanges entre les entreprises établies en France et assujetties à la TVA (article 289 bis du code général des impôts).

À partir du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises auront en outre l'obligation d'émettre leurs factures sous une forme électronique. Cette facturation électronique sera ensuite imposée à partir du 1^er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire (ETI) et à partir du 1^er janvier 2026 aux TPE et PME.

À partir de 2026, l'obligation de facturation électronique s'accompagnera d'un impératif d'e-reporting. Les entreprises devront transmettre à l'administration fiscale les données de facturation relatives aux transactions qui ne sont pas concernées par la facturation électronique (ventes et prestations de services auprès des particuliers et transactions avec des opérateurs étrangers).

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Avec la facturation électronique, les factures ne pourront plus être transmises directement aux clients. Elles devront transiter par une plateforme. Celle-ci pourra être le portail public (Chorus Pro) ou une plateforme de dématérialisation partenaire accréditée par l'administration fiscale.

Toutes les entreprises seront libres de choisir la plateforme de dématérialisation qu'elles souhaitent utiliser en fonction de leurs besoins.

Pour sélectionner la plateforme la plus adaptée à leur activité, les entreprises devront faire un point sur leur facturation : Quel est le nombre de factures émises par an ? Qui gère la facturation (expert-comptable, service comptable interne, etc.) ? Si elles utilisent un logiciel de facturation, celui-ci propose-t-il un raccordement à une plateforme et si oui est-ce gratuit ?

Pour faire leur choix parmi les différentes plateformes, les entreprises devront également analyser les fonctionnalités supplémentaires proposées comme l'intégration d'un logiciel comptable, d'un logiciel d'achat, ou encore le suivi de l'activité de l'entreprise via des tableaux de bord et des statistiques.

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires des factures ?

À compter du 1^er juillet 2024, en plus du passage à la facturation électronique, de nouvelles mentions obligatoires devront être insérées dans les factures (article 242 nonies A du code général des impôts). Il s'agit du numéro SIREN, de la mention "option pour le paiement de la taxe d'après les débits" lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d'après les débits (lors de la facturation) au lieu de la TVA sur les encaissements, de l'adresse de livraison des biens lorsqu'elle est différente de l'adresse du client, et de l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations.

Pour se préparer à ces nouvelles obligations, les entreprises ont donc intérêt à vérifier dès à présent qu'elles possèdent toutes les données relatives à leurs clients pour remplir correctement leurs factures et à se faire assister par un avocat fiscaliste pour s'assurer que leurs factures respectent la loi.

Quelles sanctions en cas de non-respect de la facturation électronique ?

Les entreprises qui ne respecteront pas les obligations liées à la facturation électronique risquent une amende de 15 € par facture, limitée à 15 000 € par an.

Pour le non-respect du e-reporting, l'amende est de 250 € par transmission, dans la limite de 15 000 € par année civile.