Les processus manuels sont souvent chaotiques et ne sont pas toujours évidents à gérer. Ceci est valable pour la gestion des notes de frais, qui est un processus chronophage et fastidieux, et la gestion manuelle ne fait qu’en aggraver le déroulement.

La gestion de ce processus fait face à des obstacles de taille : le papier et la saisie manuelle des données, mais aussi la vérification et le contrôle, avec les risques d'erreurs que cela implique. 

La gestion des notes de frais : un processus manuel chaotique  

La gestion des notes de frais représente une des tâches les plus détestées du monde professionnel et ce, pour plusieurs raisons. Le collaborateur est obligé de saisir manuellement ses dépenses, de trier, classer et scanner tous les justificatifs, il doit ensuite envoyer son rapport de dépenses pour approbation. Le manager doit à son tour examiner une multitude de rapports, il doit vérifier les sommes engagées, vérifier la conformité avec la politique de dépenses et vérifier tous les justificatifs des dépenses. Une fois approuvées, les notes de frais des collaborateurs sont ensuite transmises au service comptabilité pour le traitement comptable et le remboursement. Sans oublier l’archivage des justificatifs qui est une obligation légale et qui renferme de nombreux risques de détérioration ou de perte. 

Vous l’avez compris la gestion manuelle des notes de frais n’est pas évidente et bloque tous les intervenants à ce processus du collaborateur au manager en passant par le comptable ou l’équipe finance. Cette pratique engendre en plus, des coûts supplémentaires dus à cette mauvaise gestion (N’hésitez pas à consulter notre série d’articles dédiée aux coûts liés à une gestion inefficace des notes de frais ici). 

Une solution automatisée pour une gestion des notes de frais 0 papier

Heureusement que les avancées technologiques sont là pour vous libérer de cette tâche envahissante et révolutionner votre gestion des notes de frais. Adepte du 0 papier, la solution de gestion des notes de frais Expensya, vous permet de dématérialiser vos justificatifs et d’éliminer la gestion manuelle de ce processus en limitant l’intervention humaine et par la suite tous les risques que ce processus implique (risque d’erreurs, perte ou altération des justificatifs, non-conformité, fraude, etc.).  

Une solution intelligente vous permet de vous affranchir du papier?et ce, une fois la dépense engagée. Un collaborateur en mission prend simplement son reçu en photo. La technologie derrière la reconnaissance intelligente OCR+ (technologie propriétaire d’Expensya), permet de détecter toutes les informations pertinentes sur la facture avec une précision extrême?! Le transfert et la validation des dépenses se font automatiquement en un clic.  

L’intégration en comptabilité ne requiert également aucune saisie manuelle?: plusieurs formats d’exports sont à disposition des équipes comptables les libérant également de la double saisie. Au final, toutes les données sont centralisées dans un même endroit et stockés précieusement dans le Cloud, donnant ainsi un accès à temps réel à tous les intervenants et une meilleure visibilité sur ce poste de dépenses.  

En plus avec l’entrée en vigueur de l’arrêté du 22 Mars 2017, les entreprises peuvent jeter le papier et ne garder que la version dématérialisée du justificatif de la dépense. Il s’agit en effet, de l’archivage numérique à valeur probante qui stipule que les versions numériques des pièces justificatives possèdent la même valeur probante que les pièces originales sous certaines conditions de numérisation et de stockage. Une solution de gestion des notes de frais comme Expensya vous permettra de jeter le papier une fois la photo prise ! Vous serez enfin en mesure d’éliminer les boites à chaussures pleines de facturettes avec l’archivage numérique à valeur probante. Tous vos justificatifs seront précieusement stockés dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur. 

Pourquoi faut-il absolument adopter la gestion des notes de frais 0 papier ?

Réaliser des économies de temps et d’argent 

La gestion traditionnelle des notes de frais coûte en moyenne, 53€ moyennant un temps de traitement qui s’élève à 20 minutes (étude GBTA). Passer à la gestion 0 papier vous permet de réduire le temps alloué à ce processus de 80%. Sur 100 notes de frais, c’est tout simplement 27 heures de travail que vous allez économiser sur la saisie seulement ! Prenez votre facture en photo et elle sera instantanément saisie pour vous, grâce à la dernière génération de reconnaissance intelligente qui extrait toutes les informations pertinentes en quelques secondes. Même vos factures en ligne seront récupérées automatiquement, centralisées sur votre compte et pré-saisies. Le calcul des frais kilométriques est également optimisé : il suffit seulement d’indiquer les lieux de départ et d’arrivée, et l’application s’occupe du reste. Eliminer les processus manuels envahissants?permet de réaliser également une diminution du risque d’erreurs?: une note de frais sur 5 comporte au moins une erreur. Corriger ces erreurs implique une perte de temps supplémentaire et renferme bien évidemment un coût non négligeable?! 

Simplifier les flux de validation  

La mise en place d’une gestion dématérialisée des notes de frais permet d’installer un système de validation automatisé. Une solution automatisée de gestion des notes de frais s’adapte aux processus de votre entreprise en permettant de gérer votre flux de validation dans le Cloud et de faciliter ainsi, la transmission des dépenses de vos collaborateurs, leur validation et leur intégration comptable. 

Les validateurs reçoivent en temps réel les notes de frais de leurs équipes et peuvent les valider dans la foulée. Les délais d’approbation des rapports sont réduits, les équipes en charge du remboursement traitent rapidement ces demandes de remboursements pour mettre fin aux longs délais qui gênent les collaborateurs et impactent leurs productivités.  

L’archivage devient numérique pour une sécurité accrue des données 

Avec l’archivage numérique, le stockage des notes de frais est optimisé. En effet, comme évoqué précédemment, la règlementation en vigueur rend possible la conservation des justificatifs des notes de frais sous forme numérique, ayant une valeur probante équivalente à celle des justificatifs papiers. De cette façon, il devient plus évident de classer les documents et de les trouver notamment en cas de contrôle. L’archivage numérique des notes de frais est également un bon moyen d’assurer la pérennité des justificatifs qui sont des pièces d’une extrême importance et d’éviter leurs pertes ou leurs altérations. Le format papier est en effet, exposé à plusieurs risques?:  le papier peut se froisser, l’encre peut s’effacer sans oublier également le risque de pertes potentiels. Sans oublier qu'avec le système de pointage, il devient plus simple de retrouver un justificatif lorsqu'il est numérisé que quand ce dernier est conservé sous forme papier ! 

Optimiser le pilotage des dépenses professionnelles 

S’affranchir des tâches sans valeur ajoutée pour se concentrer sur le suivi et le pilotage des dépenses professionnelles fait également partie des atouts de la gestion 0 papier des notes de frais. En plus d’offrir une gestion des notes de frais au fil de l’eau, une application comme Expensya offre un moyen efficace de contrôle et de maitrise du budget alloué à la gestion des déplacements professionnels. Après le transfert des rapports de dépenses, les validateurs peuvent détecter facilement les anomalies dans les dépenses de leurs collaborateurs grâce à l’automatisation de l’application de la politique de dépenses de l’entreprise. En effet, le manager peut configurer des règles de dépenses et mettre des plafonds pour alerter ou bloquer certaines dépenses, le tout est extrêmement configurable?!  

Les équipes finance ont à leur disposition un véritable outil de contrôle idéal pour tracer et maitriser les sommes engagées. C’est également un excellent moyen d’optimiser la prise de décision et d’identifier les anomalies, les postes de dépenses les plus importants et adapter la politique de dépenses de l’entreprise si nécessaire.