Les terminaux et les applications mobiles font aujourd’hui partie de notre vie et facilitent de nombreuses tâches au quotidien. L’utilisateur ne quitte pratiquement plus son smartphone et y stocke tout type d’applications, à usage personnel ou professionnel.  

Les applications mobiles professionnelles sont généralement conçues pour faciliter certains processus : elles sont plus commodes et offrent une certaine flexibilité qui libère l’utilisateur de tâches laborieuses. C’est le cas de la gestion des notes de frais, qui représente une tâche fastidieuse et qui fait partie des processus qu’il faut absolument gérer en mobilité.  

Proposer un outil mobile à vos collaborateurs serait un bon moyen de renforcer leur productivité, de libérer leur temps précieux et de renforcer leur adhésion aux règles en place, et nous allons vous montrer pourquoi ! 

Comment une appli mobile peut-elle optimiser la gestion des notes de frais ? 

Eliminer la saisie manuelle et gérer les notes de frais au fil de l’eau 

Un des premiers avantages d’une application mobile de gestion des notes de frais réside dans le fait de permettre au collaborateur de simplement capturer les justificatifs de ses dépenses via son smartphone. Désormais le collaborateur, peut soumettre ses notes de frais et les gérer au fil de l’eau. L’application lui permet de les saisir où qu’il soit et d’attacher des justificatifs sans attendre la fin de sa mission. Mais il y a encore mieux : aujourd’hui, avec sa technologie OCR+ propriétaire, l’application mobile Expensya permet de récupérer toutes les informations pertinentes sur une facture en quelques secondes, à partir d’une simple photo (même le nombre de couverts sur une note de restaurant peuvent être reconnus). Ceci réduit de 80% le temps de traitement des notes de frais, avec en plus, une minimisation du risque d’erreurs de saisie et du risque d’altération ou de perte des justificatifs ! 

Simplifier l’approbation et le contrôle des notes de frais  

Le deuxième avantage lié à l’usage d’une application mobile concerne la validation et le contrôle des rapports de dépenses. Comme cité ci-dessus, le collaborateur envoie ses notes de frais instantanément et en un clic à son manager. De ce fait, le manager bénéficie d’une meilleure visibilité en temps réel sur les dépenses de ses équipes. Il gagne notamment du temps au niveau de l’approbation de ces dépenses : il peut les valider rapidement et depuis n’importe quel terminal notamment via son smartphone. Il détecte également les anomalies sur les dépenses de ses collaborateurs ou s’il y a des informations manquantes, mal saisies ou non conformes à la politique de dépenses de l’entreprise. Informé en temps réel par le biais d’alertes, il peut rapidement identifier et résoudre les éventuels problèmes avant même que la demande de remboursement ne soit envoyée en comptabilité.  

Dématérialiser les justificatifs et éliminer l’archivage physique 

Le justificatif représente une pièce maitresse pour le processus de gestion des notes de frais. Toute dépense doit être accompagnée de son justificatif, c’est une des règles principales de la gestion des notes de frais. En son absence, l’employé risque de ne pas percevoir son remboursement et l’entreprise risque des désagréments avec l’administration fiscale ou l’Urssaf. Avec les justificatifs papiers, il y a un fort risque d’altération ou de perte. Une application mobile de gestion des notes de frais élimine ce risque, en dématérialisant tous les justificatifs. La solution Expensya s’occupe même d’archiver ces documents dématérialisés tout en gardant leur valeur légale grâce à l’option d’archivage numérique à valeur probante. En effet, l'archivage numérique à valeur probante permet de mettre fin à l'archivage papier et au processus de transmission des documents papier pour ainsi éliminer les coûts liés à l'archivage physique.  

Optimiser la gestion des dépenses étrangères 

Une application mobile est extrêmement utile dans le cas où vos équipes se déplacent à l’étranger et engagent des dépenses en devises étrangères. La conversion des devises via ces applications se fait automatiquement :  chaque dépense est convertie automatiquement au taux du jour de la dépense, et le taux reste bien sûr personnalisable. Il faut noter également que les dépenses étrangères peuvent être soumises à des taxations différentes que celles appliquées dans votre pays d’origine. Sur Expensya, le traitement de ces taxes est automatique, et permet de réduire les risques d’erreurs et le temps consacré au traitement des TVA étrangères. De plus, un mode hors ligne, permet d’accompagner vos collaborateurs même dans les pays où ils sont déconnectés. 

Réaliser des économies de temps et d’argent 

Une solution mobile permet de fluidifier le processus, de le rendre plus rapide, et de générer des économies de temps conséquentes. En plus de libérer les collaborateurs d’une tâche sans réelle valeur ajoutée, une solution intelligente de gestion des notes de frais permet de centraliser toutes les données relatives aux dépenses professionnelles dans le Cloud, et donc de rendre les échanges de documents instantanés. Véritable outil de contrôle de conformité, une solution de gestion des notes de frais garantit le respect de la politique de dépenses grâce à des règles automatisées permettant de bénéficier d’une conformité accrue tout en diminuant le temps alloué à la vérification des dépenses. Une solution mobile permet également de réaliser des économies d’argent non négligeables : il y a en effet, une baisse des coûts de gestion directement liée au temps alloué à la tâche mais également à la réduction des coûts d'archivage, une meilleure maitrise du budget alloué aux frais professionnels (grâce à un contrôle et un suivi plus efficace), une meilleure conformité (grâce aux modules de contrôles, au modules anti-fraude et aux Dashboards d’analyse BI) et une optimisation au niveau de la récupération de la TVA, notamment sur les dépenses à petit montant ou sur les dépenses en devises étrangères.  

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La mise en place d’applications mobiles pour gérer les notes de frais offre fluidité et simplicité d‘utilisation en garantissant une meilleure implication de tous les intervenants. Les collaborateurs gagnent un temps précieux sur la saisie des données, et peuvent ainsi récupérer du temps pour leur cœur de métier. Les managers et les décideurs acquièrent à leur tour une meilleure visibilité des dépenses professionnelles engagées. Cette visibilité sert de base pour la prise de décisions sur le court, moyen ou long terme, et permet de réguler ce poste de dépenses, de maitriser les budgets et d’optimiser la politique de dépenses de l’entreprise pour améliorer la conformité. Expensya, expert en la matière, offre une solution qui allie complétude fonctionnelle et innovations technologiques : plus de détails ici.