Réussir son changement de logiciel comptable

Lors d'un changement de logiciel comptable, l'anticipation est la clé de la réussite. Prévoyez la bonne période pour migrer vers le nouvel outil, faites des essais pour vous roder, formez vos collaborateurs lors des moments creux, sans oublier de sauvegarder vos anciennes données.

Votre société grandit et il vous faut désormais un logiciel de comptabilité plus sophistiqué, adapté à une comptabilité analytique ou à des comptes consolidés ? Votre outil précédent était en mode licence et vous souhaitez passer au SaaS (Software as a Service) pour une gestion plus souple de votre application ? Ou encore, votre cabinet d'expertise comptable vous prescrit un nouveau logiciel car il vient lui-même de se rééquiper et souhaite que vous soyez synchronisés ?

Ce sont quelques-uns des cas de figure qui peuvent amener les PME à changer d'éditeur de logiciel de comptabilité. " Il existe d'autres motivations, comme le fait d'avoir cédé aux sirènes d'un discours commercial attractif lors d'un premier équipement, puis de s'apercevoir que le logiciel vendu n'est pas à jour des dernières évolutions réglementaires ", commente ­Bertrand Gall, directeur des activités comptabilité pour les TPE-PME chez l'éditeur Cegid.

La profession comptable est en effet soumise à une législation évolutive, par exemple dans le domaine de la TVA, et certains logiciels peuvent passer outre ces modifications. Quelle que soit la raison du changement, si vous décidez de vous rééquiper, il vous faudra d'abord choisir la bonne période. " Nos nouveaux clients préfèrent généralement terminer l'année civile avec leur ancien outil, avant de démarrer avec le nouveau ", constate Claude Cordier, directeur marketing produits et services à la division PME de Sage.

Surveiller la paie

Il est en effet préférable de pouvoir archiver une année complète sous le même logiciel et surtout de terminer les paies de l'année avant d'éditer la Dads (Déclaration annuelle des données sociales), formulaire accessible dans les logiciels, et qui est à remettre à l'Administration en janvier.

Concernant la tenue comptable, si l'entreprise ne termine pas son exercice au 31 décembre, il est possible de changer de logiciel au moment de la clôture des comptes, en cours d'année civile, afin de démarrer l'exercice avec le nouvel outil. Mais souvent, comptabilité et paie vont de pair au sein d'une même suite logicielle, il est donc préférable de migrer les deux fonctionnalités en même temps. " Pour se faire la main, certains de nos clients travaillent en doublon pendant un ou deux mois, par exemple en éditant les fiches de paie de novembre et décembre sur l'ancien logiciel et le nouveau, et en comparant les écarts éventuels pour les corriger ", indique Olivier Brunet, responsable marketing chez EBP, éditeur spécialiste des PME.

D'un logiciel à l'autre, les données sociales et notamment la paie peuvent être présentées différemment. Il peut être ainsi nécessaire de saisir à nouveau toutes les informations, collaborateur par­ ­collaborateur : rémunération, convention collective dont il dépend, caisse de retraite à laquelle il cotise, etc. " Le nouvel éditeur doit être capable d'accompagner son client dans la migration : il doit se renseigner sur l'équipement préexistant, au besoin en se déplaçant chez son client pour un état des lieux, et le conseiller, car il connaît l'offre du marché ", explique Bertrand Gall (Cegid).

Une bonne occasion de nettoyer la base de données

En matière de comptabilité, puisque le Plan comptable est un document normé et unique, la tenue comptable est tout aussi normée informatiquement. Le changement de prestataire n'entraîne donc pas de bouleversement dans les rubriques : les charges restent en classe 6, les produits répertoriés en classe 7, etc. La migration passe alors par la récupération de certaines données, comme les comptes précédents, de l'ancien logiciel vers le nouveau.

" La plupart des logiciels autorisent l'exportation de données ", précise Bertrand Gall. Il est ainsi possible de transférer des informations sous tableur, qui pourront être lues dans le nouvel outil. " Attention cependant, si la PME fonctionnait avec une comptabilité analytique, celle-ci peut être structurée différemment selon les éditeurs, et il faudra s'appuyer sur les recommandations du nouveau prestataire pour réussir l'importation des données ", prévient Claude Cordier (Sage).

Par ailleurs, il peut être nécessaire de ressaisir les fiches fournisseurs ou clients, dont la présentation diffère généralement selon les éditeurs. " C'est l'occasion rêvée de faire un nettoyage de sa base de données ", note Olivier Brunet (EBP). D'éliminer les doublons dans les fiches clients, de corriger les codes attribués à certaines familles de produits et qui auraient été mal saisis à l'origine, etc. L'expert conseille en outre de conserver l'ancien logiciel sur au moins un ordinateur, afin de pouvoir rouvrir et rééditer des éléments, par exemple sur demande des services fiscaux, et de façon générale, pour garder un historique.

Par ailleurs, il est nécessaire de prévoir une formation pour les utilisateurs du nouveau logiciel, si possible lors d'une période creuse (lorsque la déclaration de TVA sera faite, par exemple). Le nouvel éditeur peut proposer une formation de groupe, notamment via son revendeur, ou encore à distance grâce à des web conférences. Des formations qui sont généralement payantes. Quoi qu'il en soit : " Lors d'un changement d'équipement, il faut se donner du temps et prévoir d'en perdre pour pouvoir en gagner, lorsque tout le monde sera bien formé ", conclut Olivier Brunet (EBP).