La facturation au coeur du fonctionnement de votre entreprise

La bonne gestion de votre trésorerie joue un rôle capital dans la vie de votre entreprise, notamment pour vous permettre de disposer de fonds nécessaires pour assurer le bien-être de votre structure et de vos salariés. La facturation est donc une étape cruciale à son bon fonctionnement.

L'une des clés de votre succès se trouve donc dans votre capacité à optimiser vos processus de facturation vous permettant d'accroître votre productivité tout réduisant vos coûts. La facturation électronique est l'un des processus les plus simples à mettre en place pour fluidifier vos transactions avec vos clients.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique, ou dématérialisation des factures, consiste à produire et émettre des factures via un support numérique/électronique en conservant les critères techniques et de sécurité du document sur le plan comptable et fiscal.

S'interroger sur les avantages de la dématérialisation pour assurer un suivi de trésorerie efficace

La transition vers un processus de dématérialisation des factures tend à alléger la charge de travail de vos salariés pour leur permettre d'accorder plus de temps au suivi de la trésorerie et à la réception des règlements. Elle présente différents avantages :

Avantage économique

Le coût de traitement et d'affranchissement d'une facture est de 1 à 2 euros et évolue chaque année avec les augmentations des tarifs d'affranchissement, tandis qu'une facture électronique ne coûte en moyenne que 0,50 euros.

Avantage administratif

La dématérialisation des factures suscite un meilleur suivi et une meilleure traçabilité de vos transactions qui restent tout de même conformes aux obligations légales en cours.

Avantage logistique

Vous n'aurez plus à vous soucier des stocks de papier, d'encre et de timbres et impacterez positivement votre empreinte carbone.

En effet, avec une solution de dématérialisation des factures adaptée, vous avez l'assurance que vos factures soient envoyées en bonne et due forme à l'ensemble de vos clients. Vous pourrez ainsi optimiser vos flux de trésorerie et réduire les délais de paiement. Les économies réalisées sont, en plus, une réelle opportunité de maintenir la croissance de votre entreprise tout en continuant à réduire considérablement vos coûts et à accroitre la productivité de vos salariés. Ces modes de transmissions comportent de nombreux avantages mais dépendent avant tout de vos préférences et de celles de vos clients.

Choisir un mode d'émission adapté pour être plus efficace dans vos relations commerciales

Pour qu'une facture électronique soit considérée comme étant conforme par l'administration fiscale, elle doit satisfaire certaines conditions : l'authenticité de son origine, l'intégrité de son contenu et sa lisibilité, de son émission à la fin de sa période d'archivage.

Avec la mise en vigueur de la Directive Européenne 2010/45/UE, les entreprises ont désormais le choix entre différents modes de transmission de factures permettant d'assurer leur conformité : les modes EDI (Échange de données informatisées), pdf signé et piste d'audit fiable.

· EDI

L'EDI correspond à l'échange de données informatisées. C'est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison, ...) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA).

· PDF signé

Avec le PDF Signé, les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique.

· Piste d'audit fiable

La piste d'audit fiable consiste à mettre en place des contrôles documentés et permanents spécifiques à la gestion des factures afin d'apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal de la conformité des factures électroniques.

L'archivage, une étape importante de la facturation électronique

Assurez la conservation de vos factures, qu'elles soient physiques ou numériques, est capital.

L'archivage de factures électroniques permet de répondre à plusieurs besoins et obligations légales et fiscales. En effet, les factures transmises par voie électronique doivent être conservées et stockées selon les modalités décrites au BOI-CF-COM-10-10-30-10.

L'archivage électronique permet donc de conserver vos factures sur une longue période. Les factures sont archivables pendant 6 ans sur le plan fiscal (L 102 b du Livre de Procédures Fiscales) et pendant 10 ans à compter du 31 décembre de l'année d'émission sur le plan comptable (L. 123-22 du code du Commerce). Ceci afin de rendre les factures accessibles dans le temps pour permettre leurs exploitations, leurs utilisations, et leurs vérifications en cas de contrôle ou de litige commercial.